Wenn ein Kunde berechtigt ist, in Zukunft einen Dienst zu erhalten, kann der Fallbearbeiter dem Kunden einen Platz für einen zukünftigen Zeitraum zuweisen. Das wird als Reservierung bezeichnet und ist weitgehend identisch mit einer Reservierung in einem Hotelbuchungssystem.
Der Reservierungsprozess beginnt üblicherweise damit, dass ein Fallbearbeiter für einen bestimmten Zeitraum verfügbare Plätze sucht. Sobald ein Platz bei einem geeigneten Anbieter gefunden wird, kann die Reservierung für den Kunden erstellt werden. Da eine Reservierung eher eine potenzielle zukünftige Unterbringung, und nicht eine Unterbringung an sich darstellt, kann sie nicht an einem vergangenen oder aktuellen Datum beginnen.
Genau wie Hotelgäste bei ihrem Eintreffen einchecken müssen, um eine Reservierung wahrzunehmen, muss eine Reservierung in CPM in eine Unterbringung umgewandelt werden, wenn der Kunde bei der Einrichtung eingetroffen ist und bei dem Anbieter untergebracht wurde. Die Erstellung einer Unterbringung aus einer Reservierung ist ein manuelles Verfahren, das der Ressourcenmanager, Einrichtungsmanager oder Fallbearbeiter durchführen kann.
Bei der Erstellung einer Unterbringung oder Änderung einer bestehenden Unterbringung werden verschiedene Prüfungen in CPM durchgeführt, um keine widersprüchlichen Unterbringungsinformationen anzulegen.
Die Bestätigung einer Reservierung kann flexibel gehandhabt werden. Es ist möglich, den Zeitraum zu ändern und den Platz auszuwählen, falls nicht bereits bei der Erstellung der Reservierung ausgewählt. Ist kein geeigneter Platz vorhanden, wird ein Notfallplatz auf der höchsten Abteilungsebene der Einrichtung erstellt, womit eine Notfallunterbringung geschaffen wird.
Eine Reservierung kann auch abgebrochen werden, wenn sie sich als ungültig erweist oder der Kunde bei einem anderen Anbieter untergebracht wird. Eine Reservierung läuft automatisch ab, wenn der Kunde sich nicht in der Einrichtung des Anbieters einfindet. Dieser Fall tritt ein, wenn entweder die Reservierung endet oder das Ablaufdatum erreicht wird. Das Ablaufdatum wird abgeleitet, indem die Anzahl der angegebenen Tage für die Nachlauffrist zum Startdatum der Reservierung addiert wird. Bei Aktualisierung einer Reservierung wird der Fallbearbeiter, der die Reservierung erstellt hat, automatisch benachrichtigt.