輔助是一位指導並帶領專案小組瞭解所需何物及何時需要的人士。一般的指導作法如下:
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小組領導者。有些活動最好以小組方式進行;例如,在使用案例模型期間尋找參與者和使用案例。在整個活動過程中,有一位精通流程且具指標性的領導者將很有幫助。 有經驗且具指標性的領導者可節省許多時間和工作量。
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流程專家。流程專家是專案的現場支援人員。流程專家的作業是協助開發人員使用流程來建立正確的模型。如果流程專家發現一些問題是因為開發人員欠缺某些知識,則流程專家有責任填補專案團隊的這項知識差異。
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專案管理人員支援。流程專家可以協助專案管理人員規劃和掌控專案。有時,專案管理人員可能欠缺或完全沒有該流程的相關經驗。
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審查人員。移轉知識最有效的一項作法是由流程專家來審查每一個階段的成果。審查過程通常可以找出專案成員在流程使用上的任何問題。當然,流程審查人員不會取代任何正式審查人員的專業領域和技術。
由一位或多位輔助來參與專案執行有眾多優點。輔助可以:
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推動專案。
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導引專案的流程。
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成為移轉知識的有效方法。
一位優良的輔助會逐漸退出,因為目標是要讓專案逐漸不再依賴輔助。萬一輔助變得不可缺少,情況就很嚴重。專案太依賴輔助來處理所有問題和困難的作業,而不是由專案團隊自己解決,將會產生風險。必須指派由專案人員來負責接管輔助的作業,尤其是流程的主導權。
請注意,讓輔助逐漸退出的目標與專案管理人員成功完成專案的短期目標,本質上就有衝突。
根據經驗顯示,輔助對於能否成功實作流程而言非常重要。 缺少輔助就是沒有流程導引者,這通常表示整個流程實作將註定失敗。這是常見的問題。
不過,基於長期的考量,最好不要依賴外部的輔助。因此,您必須規劃將輔助的角色移轉給組織內部的人員。在組織中,應該指派某人向輔助學習,培養此人成為專家。
一個可能的問題是輔助變成為專案的一項資源,無法將重心放在指導作業上。 因此,必須明白輔助只肩負短期的任務,例如:
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