Es kann vorkommen, dass die Organisation einen Übersetzer benötigt, der zwischen dem Hauptbeteiligten der Untersuchung und einem Fallbearbeiter vermittelt. Übersetzungsdienste sind dann erforderlich, wenn Benutzer, die an einer Untersuchung arbeiten, mit dem Kunden nicht in seiner bevorzugten Sprache interagieren können. Die bevorzugte Sprache wird erfasst, wenn der Kunde bei der Organisation registriert wird. Beispielsweise ist Peter Schmidt bei der Organisation registriert, als bevorzugte Sprache ist "Niederländisch" erfasst, und er spricht keine anderen Sprachen. Um mit dem Kunden interagieren zu können, muss der für die Untersuchung zuständige Fallbearbeiter mit Herrn Schmidt auf Niederländisch kommunizieren können oder über einen Übersetzer verfügen, der zwischen ihnen vermittelt.
Ob ein Übersetzer erforderlich ist, wird anhand der bei der jeweiligen Untersuchung vorhandenen Übersetzungsanforderungen entschieden. Beispielsweise benötigt ein Kunde bei einer Untersuchung Übersetzungsdienste, bei einer anderen Untersuchung wiederum nicht. Der Bedarf an einem Übersetzer für einen Kunden kann manuell vom Fallbearbeiter erfasst werden, oder er kann automatisch vom System ermittelt werden. Dies hängt von einer Konfigurationseinstellung im Untersuchungstyp ab, auf dem die Untersuchung basiert. Diese Einstellung wird im Rahmen der Anwendungsadministration vorgenommen.
Das System ermittelt den Bedarf an einem Übersetzer, indem geprüft wird, ob die Sprachkenntnisse des Fallbearbeiters zur bevorzugten Sprache des Kunden passen. Wenn sie nicht passen, stellt das System fest, dass ein Übersetzer benötigt wird. Ein Benutzer kann außerdem die Übersetzungsanforderungen für einen Fall manuell aktualisieren, nachdem sie ursprünglich durch das System ermittelt wurden. Wenn für einen Kunden ein Übersetzer erforderlich ist, werden die Benutzer darüber informiert, wenn sie sich die Fallbeteiligtendetails des Kunden ansehen. Darüber hinaus wird die bevorzugte Sprache des Kunden, der Übersetzungsdienste benötigt, vom System angezeigt.