Die Informationen im Zusammenhang mit den Aktivitäten (Services, Aktionen und Überweisungen), die für die Kunden eines Ergebnisplans bereitgestellt werden, können gemeinsam mit den außerbehördlichen Mitgliedern des multidisziplinären Teams verwendet werden. Die Assistenten beinhalten den zusätzlichen Schritt Gemeinsame Verwendung. Mit ihm können Aktivitäten zu einem Ergebnisplan hinzugefügt werden, sofern die gemeinsame Nutzung für den Plan aktiviert wurde. Der Schritt "Gemeinsame Verwendung" ist nur dann in den Assistenten verfügbar, wenn die gemeinsame Verwendung aktiviert wurde. Dieser Schritt bietet dem Benutzer die Möglichkeit, außerbehördliche Mitglieder des multidisziplinären Teams für die gemeinsame Verwendung der Aktivität auszuwählen. Welche außerbehördlichen Mitglieder in der Liste angezeigt werden, ist davon abhängig, für welches der Mitglieder die Aktivität freigegeben wurde. Ferner kommt es auf die Rolle des jeweiligen Mitglieds an. Wenn eine Aktivität für ein bestimmtes Mitglied nicht freigegeben wurde, wird dieses Mitglied auch nicht in der Liste der auswählbaren Teammitglieder angezeigt. Nützlich ist diese Funktion beispielsweise für Aktionen oder Services, die eine besondere Vertraulichkeit erfordern und daher nicht für die gemeinsame Verwendung mit bestimmten Teammitgliedern oder mit Teammitgliedern einer bestimmten Rolle geeignet sind. Die Einschränkungen sind definierbar. Der Administrator kann auf diese Weise den Kreis der Teammitglieder bzw. der Rollen einschränken, für die ein bestimmter Service oder eine bestimmte Aktion freigegeben werden soll. So können beispielsweise allgemeine Aktivitäten für Lehrer freigegeben werden, die Mitglieder eines multidisziplinären Teams sind. Bei vertraulichen Aktivitäten kann es die Behörde jedoch vorziehen, die Lehrer nicht zu informieren. In dem Fall kann eine Einschränkung definiert werden, die dazu führt, dass die Lehrer nicht in der Liste der außerbehördlichen Teammitglieder aufgeführt werden, mit denen diese Aktivitätstypen gemeinsam verwendet werden können. Diese Aktivitätstypen sind also für Lehrer nicht freigegeben, was jedoch nicht ausschließt, dass andere Aktivitätstypen für Lehrer freigegeben werden können.
Die außerbehördlichen Mitglieder des multidisziplinären Teams werden per E-Mail über das Hinzufügen der neuen Aktivität zum Ergebnisplan benachrichtigt. In der E-Mail ist ein Link enthalten, über den das Teammitglied direkt auf das MDT-Portal zugreifen kann. Nach ordnungsgemäßer Authentifizierung kann das Mitglied die Details des neuen Elements anzeigen. Welche Informationen gemeinsam verwendet werden können, hängt vom Aktivitätstyp ab. Für jeden Aktivitätstyp werden der Name der Aktivität, die Kunden, die Empfänger dieser Aktivität sind, das Start- und Enddatum sowie der aktuelle Status angezeigt. Bei Überweisungen werden zudem der Name des Anbieters, das Überweisungsdatum und die Angabe, ob der Kunde Kontakt mit dem Anbieter aufgenommen hat, angezeigt. Bei Services werden der Name des Anbieters und die Anzahl der bereitgestellten Einheiten sowie etwaige Notizen oder Aufzeichnungen zum Fortschritt angezeigt. Bei Aktionen werden die für die jeweilige Aktion erfassten Notizen und Fortschrittsinformationen angezeigt. Neben dem Anzeigen von Notizen hat das außerbehördliche Teammitglied auch die Möglichkeit, eigene Notizen zu einer Aktion oder zu einem Service über das MDT-Portal zu erfassen. Diese Notizen können von allen Teammitgliedern angezeigt werden, die über den Gemeinschaftsergebnisplan oder den Ergebnisplan Zugriff auf die Aktion oder den Service haben.