Die Daten werden in der Workflow-Engine als Workflowdatenobjekte und Listen-Workflowdatenobjekte gepflegt und weitergeleitet. Es handelt sich hierbei um logische Objekte, die in der Prozessdefinition angegeben sind. Sie haben einen Namen und verfügen über eine Liste von Attributen verschiedener Typen, denen Daten zugewiesen werden können. Vom ihrem Konzept her ähneln sie Objekten in Programmiersprachen, obwohl ihre Darstellung im Workflowsystem natürlich eine ganz andere ist. Werte der Workflowdatenobjekte können bei der Prozessumsetzung oder basierend auf der Ausgabe unterschiedlicher Aktivitätstypen geschrieben werden.
Instanzen von Workflowdatenobjekten und Listen-Workflowdatenobjekten sind vorhanden, sobald der Prozess umgesetzt wird. Sie existieren dann so lange, bis der Prozess beendet ist. So können diese Objekte während der gesamten Lebensdauer der Prozessinstanz in den Aktivitäten und Übergängen des Prozesses verwendet werden. Der Prozessdesigner muss daher sicherstellen, dass die Attribute der Workflowdatenobjekte vor ihrer Verwendung mit Daten aufgefüllt werden. Weisen die Attribute vor ihrer Verwendung keine Daten auf, führt dies zur Laufzeit zu Fehlern.