Wenn ein Datensatz als Duplikat gekennzeichnet wird, weist dies darauf hin, dass es sich um ein Duplikat eines anderen Datensatzes handelt, das mit diesem anderen Datensatz zusammengeführt werden kann.
Sie können auf das Duplikat durch Ausführung einer Suche zugreifen. Die Suchkriterien wie Name und Geburtsdatum werden verarbeitet, und es wird eine Liste aller übereinstimmenden Personen- und/oder Anwärterdatensätze angezeigt. Das System verknüpft das Duplikat automatisch mit dem Stammdatensatz und zeigt eine Momentaufnahme beider Datensätze an. So kann der Benutzer die in beiden Dateien enthaltenen Informationen miteinander vergleichen.
Anschließend wird der Grund für die Kennzeichnung des Duplikats erfasst, z. B. 'Eingabefehler', 'Falsche Anwendung der Identität'.
Nachdem der Datensatz als Duplikat gekennzeichnet wurde, können daran keine Änderungen mehr vorgenommen werden, und er wird bei zukünftigen Verarbeitungsvorgängen nicht mehr berücksichtigt. Wird das Duplikat jedoch bereits in einem aktuellen Verarbeitungsvorgang verwendet, wenn z. B. gerade Zahlungen an den doppelt vorhandenen Beteiligten erfolgen, werden diese Finanztransaktionen weiter verarbeitet. Der Falleigentümer wird immer automatisch benachrichtigt, wenn eine Zahlung oder Kommunikation an einen doppelt vorhandenen Beteiligten versendet wird.
Ein als Duplikat gekennzeichneter Datensatz kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt mit einem anderen Datensatz zusammengeführt werden.