Personen
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Der Begriff 'Personen'
umfaßt alle Personen, die in der TSD-Datenbank geführt werden. Dazu gehören reine
Kontaktpersonen,
Kontaktpersonen, die über das Internet oder ein internes Netz Zugriff
auf einige der TSD-Funktionen (TSD = Tivoli Service Desk) haben und
TSD-Benutzer
wie beispielsweise Administratoren und Help Desk-Analytiker. |
Personenspezifische Dialogfenster
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Die
Verwaltung der personenbezogenen Daten erfolgt über drei Dialogfenster, die
sich in etwa gleichen: Das
Dialogfenster 'Person zufügen', das
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' und das
Dialogfenster 'Person
anzeigen'. Diese
Dialogfenster unterscheiden sich im wesentlichen hinsichtlich der
Bezeichnung in der Titelleiste und der jeweils verfügbaren
Verwaltungsfunktionen. Jedes dieser Dialogfenster enthält die
folgenden Register:
Register |
Funktion |
Allgemein |
Enthält die
Daten, die allen Personen in der TSD-Datenbank gemein sind. Weitere
Informationen hierzu finden Sie unter Personen hinzufügen. |
Kontaktpersonen |
Enthält drei weitere
Register mit den Daten der Kontaktpersonen: 'Kontaktperson',
'Endbenutzer' und 'Berechtigungen'. |
Kontaktperson |
Über dieses
Register können Sie Kontakt-IDs zuordnen und Kontaktpersonen einem
oder mehreren Standorten zuweisen. Weitere Informationen hierzu
finden Sie unter Kontaktpersonen verwalten. |
Endbenutzerkonto |
Über dieses
Register können Sie Endbenutzerkonten für Kontaktpersonen
erstellen und diesen den Zugriff auf TSD-Funktionen über das
Internet oder ein internes Netz ermöglichen. Weitere Informationen
hierzu finden Sei unter Endbenutzerkonten verwalten. |
Berechtigungen |
Über dieses
Register können Sie den Endbenutzerkonten von Kontaktpersonen
Berechtigungen zum Erstellen von Problemen, zum Anzeigen und
zum Aktualisieren erteilen. Außerdem können Sie hier die Diagnosehilfen festlegen,
die dem Endbenutzerkonto einer Kontaktperson für die Problemlösung
zur Verfügung stehen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Berechtigungen
für Endbenutzerkonten konfigurieren. |
Benutzer |
Enthält zwei
weitere Register, über die die Benutzerdaten verwaltet werden:
'Benutzer' und 'Unterstützung'. |
Benutzer |
Über dieses
Register können Sie die Daten der TSD-Benutzer verwalten, u.
a. Benutzer-IDs, Kennwörter und Berechtigungen. Weitere
Informationen hierzu finden Sie unter Benutzer verwalten. |
Unterstützung |
Über dieses
Register können Sie die Organisationen festlegen, die von den
Benutzern unterstützt werden. Dieses Register ist nur beim
Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Personen in einem gesicherten
System verfügbar. Bei Personen in einem nicht gesicherten System
steht das Register nicht zur Verfügung. Weitere
Informationen hierzu finden Sie unter Unterstützte
Organisationen konfigurieren. |
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Im Dialogfenster
'Person zufügen' können Sie personenbezogene Daten in die TSD-Datenbank
einfügen. Siehe Personen hinzufügen. Führen
Sie einen der folgenden Schritte aus, um das Dialogfenster 'Person
zufügen' zu öffnen:
- Klicken Sie im
Dialogfenster 'Personen'
auf 'Hinzu'.
- Wählen Sie aus dem Menü 'Hilfe' die Option 'Ihr
Systemprofil' aus, und folgen Sie den Anweisungen unter 'Personen zufügen'.
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Dialogfenster 'Person bearbeiten'
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Im Dialogfenster
'Person bearbeiten' können Sie die personenbezogenen Daten in der
TSD-Datenbank nach Bedarf ändern. Weitere Informationen hierzu
finden Sie unter Personen bearbeiten. So rufen Sie
das Dialogfenster 'Person bearbeiten' auf:
- Geben Sie im
Dialogfenster 'Personen'
die Kriterien für die Suche nach der betreffenden Person ein.
Tip: Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Personen suchen.
- Wählen Sie eine Person aus, und klicken Sie auf
'Bearbeiten'.
Ergebnis: Das Dialogfenster 'Person bearbeiten' wird
geöffnet.
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Dialogfenster 'Person anzeigen'
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Im Dialogfenster
'Person anzeigen' können Sie personenbezogene Daten in der TSD-Datenbank
überprüfen. Änderungen sind in diesem Dialogfenster allerdings nicht
möglich. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Personen
anzeigen. So rufen Sie das Dialogfenster 'Person anzeigen'
auf:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person
anzeigen' die gewünschte Person aus, und klicken Sie auf
'Anzeigen'.
Ergebnis: Das Dialogfenster 'Person anzeigen' wird
geöffnet.
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Personen hinzufügen
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Es gibt einige
allgemeine Daten, die für alle Personen aufgezeichnet werden. Daneben
werden noch spezifische Daten aufgenommen, je nachdem, ob es sich um
Kontaktpersonen, Endbenutzerkonten oder
TSD-Benutzer
handelt.
So fügen Sie eine Person hinzu:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' das Register
'Allgemein' aus.
- Geben Sie im Feld 'Nachname' den Nachnamen der Person ein.
- Geben Sie im Feld 'Vorname' den Vornamen der Person ein.
- Geben Sie im Feld 'Zweiter Vorname' den zweiten Vornamen der Person
ein.
- Geben Sie im Feld 'Personalnummer' die Personalnummer der
Person ein.
- Geben Sie im Feld 'Tel. Nr.' die Rufnummer der Person ein.
- Geben Sie im Feld 'Alt. Tel. Nr.' eine weitere Rufnummer
ein.
- Geben Sie im Feld 'Fax Nr.' die Faxnummer der Person
ein.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Aktivieren Sie das Markierungsfeld 'Aktiv', wenn die
Person als Kontaktperson bzw. Benutzer geführt
werden soll.
- Inaktivieren Sie das Markierungsfeld 'Aktiv', wenn die
Person nicht als Kontaktperson bzw. Benutzer
geführt werden soll. Dadurch
werden Personen automatisch als Kontaktpersonen inaktiviert.
- Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Markierungsfelder 'Aktiv'.
- Sie können nun folgende Schritte ausführen:
- Nach Eingabe der allgemeinen personenbezogenen Daten können Sie
folgende Schritte ausführen:
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Personen können zu
Organisationen
gehören.
Bei Organisationen handelt es sich um Kundengruppen, Unternehmen oder
Unternehmensbereiche. Bei Einsatz von Multi Customer Data
Support für den Datenschutz in Ihrem TSD-System
erfolgt die Definition von Zugriffsrechten und die
Datenablage anhand von Organisationen. Daher muß in gesicherten
TSD-Systemen jede Person einer Organisation angehören. Wenn
z. B. von Ihrem Help Desk mehrere Unternehmen unterstützt
werden, können Sie den Datenzugriff so einschränken, daß
den Help Desk-Analytikern nur jeweils die Daten der
Organisationen zugänglich sind, für die sie zuständig sind.
Sie legen fest, wer zu welcher Organisation gehört. Es gibt
zwei Möglichkeiten, wie Sie dabei vorgehen können:
- Sie können im Dialogfenster 'Organisationen'
eine Liste mit den Personen verwalten, die zu einer bestimmten
Organisation gehören. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Organisationszugehörigkeit
konfigurieren.
- Sie können im Dialogfenster 'Person zufügen'
bzw. 'Person bearbeiten' eine Liste mit den Organisationen
verwalten, zu denen eine Person gehört. Weitere Informationen hierzu finden Sie
in den nachfolgenden Anweisungen.
Hinweis: Wenn das TSD-System gesichert
wird, nachdem Sie bereits Personen in die Datenbank aufgenommen haben, die
keiner Organisation zugeordnet sind, wird eine entsprechende Warnung
an den TSD-Administrator ausgegeben. Personen, die keiner
Organisation zugewiesen sind, erhalten lediglich Zugriff auf nicht
organisationsspezifische Daten.
So fügen Sie
eine Person einer Organisation hinzu:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Klicken Sie unter der Liste 'Organisationen' auf
'Hinzu'.
- Wählen Sie im Dialogfenster
'Organisationen' aus der Liste 'Organisationshierarchie' eine Organisation aus, und klicken Sie auf 'Wählen'.
Tip: Informationen zur Suche nach einer
bestimmten Organisation innerhalb einer Hierarchie finden Sie unter In Hierarchien navigieren.
- Wiederholen Sie den Vorgang für alle Organisationen,
die dieser Person zugeordnet sind, und klicken Sie anschließend
im Dialogfenster
Organisation auf
'Schließen'.
Ergebnis: Die ausgewählten Organisationen werden im
Dialogfenster 'Person zufügen' bzw. 'Person bearbeiten' in der
Liste 'Organisationen' angezeigt.
- Klicken Sie auf 'Schließen'.
So
zeigen Sie die Organisationszugehörigkeit einer Person an:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Wählen Sie aus der Liste 'Organisationen' eine Organisation aus.
- Klicken Sie unterhalb dieser Liste auf 'Anzeigen'.
- Im Dialogfenster
Organisation anzeigen
wird eine Liste mit allen Mitgliedern der ausgewählten Organisation
angezeigt.
- Klicken Sie auf 'Schließen'.
So legen Sie die Standardorganisation für eine Person
fest:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn die Option 'Standard' für alle Organisationen in der
Liste 'Organisationen' auf 'FALSCH' gesetzt ist, fahren Sie mit
dem nächsten Schritt fort.
- Wenn 'Standard' für eine der Organisationen in der
Liste 'Organisationen' auf 'WAHR' gesetzt ist, wählen Sie die
betreffende Organisation aus, und klicken Sie auf 'Standard'.
Ergebnis: Für die ausgewählte Organisation wird
'Standard' auf 'FALSCH' gesetzt.
Hinweis: Um eine neue Standardorganisation
festzulegen, müssen Sie zunächst 'Standard' für alle
Organisationen auf 'FALSCH' setzen.
- Wählen Sie aus der Liste 'Organisationen' die
neue Standardorganisation aus.
- Klicken Sie unter der Liste 'Organisationen' auf
'Standard'.
Ergebnis: Für die ausgewählte Organisation wird
'Standard' auf 'WAHR' gesetzt.
- Klicken Sie auf 'OK'.
So heben Sie die Zugehörigkeit einer Person zu einer
Organisation auf:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Wählen Sie aus der Liste 'Organisationen' eine Organisation aus.
- Klicken Sie unter der Liste 'Organisationen' auf 'Entfernen'.
Ergebnis: Die Organisation wird sofort aus der Liste 'Organisationen' für diese Person entfernt.
- Klicken Sie auf 'OK'.
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TSD-Benutzer
können über die ihnen zugeordneten
Benachrichtigungsmethoden
Benachrichtigungen an Personen senden. Darüber hinaus können Help
Desk-Analytiker Kontaktpersonen automatisch benachrichtigen, sobald
die von diesen gemeldeten Probleme behoben sind. Die
Benachrichtigungsmethoden werden von Ihnen festgelegt. Dabei stehen Ihnen
zwei Möglichkeiten zur Auswahl:
- Sie können im Dialogfenster 'Benachrichtigungsoptionen' im
Register 'Benutzer' eine Liste mit den Benutzern und den jeweils
zugeordneten Benachrichtigungsmethoden verwalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Benachrichtigungsmethoden
für Benutzer bzw. Gruppen verwalten
.
- Sie können im Dialogfenster 'Person zufügen' bzw
'Person bearbeiten' im Register 'Allgemein' eine Liste mit den
Benachrichtigungsmethoden verwalten, die einer ausgewählten Person
zugeordnet sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den
nachfolgenden Anweisungen.
So
ordnen Sie einer Person eine Benachrichtigungsmethode zu:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Klicken Sie unter der Liste 'Benachrichtigungen' auf 'Hinzu'.
- Wählen Sie im Dialogfenster 'Benachrichtigungsmethode' aus der
Liste 'Methode' die gewünschte Benachrichtigungsmethode aus.
Hinweis: Diese Liste enthält alle in Tivoli Service
Desk definierten Benachrichtigungsmethoden. Weitere Informationen
hierzu finden Sie unter Benachrichtigungsmethoden verwalten.
- Geben Sie im Feld 'Adresse' die Benutzeradresse wie im
externen Nachrichtenübertragungssystem definiert ein.
Beispiel: Geben Sie eine E-Mail-Adresse,
Pager-Nummer oder Faxnummer ein.
- Soll der Benutzer künftig immer über dieses Verfahren
benachrichtigt werden, aktivieren Sie das Markierungsfeld
'Standard'.
- Klicken Sie auf 'OK'.
Ergebnis: Die Benachrichtigungsmethode wird im Dialogfenster
'Person zufügen' bzw. 'Person bearbeiten' in der Liste
'Benachrichtigungen' aufgeführt. Handelt es sich um die standardmäßige
Benachrichtigungsmethode für diesen Benutzer, ist 'Standard' auf 'WAHR'
gesetzt. Für jeden Benutzer kann nur eine Standardmitteilungsmethode
definiert werden.
So
bearbeiten Sie die einer Person zugeordnete Benachrichtigungsmethoden:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Wählen Sie aus der Liste 'Benachrichtigungen' die
betreffende Benachrichtigungsmethode aus.
- Klicken Sie unter der Liste 'Benachrichtigungen' auf 'Bearbeiten'.
- Nehmen Sie im Dialogfenster 'Benachrichtigungsmethode' die
erforderlichen Änderungen vor.
Tip: Ausführliche Informationen hierzu finden Sie
unter So
ordnen Sie einer Person eine Benachrichtigungsmethode zu.
- Klicken Sie auf 'OK'.
Ergebnis: Die geänderte Benachrichtigungsmethode wird im
Dialogfenster 'Person zufügen' bzw. 'Person bearbeiten' in der
Liste 'Benachrichtigungen' aufgeführt.
So
entfernen Sie die einer Person zugeordneten Benachrichtigungsmethoden:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Wählen Sie aus der Liste 'Benachrichtigungen' die
betreffende Benachrichtigungsmethode aus.
- Klicken Sie unter der Liste 'Benachrichtigungen' auf 'Entfernen'.
Ergebnis: Die Benachrichtigungsmethode wird
umgehend aus der Liste 'Benachrichtigungen' entfernt.
So legen Sie die Standardmitteilungsmethode für eine Person
fest:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen' oder im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein'
aus.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn die Option 'Standard' für alle Benachrichtigungsmethoden in
der Liste 'Benachrichtigungen' auf 'FALSCH' gesetzt ist, fahren Sie mit dem
nächsten Schritt fort.
- Wenn 'Standard' für eine der Organisationen in der Liste
'Benachrichtigungen' auf 'WAHR' gesetzt ist, wählen Sie die betreffende
Benachrichtigungsmethode aus und klicken Sie auf 'Standard'.
Ergebnis: Für die ausgewählte
Benachrichtigungsmethode wird 'Standard' auf 'FALSCH' gesetzt.
Hinweis: Um eine neue
Standardmitteilungsmethode festzulegen, müssen Sie zunächst
'Standard' für alle Benachrichtigungsmethoden auf 'FALSCH'
setzen.
- Wählen Sie aus der Liste 'Benachrichtigungen' die neue
Standardmitteilungsmethode aus.
- Klicken Sie unter der Liste 'Benachrichtigungen' auf 'Standard'.
Ergebnis: Für die ausgewählte
Benachrichtigungsmethode wird 'Standard' auf 'WAHR' gesetzt.
- Klicken Sie auf 'OK'.
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Personen bearbeiten
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Um die
Datenintegrität nicht zu gefährden, können bestimmte Daten wie
beispielsweise Benutzer-ID und Standort nicht geändert werden. Sie
haben jedoch jederzeit die Möglichkeit, Benutzerrechte
hinzuzufügen bzw. zu entfernen, Rufnummern zu aktualisieren oder
andere Änderungen dieser Art vorzunehmen. Hinweis: Bei Verwendung von Distributed
Data Manager können Sie keine Änderungen an den Daten
von Personen vornehmen, die anderen Standorten zugeordnet sind.
So bearbeiten Sie die
Daten einer Person:
- Nehmen Sie im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' die gewünschten Änderungen vor. Sie finden unter:
- Klicken Sie auf 'OK'.
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Personen anzeigen
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Änderungen an
personenbezogenen Daten sind nur möglich, wenn Sie über die entsprechenden
Sicherheitsrechte verfügen. Außerdem können nur Daten für Personen
hinzugefügt bzw. bearbeitet werden, die zu Ihrem Standort gehören. Dagegen
können Sie sämtliche personenbezogenen Daten in der TSD-Datenbank jederzeit
anzeigen. Allerdings sind im Anzeigemodus keine Änderungen möglich. So
zeigen Sie die Daten einer Person an:
- Rufen Sie das
Dialogfenster 'Person anzeigen'
auf, um die Daten der ausgewählten Person anzuzeigen. Sie finden
unter:
- Klicken Sie auf 'OK'.
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Personen löschen
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Sie können
die Daten einer Person endgültig aus der Datenbank entfernen, indem
Sie die Person insgesamt löschen. Hierbei gibt es einige
Einschränkungen:
- Benutzer, die die Unterstützung von Tivoli Service Desk
nicht mehr benötigen, können gelöscht werden, sofern ihnen keine
Anrufe bzw. Probleme mehr zugeordnet sind. Andernfalls können Sie den
Benutzer inaktivieren, anstatt ihn zu löschen. Weitere Informationen
hierzu finden Sie unter Benutzer
inaktivieren.
- Kontaktpersonen können nur gelöscht werden, wenn sie nicht
mehr an einem unterstützten Standort arbeiten und noch
nie angerufen bzw. Probleme gemeldet haben. Andernfalls können
Sie die Kontaktperson inaktivieren, anstatt sie zu löschen. Weitere Informationen
hierzu finden Sie unter Kontaktpersonen
inaktivieren.
Tip: Informationen zur Suche nach Personen, die
gelöscht werden sollen, finden Sie unter
Personen suchen.
So löschen Sie eine Person:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Personen'
die betreffende Person aus, und klicken Sie auf 'Löschen'.
Ergebnis: Die Person wird sofort aus der
Liste 'Personen' entfernt.
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Personen inaktivieren
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Anstatt Personen zu
löschen, können Sie Personen, Kontaktpersonen, Endbenutzerkonten
und Benutzer auch inaktivieren, indem Sie im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' im Register 'Allgemein', 'Kontaktperson',
'Endbenutzerkonto' bzw. 'Benutzer' jeweils das Markierungsfeld
'Aktiv' inaktivieren. Markierungsfelder
'Aktiv': In den personenbezogenen
Dialogfenstern sind insgesamt vier Markierungsfelder
vorhanden, die anzeigen, ob eine Person aktiv ist oder nicht.
- Das Markierungsfeld 'Aktiv im
Register 'Allgemein' hat Vorrang
vor den Markierungsfeldern in den anderen drei Registern. Soll
eine Person als Kontaktperson bzw. Benutzer geführt werden, muß sie
auch als Person aktiv sein. Beim Inaktivieren von Personen werden
diese automatisch auch als Kontaktperson, Endbenutzerkonto oder
Benutzer inaktiviert.
- Die Markierungsfelder 'Aktiv' in den Registern
Kontaktperson,
Endbenutzerkonto und
Benutzer sind unabhängig voneinander. Eine
Person kann als Kontaktperson aktiv und gleichzeitig als Benutzer
inaktiv sein.
So inaktivieren Sie eine Person:
- Wählen Sie im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' das Register 'Allgemein' aus.
- Inaktivieren Sie das Markierungsfeld 'Aktiv'.
- Klicken Sie auf 'OK'.
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Personenbezogene Daten drucken
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Beim Hinzufügen,
Bearbeiten bzw. Anzeigen von Personen können Sie eine Aufstellung
der in der Datenbank zu dieser Person vorhandenen Daten
ausdrucken. So drucken Sie detaillierte Informationen zu einer
Person:
- Klicken Sie im
Dialogfenster 'Person zufügen', im
Dialogfenster 'Person
bearbeiten' oder im
Dialogfenster 'Person
anzeigen' auf 'Drucken'.
- Wählen
Sie im Dialogfenster
'Attribute für Reportausgabe' die Zielausgabe aus, und ändern Sie die
anderen Parameter entsprechend. Siehe
Attribute
für die Reportausgabe auswählen.
- Klicken Sie auf 'Übernehmen'
Ergebnis: Es werden alle zu dieser
Person vorhandenen Daten gedruckt.
So drucken Sie alle verfügbaren Daten zu bestimmten
Personen bzw. einen Auszug daraus:
- Suchen Sie im
Dialogfenster 'Personen'
nach der betreffenden Person bzw. einer Personengruppe. Weitere Informationen
hierzu finden Sie unter Personen suchen.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Sollen alle verfügbaren Daten zu einer Person gedruckt
werden, wählen Sie aus der Liste 'Personen' die betreffende Person
aus.
- Sollen alle verfügbaren Daten einer Gruppe bestimmter
Personen oder lediglich ein Auszug daraus gedruckt werden, fahren
Sie mit dem nächsten Schritt
fort.
- Klicken Sie auf 'Drucken'
- Führen Sie im
Dialogfenster
'Drucktyp' einen der folgenden Schritte aus:
- Soll ein Datenauszug für alle in der Liste 'Personen'
vorhandenen Personen gedruckt werden, wählen Sie 'Liste aller Zeilen'
aus.
- Sollen alle verfügbaren Daten zu einer Person in der
Liste 'Personen' gedruckt werden, wählen Sie 'Details der gewählten
Zeile' aus.
- Klicken Sie auf 'OK'.
- Wählen
Sie im Dialogfenster
'Attribute für Reportausgabe' die Zielausgabe aus, und ändern Sie die
anderen Parameter entsprechend. Siehe
Attribute
für die Reportausgabe auswählen.
- Klicken Sie auf 'Übernehmen'
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