Durch die Integration von PIM-Systemen mit der Besprechungsfunktion der Anwendung können Besprechungsanforderungen im externen E-Mail-Konto und im Kalender eines Teilnehmers angezeigt werden, zum Beispiel in Microsoft Outlook. Das bedeutet, dass alle zu einer Besprechung eingeladenen Personen, die über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen, die Einladung empfangen und den eigenen PIM-Kalender verwenden können, um zu- oder abzusagen, ohne dass eine Anmeldung bei der Anwendung erforderlich ist. Wenn Besprechungseinladungen angenommen werden, wird im Anwendungskalender und im PIM-Kalender des Teilnehmers (z. B. in einem Microsoft Outlook-Kalender) eine entsprechende Erinnerung eingefügt.
Im Anwendungskalender erhält eine eingeladene Person, die bestätigt hat, den Hinweis "Angenommen". Eingeladene Personen werden mit dem Hinweis "Abgelehnt" gekennzeichnet, wenn die Einladung abgelehnt wurde. Die Besprechung wird auch bei den eingeladenen Personen, die abgelehnt haben, weiterhin im Anwendungskalender mit dem Hinweis "Abgelehnt" angezeigt, jedoch nicht im PIM-E-Mail-Kalender. Bei eingeladenen Personen, die vorläufig angenommen haben, wird die Besprechung sowohl im Anwendungskalender als auch im PIM-Kalender mit dem Hinweis "Vorläufig angenommen" gekennzeichnet.