Die erste Phase im Lebenszyklus einer Anhörung ist deren Planung. Wenn es nur einen Beschwerdeführer für den Anhörungsfall gibt, können vier Typen von Anhörungen geplant werden: eine telefonische Anhörung, eine am Wohnort des Beschwerdeführers geplante Anhörung, eine am Organisationsstandort geplante Anhörung und eine schriftliche Anhörung, bei der der Anhörungsbeauftragte allein auf Basis der von den Fallbeteiligten vorgelegten Erklärungen und Angaben eine Entscheidung zum Anhörungsfall trifft. Wenn es bei einem Anhörungsfall mehrere Beschwerdeführer gibt, stehen für die Anhörungsplanung nur die schriftliche Anhörung und die Anhörung am Standort zur Auswahl.
Zur Planung von Anhörungen per Telefon, am Wohnort und am Standort müssen bestimmte Anhörungsinformationen gepflegt werden. Für Anhörungen, die am Wohnort des Beschwerdeführers oder des Beschwerdegegners stattfinden, müssen z. B. die entsprechenden Adressdaten angegeben werden.
Für alle geplanten Anhörungen wird eine Benachrichtigung an alle Fallbeteiligten gesendet, deren Teilnahme an der Anhörung erforderlich ist, um diese über das Stattfinden der Anhörung zu informieren. Diese Benachrichtigung enthält das Datum, bis zu dem eventuelle Erklärungen eingegangen sein müssen, um berücksichtigt zu werden. Für Anhörungen am Wohnort, per Telefon und am Standort ist es darüber hinaus erforderlich, dass die entsprechenden Teilnehmer zur Anhörung eingeladen werden. Die Teilnahme der einzelnen Benutzer kann aktualisiert werden, sobald die Anhörung stattgefunden hat. Außerdem können Benutzer aus der Teilnehmerliste entfernt werden, wodurch die Einladung dieser Benutzer zur Anhörung rückgängig gemacht wird.
Da alle Anhörungen für einen Anhörungsfall von einem Anhörungsbeauftragten geleitet und entschieden werden, besteht der Hauptteil der Planung einer Anhörung darin, einen verfügbaren Anhörungsbeauftragten auszuwählen. Zur Auswahl eines Anhörungsbeauftragten können Sie ein Datum eingeben und die Verfügbarkeit von Anhörungsbeauftragten an diesem Datum prüfen oder im System eine automatische Suche nach dem nächsten Datum durchführen, an dem ein Anhörungsbeauftragter verfügbar ist. Für alle Anhörungstypen mit Ausnahme schriftlicher Anhörungen steht eine automatische Planung zur Verfügung. Schriftliche Anhörungen finden nach Ermessen des Anhörungsbeauftragten statt. Es gibt keine Anhörungsteilnehmer, und es können keine Anhörungsabschriften beantragt werden. Bei Anhörungen am Standort wird im System automatisch das nächste Datum gesucht, an dem ein Benutzer und ein angegebener Standort verfügbar sind.