Vorfälle sind Ereignisse, die eine direkte negative Wirkung auf die Gesundheit oder Sicherheit eines Kunden haben (oder haben könnten), z. B. eine gemeldete Vernachlässigung eines Kindes oder eine Kindesmisshandlung oder ein Unfall am Arbeitsplatz. Beim Melden eines Vorfalls müssen die folgenden Informationen gegeben werden:
- Ausführliche Beschreibung des Vorfalls mit dem Datum und der Uhrzeit, an dem/der sich der Vorfall ereignete.
- Namen der betroffenen Kunden
- Namen und Kontaktdetails der Beteiligten, z. B. von Zeugen oder betroffenen Kunden
- Unterstützende Dokumentation wie Angaben zur Überprüfung der Umstände des Vorfalls. Dateien mit Angaben und unterstützender Dokumentation können einem Vorfall als Anhang beigefügt werden.