Ergebnisplannotizen, -anhänge und -aktivitäten (Services, Aktionen und Überweisungen) können über den Gemeinschaftsergebnisplan gemeinsam mit außerbehördlichen Mitgliedern multidisziplinärer Teams verwendet werden. Notizen und Anhänge können über den Gemeinschaftsergebnisplan und die Gemeinschaftsuntersuchung gemeinsam mit außerbehördlichen Mitgliedern multidisziplinärer Teams verwendet werden. Dazu muss das gemeinsam mit einem bestimmten außerbehördlichen Teammitglied zu verwendende Element von einem Behördenmitarbeiter explizit freigegeben werden. Das Element kann dann von dem außerbehördlichen Teammitglied in einem Gemeinschaftsergebnisplan über das MDT-Portal angezeigt werden. Über ein implementiertes Steuerungsmodell für die gemeinsame Verwendung von Elementen in multidisziplinären Teams kann gesteuert werden, welche Elemente gemeinsam mit wem verwendet werden können. Das Modell legt fest, ob Aktivitäten, Notizen oder Anhänge gemeinsam mit Mitgliedern eines multidisziplinären Teams mit einer bestimmten Rolle (z. B. Lehrer, Arzt usw.) oder gemeinsam mit einem einzelnen Teammitglied verwendet werden können. Die für eine bestimmte Person definierte gemeinsame Verwendung hat Vorrang gegenüber der für die Rolle dieser Person definierten gemeinsamen Verwendung. Auf diese Weise kann bestimmten Teammitgliedern mehr oder weniger Zugriff eingeräumt werden, als für ihre Rolle definiert ist. Für jeden Elementtyp, der gemeinsam verwendet werden kann, gibt es drei Einstellungen:
Das Element kann nicht gemeinsam mit dem Teammitglied oder der Rolle verwendet werden. Bezieht sich das Attribut auf eine Rolle, werden Teammitglieder mit dieser Rolle nicht in der Liste der Teammitglieder aufgeführt, die für die gemeinsame Verwendung des Elements infrage kommen. Bezieht sich das Attribut auf ein einzelnes Teammitglied, wird das betreffende Teammitglied nicht in der Liste der Teammitglieder aufgeführt, die für die gemeinsame Verwendung des Elements infrage kommen.
Wurde das Attribut für eine Rolle definiert, werden alle Teammitglieder mit dieser Rolle in der Liste der Teammitglieder aufgeführt, die für die gemeinsame Verwendung des Elements infrage kommen. Wurde das Attribut für ein Teammitglied festgelegt, wird das betreffende Teammitglied in der Liste aufgeführt, unabhängig davon, welches Attribut für die Rolle dieses Teammitglieds festgelegt wurde. Das in der Liste angezeigte Kontrollkästchen, über das angegeben wird, ob ein Element mit dem betreffenden Teammitglied gemeinsam verwendet werden soll, wird automatisch markiert.
Wurde das Attribut für eine Rolle definiert, werden alle Teammitglieder mit dieser Rolle in der Liste der Teammitglieder aufgeführt, die für die gemeinsame Verwendung des Elements infrage kommen. Wurde das Attribut für ein Teammitglied festgelegt, wird das betreffende Teammitglied in der Liste aufgeführt, unabhängig davon, welches Attribut für die Rolle dieses Teammitglieds festgelegt wurde. Das in der Liste angezeigte Kontrollkästchen, über das angegeben wird, ob ein Element mit dem betreffenden Teammitglied gemeinsam verwendet werden soll, wird nicht markiert. Der Benutzer muss das Kontrollkästchen selbst anklicken, um anzugeben, dass das Element mit dem betreffenden Teammitglied gemeinsam verwendet werden kann.