Aufgabe: Überprüfung der Meilensteine im Lebenszyklus
Diese Aufgabe beschreibt, wie der Projektstatus am Ende einer Phase überprüft wird, um festzustellen, ob das Projekt in die nächste Phase eintreten kann.
Beziehungen
RollenHauptrollen: Zusätzliche Rollen: Unterstützende Rollen:
EingabenVerbindlich: Optional: Extern:
  • Ohne
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Hauptbeschreibung

Am Ende jeder Phase wird eine Überprüfung der Meilensteine im Lebenszyklus durchgeführt, um nach Abschluss der letzten Iteration der Phase festzustellen, ob das Projekt in die nächste Phase eintreten kann. Die Überprüfung markiert einen Punkt, an dem Erwartungen hinsichtlich des Managements und der technischen Fragen erneut synchronisiert werden müssen, die zu berücksichtigenden Probleme sich jedoch hauptsächlich auf das Management beziehen sollten. Die wichtigsten technischen Fragen sollten mit Abschluss der letzten Iteration (der Phase) und in der nachfolgenden Aufgabe Phasenabschluss vorbereiten gelöst sein.

An jedem wichtigen Meilenstein wird eine Überprüfung durchgeführt, insbesondere an folgenden Meilensteinen:

Zu berücksichtigende Fragen

Die zu berücksichtigenden Fragen sind standardmäßig in der Statusbewertung dokumentiert. Beispiele:

  • Hat das Projekt einen adäquaten Fortschritt in der Phase gemacht (bei der Bereitstellung von Funktionalität, Qualität und geplanten Arbeitsergebnissen)?
  • Ist das Risikoprofil des Projekts akzeptabel, so dass es in der nächsten Phase verwendet werden kann?
  • Wird der Projektumfang von allen Stakeholder begriffen und akzeptiert?
  • Haben die Referenzversionen des Projekts einen bekannten Status laut Konfigurationsprüfungen?
  • Befindet sich das Projekt noch innerhalb eines akzeptablen Kosten- und Zeitrahmens?

Die Kosten-Nutzen-Analyse, die zuvor aktualisiert wurde, um alle Änderungen hinsichtlich Umfang und Risiko zu berücksichtigen, kann ebenfalls untersucht werden, um die Annahmen und Schlussfolgerungen bezüglich der Änderungen im Geschäftskontext oder im Kontext des Gesamtsystems für das Projekt erneut zu bewerten.

Finanzielle Überlegungen sind besonders wichtig, wenn das Phasenende auch ein Vertragsende markiert.

Schritte
Besprechung zur Überprüfung der Meilensteine im Lebenszyklus planen

An der Besprechung zur Projektabnahmeprüfung müssen ein Kundenvertreter und das Managementteam des Projekts (der Projektleiter und die Teamleiter der verschiedenen funktionalen Bereiche des Projektteams) sowie die Projektprüfautorität teilnehmen.

Nachdem die Teilnehmer an der Besprechung zur Prüfung der Bewertungskriterien benannt wurden, muss ein Termin für die Besprechung festgelegt werden. Sie müssen unbedingt eine ausreichende Vorlaufzeit einplanen, damit alle Teilnehmer Zeit haben, die Unterlagen zu sichten, die als Basis für die Abnahmeentscheidung verwendet werden.

Besprechungsunterlagen verteilen

Vor der Besprechung müssen Sie die Prüfunterlagen an die Teilnehmer verteilen. Stellen Sie sicher, dass diese Unterlagen rechtzeitig vor der Besprechung zur Prüfung der Bewertungskriterien herausgeschickt werden, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben, sie zu sichten.

Überprüfung der Meilensteine im Lebenszyklus abhalten

Während des Treffens befassen sich die Teilnehmer hauptsächlich mit der Statusbewertung und der Kosten-Nutzen-Analyse. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zu berücksichtigende Fragen.

Am Ende der Besprechung müssen die Teilnehmer entscheiden, ob die Abnahme erfolgen soll oder nicht. Wenn nur wenige, relativ unbedeutende Probleme bleiben, kann der Kunde entscheiden, dass er das Produkt nur unter dem Vorbehalt, dass bestimmte Probleme behoben werden, akzeptiert. In dieser Situation kann der Projektleiter entscheiden, eine neue Iteration einzuleiten, um die entstandenen Probleme nach Wichtigkeit zu bearbeiten, oder einfach eine Erweiterung der letzten Iteration in Erwägung ziehen, wobei ein Unterschied hinsichtlich des Planungsaufwands besteht. Wenn die Ergebnisse der Phase als nicht akzeptabel bewertet werden, muss der Projektleiter vielleicht eine weitere Iteration einleiten. Möglicherweise wird die Lösung des Problems auch dem Kunden oder der Projektprüfautorität übertragen.

Folgende Ergebnisse der Überprüfung der Meilensteine im Lebenszyklus sind möglich:

Phase akzeptiert  Der Kundenvertreter bestätigt, dass das Projekt die Erwartungen der aktuellen Phase erfüllt hat und in die nächste Phase eintreten kann.  
Phase unter Vorbehalt akzeptiert  Der Kundenvertreter bestätigt, dass das Projekt in die nächste Phase eintreten kann, unter dem Vorbehalt, dass bestimmte Korrekturmaßnahmen realisiert werden.  
Phase nicht akzeptiert  Das Projekt hat die Erwartungen für die Phase nicht erfüllt. Es muss entweder eine weitere Iteration eingeplant werden oder die verschiedenen Stakeholder berufen sich auf den Vertrag, um den Projektumfang neu zu planen oder das Projekt zu beenden.  
Entscheidung dokumentieren

Am Ende der Besprechung werden die Prüfunterlagen mit allen wichtigen Diskussionsbeiträgen oder Aktionselementen sowie dem Ergebnis der Überprüfung der Meilensteine im Lebenszyklus vervollständigt. Wenn das Ergebnis "Nicht akzeptiert" lautet, sollte vorläufig eine Folgebesprechung zu einem späteren Termin geplant werden, vorausgesetzt, das Projekt darf fortgesetzt werden. Ein festes Datum wird dann im Rahmen der Planung der zusätzlichen Iteration festgesetzt.



Eigenschaften
Mehrere Vorkommen
Ereignisgesteuert
Fortlaufend
Optional
Geplant
Wiederholt anwendbar