Sobald die Vorlage erstellt und innerhalb der Anwendung verfügbar ist, kann der Fallbearbeiter diese bei der Erstellung einer Kommunikation auswählen. Der Fallbearbeiter gibt anschließend alle sonstigen Details ein, die für die Erstellung der Kommunikation erforderlich sind, z. B. den Namen des Kommunikationspartners, den Namen der Kommunikation usw.
Wenn die Kommunikation geöffnet wird, werden durch die aufgerufene Serveraktion die variablen Daten ausgegeben, die in die Felder der Microsoft Word-Vorlage eingetragen werden, z. B. Name und Adresse des Kommunikationspartners.
Durch die Serveraktion werden die variablen Daten als Objekt vom Datentyp BLOB ausgegeben. Das Objekt besteht aus Name-Wert-Paaren, wobei der Name den Feldern in der Microsoft Word-Vorlage entspricht und der Wert den Daten, die bei der Erstellung des Dokuments in das Feld einzufügen sind.