Im Bereich der allgemeinen Einstellungen in den Postfachvoreinstellungen kann ein Benutzer ein Bevorzugtes Postfach und eine Bevorzugte Organisationseinheit einrichten. Wenn ein Benutzer ein Bevorzugtes Postfach festlegt, so ist hiermit das Gruppenpostfach gemeint, dessen Aufgaben der Benutzer am häufigsten bearbeitet. Wenn ein Benutzer eine Bevorzugte Organisationseinheit einrichtet, so steht diese für das Team, an dessen Aufgaben der Benutzer am häufigsten arbeitet.
Nachdem der Benutzer erst einmal ein bevorzugtes Postfach oder eine bevorzugte Organisationseinheit festgelegt hat, kann er die Postfach-Verknüpfungsaktionen Nächste Aufgabe aus bevorzugtem Postfach holen und Nächste Aufgabe aus bevorzugter Organisationseinheit abrufen ausführen.