作業: 定義監視與控制流程
這項作業說明如何建立專案指標、狀態報告程序及更正動作機制。
規範: 專案管理
目的

目的是定義要用來監視和控制專案進度、品質及風險的資訊和流程。

關係
步驟
定義專案指標

專案「指標」是指對照軟體開發計劃來綜觀專案進展健全性的各種專案資訊。 專案經理通常較注重適用於專案的工作範圍、預算、品質及風險上的指標。 隨著專案進行,專案經理會監督這些指標,在超出預先設定的觸發條件時,就要求採取更正動作(請參閱定義修正動作的程序和臨界值)。 專案指標可能包括:

  • 總支出與總預算
  • 修訂範圍(完工 + 預估完工)與規劃範圍
  • 缺失密集度與品質目標
  • 風險指標(指出浮現風險的狀況)

這些指標的定義取決於專案的預算、品質目標及排程(詳述於「軟體開發計劃」), 且記錄在專案的「測量計劃」和「風險管理計劃」中。

定義專案指標的來源

專案指標大多是合併的專案計量單位,從更小的初始測量值計算求出。 由專案小組定期報告。專案的「測量計劃」中定義如何記錄這些初始測量值及用來計算專案指標的作法。

其他指標(尤其是風險指標)可能只是指出是否已發生特定的狀況。 在這些情況下,只需要指出指標狀態的資源來源。

「軟體開發計劃」的 4.4 專案監視和控制應該簡單描述專案中使用的專案指標。 請注意,SDP 在這一節中還有其他小節,內容包含專案的排程、預算及品質的控制。 專案需求的控制另外放在「需求管理計劃」中處理。

定義團隊狀態報告的程序

在定義初始測量值和專案指標之後,您應該定義專案團隊成員依什麼程序和報告頻率來報告狀態。 這項程序應該描述在活動上預訂時間、報告作業已完成、專案里程碑的達成及問題報告等流程。 為了確保一致的資訊流程,通常會定義時間表和團隊成員狀態報告的標準範本。

「軟體開發計劃」的 4.4.5 報告計劃中說明這項程序。

定義更正動作的程序臨界值

為了保持有效地控制專案,專案經理可針對每一個已定義的專案指標來設定臨界(觸發)數值/條件。 在「軟體開發計劃」中,這些臨界條件記錄在 4.4 專案監視和控制中適當的小節。

超出這些臨界值時,專案經理必須採取更正動作,讓專案回歸正軌。 視狀況的嚴重性而定,專案經理可能有辦法在權限內解決問題(發出適當的工作單)。 如果狀況超過專案經理的權限,則需要發出「變更要求」,並啟動專案的變更控制程序。

定義專案狀態報告的程序

「軟體開發計劃」的 4.4.5 報告計劃也應該描述專案經理向「專案審查委員會」報告專案進度的頻率與程序(發出「狀態評估」)。 這個程序描述預訂和未預訂的 RPA 審查在何時及何地舉行,以及「狀態評估」中要包含什麼資訊。 在建立各「狀態評估」的間隔期間,專案經理將利用「爭議清單」來持續記錄和追蹤問題(不是其他管理控制工具的對象,例如「變更要求」或「風險清單」)。