由于对目标和更改潜力的理解是不断变化的,所以要在其中部署系统的组织(被称为目标组织)的“业务远景”必须是可改变的。但是,改变仅应在生命周期的早期部分缓慢而正常地发生。
我们建议您以业务用例、业务工作者和业务实体来表示目标,因为它们经过开发,让您可以了解业务远景是如何实现的。对于目标的描述最终应包括:
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目标组织的新的或已更改的业务用例的名称和描述。
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未来业务用例的概述和简短描述(强调它们与当前的用例有何不同)。对于每个这样的业务用例,对客户、供应商或其他类型的合作伙伴以及输入、任务和产生的产品命名。这些描述无需综合完整或细致入微;它们计划用来激发高级主管、员工和客户之间的讨论。此外,这些描述还应使用简明的措词来提出业务指导思想及其目标。
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每个业务用例的可评估的特征和目标,例如成本、质量、生命周期、前置时间和客户满意度。每个目标都应可追及业务策略,并且目标的描述必须说明目标是如何支持策略的。
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将支持业务用例的技术规范(对信息技术有特别的强调)。
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未来可能的场景列表。规范应尽可能多地预测未来数年中由于新技术、新的环境对接和其他类型的资源的出现,而必须对业务用例作出怎样的更改。
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关键成功因素列表;即,成功实施业务远景的关键因素。
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关于为使业务建模工作取得成功而必须处理的风险的描述。
本部分建议了为在目标组织中查找可受益于业务改进的领域而自问的一系列问题。
查看每个业务用例并回答这些问题:
在您决定如何改进业务时,要牢记以下三点:
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始终优先考虑客户的需求。
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关注核心业务并将该业务未能很好执行的任务外包。
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不要采用您想到的第一个方法;始终存在多种方法来改进业务或解决问题。
有许多方法来改进业务。一个重要的方面是如何组织在业务流程中工作的人员。以下是建议的准则:
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组建多能力的团队来执行核心业务用例。
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减少在每个业务用例中涉及的业务工作者的数目。这将减少成本、移交工作以及误解。
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给涉及其中的业务工作者赋予更多的职责,这样他们就不会等待他人作决定了。若有必要的话,他们可以改变他们的工作方式。
简化业务用例的基本方法是创建拥有必需的能力和职责的团队。
通过查找如以下各项的任务来确定不必要的工作:
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撰写无人阅读的报告
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存储从不使用的信息
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向从不阅读信息的人发送信息
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毫无理由地批准结果
尽可能地除去这些任务。
您想要在相同的业务中避免数次执行相同的工作。当发生以下情况时,您即可获知多个位置在执行同一工作:
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由于人们不相信结果或不知道先前已经执行的工作而再次执行某工作。
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数次检查和批准结果。
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在多个位置存储了相同的或相似的信息,例如,两个相似的数据库。
要避免这些情况,通过以下方法中的一种或几种来改变执行业务的方式:
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通过正式发布结果,逐渐增加对结果的信任度。
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使人们了解业务是如何运作的。
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将类似的任务合并成一个任务。
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在一个位置收集信息。
即使所有的事情都运作良好,交付周期或生命周期也可能出现问题。要确定哪一时间有问题,就要对每个业务用例中如何消耗时间进行分析。确定生产时间、等待时间和传送时间之间的关系。
执行以下一个或多个行动来更改业务:
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更改任务的顺序,以并行执行这些任务。
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将多个任务分配给一个业务工作者。
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使用预先定义的格式和模板来简化业务工作者之间的对接。
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削减等待时间。简化工作流程。不要让事情闲置。
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赋予人们更多的职责,而不是让他们等待他人的决定。
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改善工作环境。检查员工所配备的工具。您还在使用旧的复印机吗?考虑购买新的机器或将复印外包。
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通过将多个任务合并成一个任务来减少等待时间。
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改善通信(例如使用电子媒体),使人员间的信息或材料传递所花费的时间最短。
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使人员执行的任务自动化或机械化。
减少成本的一个方法是减少涉及的人员数目。当然,应尝试减少任务的开销,但减少成本的最佳方法常常是尽量缩短时间。要小心的是,减少成本经常会负面影响业务结果的质量。
若业务中或业务产生的结果中出现很多错误,请考虑以下行动:
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找到错误的根源并防止错误发生。
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使交付工作的数目最小化。
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改善内部业务对接。阐明职责。
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实施格外的复审。
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使用表单和模板。
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简单地撰写。
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简化任务。
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简化指示信息、表单、模板等。
举例来说,与外部供应商和伙伴的关系的问题有交付时间过长、保持等待、订单错误以及做错事情等。考虑以下行动来消除问题:
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简化通信。指派某人负责通信。
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与供应商和伙伴密切合作。
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减少伙伴或供应商的数目。
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考虑在企业内部解决而不是寻找供应商。
我们建议您密切关注技术可如何改变业务和每个单个的业务流程。这个主题通常与任务:定义自动化需求一起论述的。
本节建议了一系列的主题,来讨论何时任务将重新构建现有业务的业务用例,或何时任务将添加新的业务用例以执行业务重建或业务创建:
当您预备开发新的业务远景时,我们建议您从首先确定整个业务(每个业务用例和所有的业务参与者)是什么开始。其目的在于确定影响业务参与者和业务用例之间职责分发的更改和改善。这经常涉及到更改目标组织和业务参与者之间的接口,在业务用例之间转移任务,甚至涉及到删除和合并业务用例。
一旦您已确定要关注的业务用例,我们建议您遵循 Davenport 的 [DVP93]
构建法来开发远景。这需要进行一系列的研讨会,每个研讨会应有一个特定的关注点。
请看以下内容:
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向自己提出以下问题:
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结果:
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每个已区分优先级的业务用例
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我们可如何以不同的方式去完成工作?
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关于要更改什么业务用例和您想要什么样的更改的构想。
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每个业务用例
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它将如何运作?
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关于更改以下业务用例特征的构想和建议:
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用例的输入。
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用例的输出。
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业务用例工作流程。
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业务用例所需的组织。
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业务用例所需的技术。
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每个业务用例
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它运作的良好程度如何?
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业务用例的、新的性能评估和度量标准。
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每个业务用例
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什么事情必须进行状态良好?
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关键成功因素,例如人员、技术和产品。
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关键成功因素
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什么事情可能进行状态不好?
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业务远景的实施所面临的风险因素和潜在障碍,例如资源分配、组织、文化、技术和产品因素;市场和环境;成本等。
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关键成功因素是那些对于业务工程项目的成功非常重要的因素。[JAC94] 将成功因素分为以下几个类别:
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动机
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领导
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组织范围内的所有权
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远景
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焦点
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准确定义的角色
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有形产品
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技术支持
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专家指导
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风险承担
根据 [JAC94],业务工程风险大致分为两个类别:与更改流程相关的风险和与使用的技术相关的风险。[DVP93] 将风险分为五个类别:
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资源分配风险
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组织和文化风险
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技术风险
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产品因素风险
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市场和环境风险
业务远景与下级远景工件的关系
如果业务建模工作的目标是通过重构(可能还包括自动化)来提高业务效率,那么在“待建”模型中,就可以确定新的和已更改的业务系统、业务工作者和业务实体。通过使用软件或系统工程技术,自动化业务工作者可以成为独立的完整系统,并且将成为单独开发工作的主体。
在业务用例实现中的业务建模工作将确定这些业务工作者将支持的服务和接口,并且可能派生出一组下级用例。对业务目标的检查也会让您发现对于新的或已更改的业务工作者系统的非功能需求和服务质量需求。
可以在自动化业务工作者的远景工件中概括这些期望的能力、职责、质量和接口需求,而此远景、下级用例、服务、接口规范和质量需求构成了下级开发项目的初始推动工件集。
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