In manchen Fällen kann es vorkommen, dass Teilnahmelisten manuell erstellt werden müssen. Dies kann aus einer Vielzahl von Gründen der Fall sein, beispielsweise wenn der Anbieter, der den Service erbringt, zum Zeitpunkt der Autorisierung nicht bekannt ist. In solchen Fällen könnte eine Organisation Belege ausstellen, die bei einem der Anbieter eingelöst werden können. Da die Autorisierung keinen bestimmten Anbieter vorsieht, wird der Kunde keiner Teilnahmeliste automatisch hinzugefügt und er/sie müsste der Teilnahmeliste manuell hinzugefügt werden.
Um die Teilnahme eines solchen Kunden zu erfassen, kann der Anbieter entweder eine Teilnahmeliste über die Self-Service-Anwendung erstellen oder die Organisation ersuchen, eine leere Papierliste zu übermitteln. Die leere Papierliste kann für einen ausgewählten Service oder Zeitraum erstellt werden.