Die von einem Behördenmitarbeiter geplanten Termine werden zu einem Kunden oder Fall, zu denen auch andere Benutzer oder Beteiligte eingeladen werden, als Besprechung bezeichnet. Zu Besprechungen können verschiedene Personen eingeladen werden, zum Beispiel Kunden, Mitarbeiter von Behörden und andere Personen, die für einen Fall relevant sind, wie etwa ein Zeuge eines Vorfalls.
Diese Besprechungen können u. a. folgende Funktionen haben: