Die automatische Erstellung von Teilnahmelisten erfolgt auf zwei Arten:
1) In einem regelmäßigen Abstand basierend auf dem Teilnahmelistenerstellungsintervall.
2) Bei Erstellung einer Dienstautorisierung für den aktuellen Zeitraum.
Um die zeitlichen Abstände festzulegen, zu denen die Teilnahmelisten erstellt werden sollen, wird das anwendbare Intervall für die Teilnahmelistenerstellung verwendet (weitere Informationen enthält Konfiguration der Teilnahmeüberwachung). Das System erstellt zum angegebenen Intervall eine Teilnahmeliste für alle Anbieter, für deren Kunden die Inanspruchnahme des Services im aktuellen Teilnahmelistenzeitraum vorgesehen ist. Alle Kunden, für die die Inanspruchnahme des Services vorgesehen ist, werden der Teilnahmeliste zusammen mit Angaben zu ihrer erwarteten Teilnahme als Listenposten hinzugefügt.
Teilnahmelisten werden ebenfalls automatisch erstellt, wenn eine neue Dienstautorisierung erstellt wird und für den Anbieter über den in der Autorisierung angegebenen Zeitraum nicht bereits eine Teilnahmeliste vorhanden ist. Auch hier gilt wieder das anwendbare Intervall für die Teilnahmelistenerstellung. Ist für den Anbieter bereits eine Teilnahmeliste über den in der Autorisierung angegebenen Zeitraum vorhanden, wird der Kunde der bestehenden Teilnahmeliste automatisch als neuer Listenposten hinzugefügt, und es wird keine zusätzliche Teilnahmeliste erstellt.
Ein Beispiel für eine automatische Teilnahmelistenerstellung sieht folgendermaßen aus: Tinas Tagesstätte beginnt mit dem Angebot eines Kinderfrühbetreuungsdiensts. Ein Fallbearbeiter erstellt eine Dienstautorisierung für Robert Schmidt, der die Tagesstätte voraussichtlich täglich von 9 Uhr morgens bis 5 Uhr nachmittags einen Monat lang mit Beginn ab dem 1. Januar besuchen wird. Die Autorisierung ist bis 31. Januar gültig. Als Intervall für die Teilnahmelistenerstellung ist der Wert "Wöchentlich am Montag" festgelegt. Da für Tinas Tagesstätte für den 1. Januar keine Teilnahmeliste vorhanden ist, wird vom System für die Woche (Montag, 27. Dezember – Sonntag, 2. Januar) eine Teilnahmeliste erstellt und für Robert Schmidt für den sich überschneidenden Zeitraum, an dem er eine Tagesbetreuung erhalten soll (1. Januar – 2. Januar) ein Teilnahmelistenposten hinzugefügt. Am darauffolgenden Montag, bspw. dem 3. Januar, wird automatisch eine Teilnahmeliste für die Woche von Montag, dem 3. Januar, bis Sonntag, dem 9. Januar, erstellt, und Robert Schmidt für den Zeitraum vom 3. Januar - 9. Januar hinzugefügt. Dieser Vorgang wird über den gesamten Gültigkeitszeitrum der Autorisierung für Robert Schmidt wiederholt, also bis zum 31. Januar.