Der Besprechungsprotokoll-Assistent hilft Benutzern bei der Erfassung der Details einer Besprechung und beim Verteilen des Besprechungsprotokolls an die Teilnehmer und andere interessierte Parteien. Jeder Schritt im Assistenten ist optional und bietet Flexibilität beim Erfassen der wichtigsten Informationen. Der Besprechungsprotokoll-Assistent unterstützt außerdem die fortlaufende Protokollierung, wobei die Angaben komplett oder über einen bestimmten Zeitraum erfasst werden. Die folgenden Besprechungsinformationen können erfasst werden:
- Details der Besprechung
- Hierzu gehören Betreff, Standort, Start- und Endzeitpunkt (Datum/Uhrzeit) sowie Name des Organisators und Tagesordnung. Alle im Rahmen der Besprechungsplanung eingegebenen Informationen werden automatisch als Besprechungsdetails übernommen.
- Besprechungsnotizen und -entscheidungen
- Besprechungsnotizen und -entscheidungen können im RTF-Format erfasst werden. Hierfür sind im Besprechungsassistenten eigene Schritte vorgesehen.
- Teilnehmer der Besprechung
- Zur Besprechung eingeladene Personen können der Liste der Besprechungsteilnehmer hinzugefügt werden.
Weitere Teilnehmer können zusammen mit ihren E-Mail-Adressen hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass das Protokoll an alle relevanten Personen übermittelt wird.
- In der Besprechung beschlossene Maßnahmen
- Alle in der Besprechung beschlossenen Maßnahmen können dem Besprechungsprotokoll zusammen mit der jeweils zuständigen Person und dem Fälligkeitsdatum hinzugefügt werden. Zur Fortschrittsüberwachung wird im Hintergrund eine Aufgabe erstellt, die intern über den Posteingang eines Benutzers und extern über eine Maßnahmenliste eines Benutzers angezeigt werden kann.
- Besprechungsdateien
- Dateien können dem Besprechungsprotokoll als Anhang beigefügt werden. Der Zugriff auf solche Dateianhänge erfolgt über die Anzeige des Besprechungsprotokolls.
- Besprochene Fälle
- Mit der Besprechung können ggf. ein oder mehrere Fälle verknüpft werden.
- Zusammenfassung der Besprechung
- Hierbei handelt es sich um eine Zusammenfassung der bisher im Besprechungsprotokoll erfassten Informationen.
Wenn das Besprechungsprotokoll erfasst ist, kann es der Organisator der Besprechung oder der Benutzer, von dem das Besprechungsprotokoll erfasst wurde, an jede Person ausgeben, die zu der Besprechung eingeladen ist. Standardgemäß wird das Besprechungsprotokoll als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail versendet. Daher sind E-Mail-Adressen erforderlich. Es wird eine Informationsmeldung angezeigt, wenn ein Protokoll ausgegeben wurde und eine oder mehrere E-Mail-Adressen fehlen oder ungültig sind.
Besprechungsprotokolle können mehrfach ausgegeben werden, und es wird eine Statistik der ausgegebenen Protokolle geführt. Bei jeder Ausgabe einer Version des Besprechungsprotokolls beginnt die Zählung von vorn. Benutzer können das Protokoll dann in der Form anzeigen, die es zum Zeitpunkt der Ausgabe hatte.