專案核准審查是通過新專案的一道重要跳欄。在這項審查中,執行者或資深管理會判斷企業在技術和經濟上是否有充分的理由從事這項專案。
第一步驟是識別應該參與專案核准流程的人及排定他們開會審查專案提議的時間。大部分組織都會有負責這些決策的常設管理委員會。這個委員會通常會包括企業的技術、財務、行銷和銷售等部分。
識別了專案核准審查會議的參與者之後,請設定開會的日期和時間。請務必提供足夠的前置時間,讓參與者審查將用來作為核准決策基礎的專案資料,這一點非常重要。
在會議之前,請將專案資料分送給審查人員。請確定這些資料在專案核准審查會議之前送達,審查人員必須有足夠的時間來檢視它們。審查所需要的一組最低限度的工作成果包括:
在會議期間,審查人員會評量所提出專案的價值。目標是讓小組得到共識,決定是否要繼續這個專案。請考慮各種如下事項:
會議結束時,審查人員便應該進行核准決策。可能的結果如下:
會議結束時,會完成一份審查記錄,其中會擷取任何重要的討論或動作項目,且會記錄專案核准審查的結果。如果結果是「延遲決策」,就應該排定在日後進行後續的「專案核准審查會議」。
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