Für die Anhörungsfallentscheidung wird ein Entscheidungsdokument erfasst, in dem die geprüften Programmanträge, Fälle und/oder Probleme sowie die in der Anhörung getroffenen Entscheidungen ausführlich dargelegt werden. Wurden bei der Anhörung mehrere Entscheidungen getroffen, können auch mehrere Entscheidungsdokumente für die Anhörungsfallentscheidung erfasst werden.
Externe Entscheidungsdokumente können erfasst werden, indem eine Referenz und ein Speicherort für das Dokument angegeben oder ein Dokument als Anhang beigefügt wird.
Alternativ kann ein internes Entscheidungsdokument basierend auf einer Microsoft® Word-Vorlage erstellt werden. Diese Vorlage bietet einen Entwurf für Layout und Inhalt.
Unter anderem können der Vorlage folgende Daten automatisch hinzugefügt werden: Name und Adresse der Organisation, Name und Adresse des Beschwerdeführers, Datum von Anhörung und Entscheidung, Name des Anhörungsbeauftragten, die Gesamtentscheidung sowie eine Liste der Probleme und Lösungen.
Änderungen am Entscheidungsdokument können auch in die Vorlage übernommen werden.
Die Pflege einer Liste mit den Widerspruchsklauseln der Organisation wird unterstützt. In Widerspruchsklauseln werden die einer Entscheidung vorausgehenden Abläufe sowie die zum Tragen kommenden rechtlichen Paragraphen beschrieben. Bei Bedarf können diese Klauseln auch dynamisch in mehrere Entscheidungsdokumente eingefügt werden.