Instructions: Atelier d'évaluation
Un atelier d'évaluation consiste à rassembler les parties prenantes d'un projet pour une session intensive et en profondeur. Ces instructions expliquent comment en programmer et en mener un.
Relations
Description principale
Objet
  • Mettre face à face les responsables de processus et les parties prenantes du projet.
  • Faire une liste complète des problèmes rencontrés par les parties prenantes.
  • Classer par ordre de priorité les problèmes formulés par les parties prenantes qui ont participé à l'atelier.

Instructions :

Préparer l'atelier

Un atelier d'évaluation consiste à rassembler les parties prenantes d'un projet pour une session intensive et en profondeur. En général, un atelier d'évaluation dure entre une demi-journée et une journée entière.

Le responsable de processus prépare une présentation de l'approche qui sera utilisée pour mettre en oeuvre le processus. Cette présentation devrait durer entre une et trois heures, selon les connaissances du public.

Demandez à un représentant de l'organisation de développement de préparer une présentation sur l'organisation du développement. Cette présentation ne devrait pas durer plus d'une heure et couvrir des sujets comme la structure organisationnelle, le nombre de personnes, la compétence et l'expérience de ces personnes, les objectifs métier ainsi qu'une brève description des projets. La présentation devrait aussi aborder les raisons sous-jacentes à la décision de l'organisation de changer les processus et les outils, comme les problèmes, changer le contexte du métier, et ainsi de suite.

Remarque : Un atelier d'évaluation est un moyen parmi tant d'autres de rassembler des informations sur une organisation. Il doit être accompagné d'autres méthodes de collecte d'informations.

Qui devrait y participer

Un responsable de processus devrait jouer le rôle du faciliteur. En général, il vaut mieux que le faciliteur ne fasse pas partie de l'organisation de développement. Il est plus simple, voire même essentiel, pour une personne externe, de donner de nouvelles perspectives et de poser les questions provocantes nécessaires pour mettre en avant les problèmes sous-jacents. Le fait de changer le processus du développement d'application étant souvent lourd d'un point de vue politique, il est essentiel que le faciliteur soit respecté par toutes les parties et considéré comme juste et impartial.

Le nombre de participants doit être entre trois et huit, le faciliteur inclus. L'atelier d'évaluation doit inclure des représentants des différents services de l'organisation pour donner l'image la plus juste possible de son état actuel. Invitez des gens différents de manière à couvrir le plus de services possibles, comme :

  • Les chefs de projet
  • Les architectes logiciel
  • Des analystes expérimentés
  • Des développeurs expérimentés
  • Des testeurs expérimentés
  • Le responsable du service développement

Les changements apportés au processus de génie logiciel affecteront de nombreuses personnes dans l'organisation du développement d'application. Beaucoup voudront donc être impliquées. Le point positif est que la participation va souvent de pair avec le soutien. Cependant, il faut résister au fait de faire participer plus de personnes à l'atelier. Si le nombre de participants est trop important, l'atelier est plus difficile, voire impossible à gérer. Vous pouvez proposer en revanche à chaque équipe d'élire un représentant pour l'atelier, ou faire plusieurs ateliers, un pour chaque équipe. Le but de l'atelier est de rassembler des informations, pas de prendre des décisions. Tant que les gens pensent que leurs intérêts sont représentés de manière adéquate, ils encouragent généralement le processus.

Avant l'atelier

Le faciliteur doit faire accepter l'idée de l'atelier à ceux qui doivent y participer, et, par la même occasion, établir le groupe qui y participera. Il faut donner aux participants des éléments préparatoires à consulter avant leur arrivée. Le responsable de processus doit être particulièrement bien préparé. Les éléments préparatoires devraient notamment inclure un ordre du jour de l'atelier indiquant la portée de l'atelier ainsi que les objectifs devant être revus par chaque participant. Cela permettra d'identifier les problèmes possibles et les ordres du jour dissimulés avant le début de l'atelier.

Le faciliteur ou le responsable de processus doit avoir accès à des éléments comme des descriptions de l'organisation de développement et du processus existant.

Animer l'atelier

Le faciliteur anime l'atelier, il doit donc :

  • Donner à chacun l'occasion de parler. C'est essentiel pour que l'atelier soit perçu comme juste et impartial.
  • Maintenir le cap de la session. Ces ateliers tournent souvent à la session de réclamations. Identifier les problèmes, mais ne pas s'attarder dessus. Une fois qu'un problème a été identifié, aller de l'avant.
  • Regrouper des questions.
  • Regrouper des solutions.
  • Résumer la session et travailler sur les conclusions.

L'ordre du jour classique pour un atelier de préparation devrait inclure :

  • Une présentation de l'organisation de développement par un de ses représentants senior.
  • Une présentation de l'approche d'évaluation par un responsable de processus.
  • L'identification des zones à problèmes. Une session de brainstorming pour identifier tous les problèmes de l'organisation de développement. Voir Instructions : Brainstorming et regroupement des idées pour obtenir des informations sur l'organisation d'une session de brainstorming. Assurez-vous que chaque partie de l'organisation de développement est couverte.
  • Le classement des zones problématiques. Faites un classement des différentes zones problématiques. Pensez à utiliser les Diagrammes de Pareto.
  • L'identification des causes racines des problèmes. Dans ce contexte, des diagrammes causes-effets pourront vous être utiles. Veillez à ne pas passer trop de temps à identifier les causes racines car le but premier de l'atelier d'évaluation est de découvrir les problèmes visibles. La collection d'informations continuelles et la post-analyse du responsable de processus auront pour but de découvrir les causes racines.
  • Un résumé des problèmes. Le faciliteur fait un compte-rendu de la réunion et de ce qui en est ressorti. Donnez aux participants la possibilité de dire s'ils sont d'accord ou non ou s'ils ont quelque chose à ajouter ou à enlever.
  • L'identification de deux ou trois projets où les problèmes peuvent être étudiés plus en détail.
  • L'identification de personnes auxquelles soumettre les questionnaires d'évaluation.
  • Un planning des tâches d'évaluation restantes. Si possible, fixez les dates des entretiens et des futurs ateliers.

Faciliter la communication

Un atelier d'évaluation porte sur la communication entre les gens. Pour que chacun se comprenne mieux, vous devez avoir la même compréhension du processus de développement d'application. Si l'organisation de développement connaît le Rational Unified Process (RUP), vous pourriez utiliser les disciplines comme un guide permettant de couvrir toutes les zones du processus de développement. Toutefois, si l'organisation utilise déjà un autre processus et que les participants ne maîtrisent pas bien le RUP, le responsable de processus devrait utiliser le processus de développement du client pour l'atelier d'évaluation et pour les entretiens. De cette façon les participants s'expriment plus facilement et vous ne perdez pas de temps à enseigner le RUP pendant l'atelier.

Un autre processus de développement est le standard ISO/IEC 12207, qui est décrit comme des activités et organisé de la manière suivante :

  • Implémentation du processus
  • Analyse des exigences du système
  • Conception architecturale du système
  • Analyse des exigences du logiciel
  • Conception architecturale du logiciel
  • Conception détaillée du logiciel
  • Codage et test du logiciel
  • Intégration du logiciel
  • Test de qualification du logiciel
  • Intégration de système
  • Test de qualification du système
  • Installation des logiciels
  • Prise en charge du logiciel

Consolider les résultats

Après l'atelier d'évaluation, le faciliteur, en collaboration avec les responsables de processus, doit consacrer du temps à synthétiser les aboutissants de la réunion et rassembler les informations sous une forme présentable. Les conclusions doivent être le produit des personnes ayant participé à l'atelier, et non pas celle du faciliteur.

L'organisation doit elle aussi revendiquer la possession des conclusions afin qu'un progrès soit possible. Ils doivent se mettre d'accord sur les problèmes à résoudre et les exprimer de manière neutre. Le but de l'évaluation est d'identifier les zones ayant besoin d'être améliorées, pas de critiquer ou d'accuser les individus.