Die gemeinsame Verwendung von Notizen und Anhängen erfolgt auf ähnliche Weise. Wenn die gemeinsame Verwendung für einen Ergebnisplan aktiviert wurde und eine neue Notiz oder ein neuer Anhang erstellt wird, hat der Behördenmitarbeiter die Möglichkeit, außerbehördliche Mitglieder des multidisziplinären Teams für die gemeinsame Verwendung der Notiz oder des Anhangs auszuwählen. Die Liste der außerbehördlichen Mitglieder wird nur in den Ergebnisplänen angezeigt, für die die gemeinsame Verwendung aktiviert wurde. In der Liste werden nur diejenigen Teammitglieder aufgeführt, mit denen das betreffende Element gemeinsam verwendet werden kann. So kann eine Behörde beispielsweise festlegen, dass Notizen zu einem Ergebnisplan nicht für außerbehördliche Mitglieder des multidisziplinären Teams freigegeben werden sollen, die eine bestimmte Rolle haben. Teammitglieder mit der betreffenden Rolle werden dann nicht in der Liste aufgeführt. Die Notiz oder der Anhang kann gemeinsam von allen Teammitgliedern der Liste verwendet werden, die der Behördenmitarbeiter ausgewählt hat. Die außerbehördlichen Mitglieder des multidisziplinären Teams werden per E-Mail über das Hinzufügen des neuen Elements zum Ergebnisplan benachrichtigt. In der E-Mail ist ein Link enthalten, über den das Teammitglied direkt auf das MDT-Portal zugreifen kann. Nach ordnungsgemäßer Authentifizierung kann das Mitglied die Details des neuen Elements anzeigen, das zum Ergebnisplan hinzugefügt wurde.
Außerbehördliche Mitglieder eines multidisziplinären Teams haben ebenfalls die Möglichkeit, Notizen und Anhänge zu einem Gemeinschaftsergebnisplan hinzuzufügen. Sie können jedoch nicht die anderen außerbehördlichen Mitglieder des multidisziplinären Teams auswählen, für die das Element freigegeben werden soll. Dies ist dem Eigentümer des Ergebnisplans vorbehalten. Wird eine Notiz oder ein Anhang zu einem Gemeinschaftsergebnisplan hinzugefügt, dann wird die Notiz bzw. der Anhang im Prinzip zum Ergebnisplan hinzugefügt. Der Eigentümer des Ergebnisplans wird vom System über das Hinzufügen des neuen Elements informiert. Der Eigentümer des Ergebnisplans kann das Element prüfen und die anderen außerbehördlichen Mitglieder des multidisziplinären Teams bestimmen, für die das neue Element freigegeben werden soll. Die ausgewählten außerbehördlichen Mitglieder werden über das Hinzufügen des neuen Elements informiert und haben die Möglichkeit, das Element über einen Gemeinschaftsergebnisplan im MDT-Portal anzuzeigen.