Eine Microsoft Word-Vorlage wird mithilfe der Microsoft Word-Anwendung erstellt. Die Erstellung einer Microsoft Word-Vorlage setzt daher voraus, dass der Benutzer mit der Microsoft Word-Anwendung vertraut ist. Bei der Erstellung der Microsoft Word-Vorlage werden Felder als Platzhalter in die Vorlage eingefügt. Diese Platzhalter werden später, wenn die Kommunikation erstellt wird, durch die variablen Daten eines bestimmten Kommunikationspartners ersetzt.
Wenn eine Microsoft Word-Kommunikation anhand einer Vorlage erstellt wird, dann werden die spezifischen Daten des Kommunikationspartners Bestandteil dieser Kommunikation. Enthält zum Beispiel die Microsoft Word-Vorlage Variablen für den Namen und die Adresse des Kommunikationspartners, so werden der tatsächliche Name und die tatsächliche Adresse (und nicht die Variablen) als Kommunikationstext gespeichert.
Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Feld in eine Microsoft Word-Vorlage einzufügen, das später mit den vom Server ausgegebenen, variablen Daten befüllt wird:
Nachdem die Platzhalter für die variablen Daten als Felder in die Microsoft Word-Vorlage eingefügt wurden, kann der Inhalt des Hauptteils der Kommunikation, der für alle Kommunikationen, die anhand dieser Vorlage generiert werden, identisch ist, direkt dem Dokument hinzugefügt werden. Die Datei wird anschließend als normales Microsoft Word-Dokument gespeichert und kann wie gewohnt über die Anwendung durchsucht und geladen werden.
Weitere Informationen zum Durchsuchen und Laden von Microsoft Word-Vorlagen enthält Verwalten von Microsoft Word-Vorlagen.