「準備專案結案」出現在轉換階段最終交付軟體之後。 目的是希望沒有留下任何會妨礙正式驗收的問題,就算留下任何爭議,也要記錄並轉交給客戶或其他診斷構構來解決。 為專案驗收審查(如果有的話)準備好最終的狀態評量:客戶應該確認所有交付項目 (產品、文件、支援環境等)和作業,例如安裝和訓練,已根據合約及支援計劃全部完成。 如果客戶不接受,則可能需要另一次反覆來解決妨礙驗收的爭議。
「軟體開發計劃」的「專案結案計劃」區段中已包含必要作業的概要。 這在專案初期已完成,此時可能需要更新。 「專案經理」應該正式安排舉行專案結束作業,並與客戶及專案的擁有組織達成共識。 這項排程應該記錄在「軟體開發計劃」中。
「專案經理」安排舉行最終的功能配置審查和實體配置審核。 正式作法是利用:執行配置審核。
召開後置審查來決定專案是否可由客戶進行最終、正式的驗收,然後結案。 審查前一次反覆的反覆評量和爭議清單,確定瞭解任何殘餘的爭議,且在支援和診斷機構中有一位主導者。 如果已進行過正式的驗收測試,則應該審查結果和更正動作的狀態, 確定正式的「專案驗收審查」中不存在任何障礙。 應該檢查部署規範的狀態,確定已完成安裝、訓練及移轉,或可以在不阻擾驗收的情況下完成剩餘作業。 在為「專案驗收審查」做準備時,「專案經理」會製作狀態評量來記錄後置審查和配置審核的結論。
「專案驗收審查」之後可能留下一些活動,在驗收時可能會受制於這些活動。 「專案經理」會發起工作來解決這些事項。
專案經理負責處理專案結束前剩餘的管理作業。包括:
確定正式驗收專案:合約和「產品驗收計劃」將描述需求。 事實上,最後真正需要的是客戶簽署的合約,確定所有規定的交付項目都已完成、符合規定的需求且移交由客戶來主導; 所有明訂的作業(包括驗收測試)已順利完成;以及在產品及任何相關的殘餘爭議和訴訟方面,客戶接受所有後續的責任 (保證和潛在缺失棄權聲明)。 結算專案的財務狀況 - 確定收到所有付款且已支付所有供應商和轉包商。 在專案結束時,組織原則或其他法規需求也可能需要更正式的審核流程,內容涵蓋專案的財務、預算流程及資產。 保存所有專案文件和記錄。 將任何剩餘(無法交付的)硬體和環境資產轉送到擁有組織的資產保存區。 將專案測量結果存入公司歷程資料庫。 重新指派剩餘的專案人員:請儘量別草率進行。大多數專案會顧及緩降的職務位階,人員可以順利移轉到其他專案。 專案經理應該確定離職員工已將專案知識和責任傳承給其餘員工。 在調派人員時,也應該進行職員表現審查。
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