作業: 專案規劃審查
這項作業說明如何審查軟體開發計劃。
規範: 專案管理
目的
  • 核准起始軟體開發計劃
  • 審查和核准軟體開發計劃的變更
關係
角色主要執行者: 其他執行者:
輸入強制: 選用:
輸出
流程用法
主要說明

最初的專案規劃審查是在初始階段即將結束時進行的,這時軟體開發計劃已經完全開發好,其中包括專案小組非常信任的高階階段計劃。

後續的專案規劃審查則是在排定的點上進行,這時預計會修訂軟體開發計劃(例如,在每次反覆結束之時)。當計劃因專案問題而必須有所改變時,也會觸發「未排定的點」來進行這些審查。

步驟
排定專案規劃審查會議

專案規劃審查會議的與會者應該包括資深管理的代表,以及必須依照軟體開發計劃來確定專案資源的所有小組(如開發/工程、作業、QA、測試、客戶支援等)。一般而言,他們會與專案小組各功能區的小組負責人組成專案審查委員會。

識別了專案規劃審查會議的與會者之後,請設定開會的日期和時間。請務必提供足夠的前置時間,讓參與者審查將用來作為核准決策基礎的專案資料,這一點非常重要。

分送會議資料

在會議之前,請將專案資料分送給審查人員。請確定這些資料在專案核准審查會議之前送達,審查人員必須有足夠的時間來檢視它們。審查所需要的一組最低限度的工作成果包括:

  • 願景
  • 商業案例
  • 風險清單
  • 軟體開發計劃(及其含括計劃)
處理專案規劃審查會議

在會議期間,審查人員會評量所提出的軟體開發計劃來判斷它是否代表將交付專案目標的活動計劃。另外,審查人員也會尋找計劃中任何錯誤的假設或遺漏。請考慮各種如下事項:

  • 計劃會處理商業案例和願景所識別的需求嗎?
  • 計劃將在商業案例概述的排程和預算內交付所需要的結果嗎?
  • 計劃已發展到足夠詳細的層次,因而能夠真正預期專案的結果嗎?
  • 利用有效的分析方法準備了專案預估嗎?
  • 排定的審查點和里程碑間隔頻率足夠嗎?
  • 專案已準備好緩和/避開所有嚴重風險嗎?
  • 計劃中識別了足夠的資源嗎?這些資源是否可用/可得?
  • 角色和責任的定義清楚嗎?
  • 計劃所定義的監視和控制流程可接受嗎?
  • 所有支援計劃和準則都已完成到可接受的詳細層次嗎?

會議結束時,審查人員便應該進行核准決策。可能的結果如下:

核准計劃 專案將依照計劃繼續進行。資深管理會確定專案的資金和資源。 
取消專案 在已知的風險和專案預算/排程之下,專案已不可行。 
延遲決策 在進行核准決策之前,需要其他資料,或需要進一步的探索。 
記錄決策

會議結束時,會完成一份審查記錄,其中會擷取任何重要的討論或動作項目,且會記錄專案規劃審查的結果。如果結果是「延遲決策」,就應該排定在日後進行後續的「專案規劃審查會議」。