最初的專案規劃審查是在初始階段即將結束時進行的,這時軟體開發計劃已經完全開發好,其中包括專案小組非常信任的高階階段計劃。
後續的專案規劃審查則是在排定的點上進行,這時預計會修訂軟體開發計劃(例如,在每次反覆結束之時)。當計劃因專案問題而必須有所改變時,也會觸發「未排定的點」來進行這些審查。
專案規劃審查會議的與會者應該包括資深管理的代表,以及必須依照軟體開發計劃來確定專案資源的所有小組(如開發/工程、作業、QA、測試、客戶支援等)。一般而言,他們會與專案小組各功能區的小組負責人組成專案審查委員會。
識別了專案規劃審查會議的與會者之後,請設定開會的日期和時間。請務必提供足夠的前置時間,讓參與者審查將用來作為核准決策基礎的專案資料,這一點非常重要。
在會議之前,請將專案資料分送給審查人員。請確定這些資料在專案核准審查會議之前送達,審查人員必須有足夠的時間來檢視它們。審查所需要的一組最低限度的工作成果包括:
在會議期間,審查人員會評量所提出的軟體開發計劃來判斷它是否代表將交付專案目標的活動計劃。另外,審查人員也會尋找計劃中任何錯誤的假設或遺漏。請考慮各種如下事項:
會議結束時,審查人員便應該進行核准決策。可能的結果如下:
會議結束時,會完成一份審查記錄,其中會擷取任何重要的討論或動作項目,且會記錄專案規劃審查的結果。如果結果是「延遲決策」,就應該排定在日後進行後續的「專案規劃審查會議」。
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