Wie vorstehend beschrieben, kann die Teilnahme eines Kunden entweder auf Ebene der Teilnahmelistenposten oder auf täglicher Basis eingegeben werden. Die für den Zeitraum und/oder für jeden Tag geplante Teilnahme wird, soweit bekannt, in der Teilnahmeliste angezeigt, um den für den Kunden festgelegten Zeitplan kenntlich zu machen. Für jeden Tag, an dem die geplanten Einheiten verfügbar sind, muss über die Teilnahme des Kunden informiert werden, also ob er an diesen geplanten Einheiten teilgenommen hat oder nicht. Es ist nicht möglich, Teilnahmeinformationen für ein in der Zukunft liegendes Datum einzugeben.
Sobald die Kundenteilnahme protokolliert wurde, werden die ausgefüllten Teilnahmelisten an die Organisation zur Erfassung und Verarbeitung zurückgegeben. Im Falle von Papierlisten kann der Ressourcenmanager die Teilnahmedaten im System erfassen und die Teilnahmeliste zur Verarbeitung einreichen. Alternativ können Anbieter, die für die Self-Service-Anwendung aktiviert sind, auch Teilnahmelisten online einreichen, von wo aus sie direkt zur Verarbeitung übermittelt werden.
Auf dem oben zitierten Beispiel aufbauend geht Robert Schmidt am 1. Januar in der Zeit von 9 Uhr morgens bis 5 Uhr nachmittags in die Tagesstätte. Davon ausgehend, dass eine Anwesenheit täglich erforderlich ist, kennzeichnet Tinas Tagesstätte seine Teilnahme für den 1. Januar als "anwesend" und gibt für die Anzahl an teilgenommenen Stunden eine 8 ein. Am 2. Januar erscheint Robert nicht beim Anbieter und unterlässt es, den Anbieter über seine Abwesenheit zu informieren. Der Anbieter kennzeichnet seine Teilnahme für den 2. Januar mit „abwesend“ und gibt als Abwesenheitsgrund "Nicht teilgenommen" an. Als Anzahl der nicht teilgenommenen Stunden wird der Wert "8" eingegeben. Der Anbieter übermittelt die Teilnahmeliste (27. Dezember – 2. Januar) mit diesen Daten an die Organisation.