Erfassen von Besprechungsprotokollen

Der Besprechungsprotokoll-Assistent unterstützt Benutzer bei der Erfassung der Details einer stattgefundenen Besprechung. Die Informationen können daraufhin in Form eines Besprechungsprotokolls an die Teilnehmer und andere interessierte Parteien verteilt werden. Jeder Schritt im Assistenten ist optional und bietet Flexibilität beim Erfassen der wichtigsten Informationen. Der Besprechungsprotokoll-Assistent unterstützt auch Protokolle in Bearbeitung. Dadurch ist es möglich, Informationen während der anfänglichen Erfassung des Besprechungsprotokolls zu erfassen und danach zu aktualisieren. Besprechungsprotokolle können für in Benutzer- und Fallkalendern erstellte Besprechungen erfasst werden.

Die folgenden Besprechungsinformationen können erfasst werden:

Details der Besprechung: Zu den Besprechungsdetails zählen Thema und Ort der Besprechung und Datum/Uhrzeit des Besprechungsbeginns und -endes. Auch der Name der Person, die die Besprechung organisiert hat, und die Besprechungsagenda gehören dazu. Alle im Rahmen der Besprechungsplanung eingegebenen Informationen werden automatisch als Besprechungsdetails übernommen.
Besprechungsnotizen: Besprechungsnotizen können im RTF-Format erfasst werden.
Besprechungsentscheidungen: Besprechungsentscheidungen können im RTF-Format erfasst werden.
Teilnehmer der Besprechung: Der Liste der Besprechungsteilnehmer können Besprechungsteilnehmer hinzugefügt werden, um Personen zu erfassen, die ursprünglich nicht zur Besprechung eingeladen wurden, aber dennoch an der Besprechung teilgenommen haben. Diese Teilnehmer können zusammen mit ihren E-Mail-Adressen nach der Besprechung hinzugefügt werden, damit das Protokoll an sie übermittelt werden kann. Darüber hinaus kann erfasst werden, ob ein Teilnehmer tatsächlich an der Besprechung teilgenommen hat.
In der Besprechung beschlossene Maßnahmen: Alle in der Besprechung beschlossenen Maßnahmen können dem Besprechungsprotokoll zusammen mit der jeweils zuständigen Person und dem Fälligkeitsdatum hinzugefügt werden. Für den für die Aktion verantwortlichen Benutzer wird eine Aufgabe erstellt, die über den Posteingang des Benutzers angezeigt werden kann. Den Aktionen können Kommentare hinzugefügt werden, und eine Aktion kann nach Abschluss geschlossen werden.
Besprechungsdateien: Dateien können dem Besprechungsprotokoll als Anhang beigefügt werden. Der Zugriff auf Dateianhänge erfolgt über die Anzeige des Besprechungsprotokolls.
Zusammenfassung des Besprechungsprotokolls: Die Zusammenfassung des Besprechungsprotokolls enthält eine Zusammenfassung des erfassten Besprechungsprotokolls.

Nach der Erfassung kann das Besprechungsprotokoll über die Benutzer- und Fallkalender oder über eine Liste der erstellten Besprechungsprotokolle angezeigt und ggf. aktualisiert werden. Über die Liste der Besprechungsprotokolle können Benutzer außerdem Besprechungsprotokolle für eine vorhandene Besprechung erfassen, für die dies noch noch geschehen ist, oder eine neue Besprechung erstellen und dafür ein Besprechungsprotokoll erfassen.

Der Besprechungsorganisator kann Besprechungsprotokolle an die Besprechungsteilnehmer versenden. Standardmäßig wird das Besprechungsprotokoll als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail versendet. Daher sind E-Mail-Adressen erforderlich. Es wird eine Informationsmeldung angezeigt, wenn ein Protokoll ausgegeben wurde und eine oder mehrere E-Mail-Adressen fehlen oder ungültig sind.

Besprechungsprotokolle können mehrfach ausgegeben werden, und es wird eine Statistik der ausgegebenen Protokolle und der jeweiligen Empfänger geführt. Bei jeder Ausgabe einer Version des Besprechungsprotokolls beginnt die Zählung von vorn. Benutzer können das Protokoll dann in der Form anzeigen, die es zum Zeitpunkt der Ausgabe hatte.