Das Kontaktprotokoll enthält Angaben zu allen Maßnahmen, die für die Untersuchung ergriffen wurden. Im Kontaktprotokoll sind außerdem ein oder mehrere verbundene Kontakte angegeben, die in einem persönlichen Gespräch, per E-Mail, telefonisch oder in Schriftform hinzugezogen werden können. Das Pflegen von Kontakten im Kontaktprotokoll umfasst das Dokumentieren genauer Interaktionsdetails, wie die Folgenden:
In einem Kontaktprotokoll kann der Benutzer wichtige Daten und Details zu jedem Kontakt erfassen, wie z. B. Beteiligter, den der Kontakt betrifft, zusätzliche Teilnehmer, Standort, Zweck, Startdatum und Uhrzeit, Typ, Methode und eine entsprechende Beschreibung. Es können ein oder mehrere betroffene Beteiligte für einen Kontakt angegeben und aus den vorhandenen Fallbeteiligten der Untersuchung ausgewählt werden. In Rahmen der Anwendungsadministration kann ein Administrator konfigurieren, ob alle Fallbeteiligten oder nur Fallmitglieder zur Auswahl zur Verfügung stehen oder nicht. Ebenso können mehrere Teilnehmer mit dem Kontakt verknüpft und aus den bestehenden Fallbeteiligten, registrierten Personen und registrierten Benutzern ausgewählt werden.
Das Kontaktprotokoll bietet auch einen Mechanismus, mehrere Anhänge hochzuladen und zu speichern, z. B. eingescannte Dokumente (Briefe, Fotos und Angabenformulare), die für das Untersuchungsverfahren eingetroffen sind.
Die Vorschaufunktion versetzt den Benutzer in die Lage, eine Momentaufnahme der Schlüsseldaten beliebiger Kontakte aufzurufen, die mit dem Kontaktprotokoll zusammenhängen. Sie können auch eine Vorschau von einem oder mehreren Kontakten als Teil eines bestimmten Kontaktprotokolls anzeigen. Zudem können Benutzer einen bestimmten Kontakt suchen.
Mithilfe von in Kontaktprotokollen erfassten Informationen kann die Organisation die Untersuchung bewerten. Zusätzlich sind sie die Grundlage zur Ermittlung der geeigneten Pläne oder der nötigen Maßnahmen für eine erfolgreiche Durchführung der Untersuchung.