作業: 生命週期里程碑審查
這項作業說明如何在階段結束時審查專案的狀態,並決定專案是否可以進入下一個階段。
規範: 專案管理
關係
角色主要執行者: 其他執行者:
輸入強制: 選用:
輸出
流程用法
主要說明

「生命週期里程碑審查」在每一個階段結束時舉行,等到階段的最終反覆完成之後,決定是否允許專案進入下一個階段。 這指出何時應該重新調整管理與技術的期望,但考量的問題主要應該與專案管理有關 - 在(階段的)最終反覆和後續的作業:準備階段結案中,應該已解決重大的技術問題。

在重要里程碑結束時會舉行審查,尤其是在:

討論議題

依預設,應該考量狀態評量中討論的問題,例如:

  • 專案在整個階段內完成足夠的進度嗎(交付功能、品質及規劃的工作成果)?
  • 允許專案的風險預測進入下一個階段嗎?
  • 全部關係人都充分瞭解和同意專案的範圍?
  • 根據配置審核,專案的基準線在已知狀態嗎?
  • 專案的運作符合成本和排程嗎?

也可以檢驗商業案例(先前考量到範圍和風險的任何變動,已更新),以根據商業或專案整體系統環境的任何變更,重新驗證假設和結論。

如果階段結束也代表合約結束,則財務考量尤其重要。

步驟
排定生命週期里程碑審查會議

「生命週期里程碑審查」會議是客戶代表、專案管理團隊(專案經理及專案團隊各功能領域的小組負責人)及「專案審查委員會」之間的會議。

識別了與會者之後,請設定開會的日期和時間。必須預留足夠的前置時間,讓參與者檢閱將做為核准決策依據的資料。

分送會議資料

在會議之前,請將審查資料分送給審查人員。請確定這些資料在會議之前送達,審查人員必須有足夠的時間來審查它們。

召開生命週期里程碑審查會議

在會議期間,與會者主要是討論「狀態評量」和「企業案例」。 請參閱討論議題

在會議結束時,審查人員應該決定是否核准。如果剩餘的問題很少又很不重要,依據採取的某些更正動作,客戶可能決定有條件地接受產品。 在此情況下,「專案經理」可能選擇發起新的反覆來處理出現的問題(視重要性而定), 或直接延長最終反覆來處理問題,差別在於所需的規劃量。 如果發現階段的結果無法令人滿意,「專案經理」可能不得不發起另一次反覆, 也可能解除「專案經理」解決問題的責任,留待客戶和「專案審查委員會」來處理。

「生命週期里程碑審查會議」可能有下列結論:

接受階段  客戶代表同意專案已達到階段的期望,可以進入下一個階段。 
有條件的接受  客戶代表同意專案可以進入下一個階段,但以完成指定的更正動作為條件。 
不接受階段  專案未達到階段的期望:排定進一步的反覆,或各關係人已訴諸合約,以重新界定或終止專案。 
記錄決策

會議結束時,「審查記錄」已完整捕捉到任何重要的討論或交辦事項,並記錄「生命週期里程碑審查」的結論。 如果結論是「不接受」,則應該臨時安排後續的審查 - 如果可以繼續推動專案。 在規劃其他反覆之後,將設定更明確的日期。