Instructions: Vision métier
Une vision métier permet de comprendre quels devraient être les objectifs d'une organisation. Ces instructions expliquent comment développer une vision métier et comment l'améliorer au fil du temps.
Relations
Description principale

Explication

Pour l'organisation, appelée organisation cible, dans laquelle un système doit être déployé, une vision métier est censée être modifiable, car la compréhension de ce que devraient être les objectifs et de ce que sont les changements potentiels évolue. Toutefois, les changements doivent s'effectuer lentement et, en principe, uniquement au cours de la portion précédente du cycle de vie.

Nous vous suggérons d'exprimer les objectifs en termes de cas d'utilisation métier, de travailleurs métier et d'entités métier lorsque ces derniers sont développés, afin de percevoir la manière dont la vision métier est réalisée. La description de l'objectif doit comporter les éléments suivants :

  • Les noms et descriptions des cas d'utilisation métier de l'organisation cible nouveaux ou changés.
  • Une vue d'ensemble et de brèves descriptions des cas d'utilisation métier futurs, en mettant l'accent sur leurs différences avec les cas actuels. Pour chacun de ces cas d'utilisation métier, nommez le client, le fournisseur ou tout autre type de partenaire, ainsi que l'entrée, les tâches et le produit résultant. Ces descriptions n'ont pas besoin d'être détaillées ni complètes ; leur objectif est de stimuler la discussion entre les cadres dirigeants, les employés et les clients. De plus, elles doivent présenter la philosophie du métier et ses objectifs en termes simples et directs.
  • Des propriétés et des objectifs mesurables pour chaque cas d'utilisation métier, comme le coût, la qualité, le cycle de vie, le délai de mise en oeuvre et la satisfaction du client. Chaque objectif doit être lié à la stratégie métier, et sa description doit indiquer en quoi il soutient cette stratégie.
  • Une spécification des technologies qui seront utilisées pour les cas d'utilisation métier, en se concentrant tout particulièrement sur la technologie de l'information.
  • Une liste des scénarios futurs éventuels. Dans la mesure du possible, la spécification doit anticiper dans quelle mesure les cas d'utilisation métier devront changer dans les années à venir du fait de nouvelles technologies, de nouvelles interfaces dans l'environnement, et d'autres types de ressources.
  • Une liste de facteurs de réussite fondamentaux ; c'est-à-dire, des facteurs primordiaux pour une implémentation réussie de la vision métier.
  • Une description des risques à gérer pour la réussite de l'effort de modélisation.  

Recherche des domaines d'amélioration

Cette section vous suggère un certain nombre de questions à vous poser afin d'identifier les domaines dans lesquels l'organisation cible peut bénéficier d'une amélioration métier.

Examinez chaque cas d'utilisation métier et posez-vous les questions suivantes :

Gardez trois principes à l'esprit lorsque vous décidez d'améliorer un métier :

  • Privilégiez toujours les besoins du client.
  • Concentrez-vous sur le coeur de métier et externalisez les tâches que le métier n'effectue pas correctement.
  • Ne vous accrochez pas à la première idée venue ; il existe toujours différents moyens d'améliorer un métier ou de résoudre un problème.
La structure de l'organisation peut-elle être améliorée ?

Il existe plusieurs moyens d'améliorer un métier. Votre manière d'organiser les personnes qui travaillent sur les processus métier constitue un aspect important. Les instructions suivantes sont recommandées :

  • Construisez des équipes aux compétences multiples pour la prise en charge des cas d'utilisation métier centraux.
  • Réduisez le nombre des travailleurs métier impliqués dans chaque cas d'utilisation métier. Ce procédé permet de limiter les coûts, le nombre de transferts et les malentendus.
  • Donnez plus de responsabilités aux travailleurs métier. Ainsi, ils n'attendront pas les décisions des autres. Si nécessaire, ils peuvent changer leur mode de travail.

Pour simplifier un cas d'utilisation métier, il faut avant tout créer des équipes qui disposent des compétences et responsabilités nécessaires.

Des travaux inutiles sont-ils réalisés ?

Identifiez les travaux inutiles en recherchant des tâches telles que :

  • l'écriture de rapports que personne ne lit
  • le stockage d'informations jamais utilisées
  • l'envoi d'informations à des personnes qui ne les lisent jamais
  • l'approbation de résultats sans aucune motivation

Eliminez ces tâches dès que vous le pouvez.

Un travail identique ou semblable est-il réalisé à différents endroits ?

Vous souhaitez éviter de réaliser le même travail plusieurs fois au sein du même métier. Vous savez qu'un même travail est réalisé à différents endroits dans les situations suivantes :

  • Un travail est refait, soit parce que les travailleurs se méfient des résultats, soit parce qu'ils ne savent pas ce qui a été effectué auparavant.
  • Les résultats sont vérifiés et approuvés plusieurs fois.
  • Des informations identiques ou semblables sont stockées à différents endroits (par exemple, deux bases de données semblables).

Pour éviter ces situations, changez votre manière de procéder en suivant l'une ou plusieurs de ces méthodes :

  • Instaurez un regain de confiance envers les résultats grâce à leur publication officielle.
  • Formez vos employés sur le mode de fonctionnement du métier.
  • Combinez des tâches semblables en une seule.
  • Collectez les informations en un seul endroit.
Le temps pose-t-il problème ?

Le délai de mise en oeuvre, ou de cycle de vie, peut poser problème même lorsque tout fonctionne bien. Pour identifier les domaines où le temps pose problème, analysez la durée du temps passé dans chaque cas d'utilisation métier. Identifiez la relation entre le temps de production, le temps d'attente et le temps de transfert.

Changez le métier en effectuant l'une ou plusieurs des actions suivantes :

  • Changez l'ordre des tâches pour les exécuter en parallèle.
  • Attribuez plusieurs tâches à un seul travailleur métier.
  • Simplifiez les interfaces entre les travailleurs métier, à l'aide de formulaires prédéfinis et de canevas.
  • Réduisez le temps d'attente. Simplifiez l'enchaînement d'activités. Ne laissez la place à aucun attentisme.
  • Donnez plus de responsabilités aux employés pour les dissuader d'attendre les décisions des autres.
  • Améliorez l'environnement de travail. Vérifiez les outils à disposition. Vérifiez que vous n'utilisez pas un vieux copieur pour produire la documentation. Envisagez d'en acheter un nouveau ou d'externaliser la copie.
  • Réduisez le temps d'attente en combinant plusieurs tâches en une seule.
  • Réduisez au minimum le temps de circulation d'informations ou de documentation entre les personnes en améliorant la communication ; utilisez par exemple des supports électroniques.
  • Automatisez ou mécanisez des tâches humaines.
Les coûts posent-ils problème ?

La réduction du nombre de personnes impliquées est une manière de diminuer les coûts. Certes, vous devez également essayer de rendre les tâches moins chères, mais la réduction des délais est souvent le meilleur moyen de diminuer les coûts. Attention : la diminution des coûts entraîne souvent des effets négatifs sur la qualité des résultats du métier.

De nombreuses erreurs se produisent-elles ?

Si de nombreuses erreurs se produisent dans le métier ou dans les résultats produits par le métier, envisagez d'effectuer les actions suivantes :

  • Localisez la source de l'erreur et empêchez-la de se reproduire.
  • Réduisez au minimum le nombre de transferts.
  • Améliorez les interfaces métier internes. Clarifiez les responsabilités.
  • Conduisez une revue supplémentaire.
  • Utilisez des formulaires et des canevas.
  • Ecrivez de manière simple.
  • Simplifiez les tâches.
  • Simplifiez les instructions, les formulaires, les canevas, etc.
Les relations avec les fournisseurs et les partenaires posent-elles problème ?

La longueur des délais de mise en oeuvre, l'attente, les erreurs de commande et l'exécution des mauvaises opérations sont des exemples de problèmes observés dans les relations avec les fournisseurs et partenaires externes. Envisagez d'effectuer les actions suivantes pour supprimer ces problèmes :

  • Simplifiez la communication. Désignez un responsable de communication.
  • Collaborez plus étroitement avec les partenaires ou les fournisseurs.
  • Diminuez le nombre de partenaires ou de fournisseurs.
  • Au lieu de rechercher un fournisseur, envisagez d'internaliser.
La technologie de l'information peut-elle contribuer à améliorer le métier ?

Nous vous recommandons de regarder de plus près la manière dont les technologies peuvent changer le métier et chaque processus métier. Cette analyse va souvent de pair avec la Tâche : Définir des exigences d'automatisation.

Une organisation cible nouvelle ou entièrement restructurée

Cette section vous suggère une liste de sujets de discussion à aborder lorsque vous avez pour mission de restructurer les cas d'utilisation d'un métier existant ou d'en ajouter de nouveaux, afin d'effectuer une réingénierie métier ou une création métier :

Examen de l'organisation cible et de ses frontières

Lorsque vous êtes prêts à développer une vision du nouveau métier, nous vous recommandons de commencer par définir l'ensemble du métier (tous les cas d'utilisation métier et tous les acteurs métier). L'objectif est d'identifier les changements et améliorations qui affectent la répartition des responsabilités entre les acteurs métier et les cas d'utilisation métier. Pour cela, vous serez souvent amené à changer l'interface entre l'organisation cible et les acteurs métier, en déplaçant des tâches d'un cas d'utilisation métier à un autre, ou même en supprimant et fusionnant des cas d'utilisation métier.

Examen de chaque cas d'utilisation métier

Une fois que vous avez décidé sur quels cas d'utilisation métier vous concentrer, nous vous recommandons de suivre la méthode structurée de Davenport [DVP93] concernant le développement d'une vision. Cette méthode appelle à organiser une série d'ateliers, chacun étant axé sur un sujet particulier.

Examinez :

Posez-vous la question suivante :

Résultat :

Chaque cas d'utilisation métier passé en priorité

Comment pouvons-nous procéder différemment ?

Des idées sur les cas d'utilisation métier à changer et sur le type de changement souhaité.

Chaque cas d'utilisation métier

Comment fonctionnera-t-il ?

Des idées et suggestions sur le changement des caractéristiques suivantes des cas d'utilisation métier :

  • L'entrée au cas d'utilisation.
  • La sortie du cas d'utilisation.
  • L'enchaînement d'activités du cas d'utilisation métier.
  • L'organisation exigée par le cas d'utilisation métier.
  • La technologie exigée par le cas d'utilisation métier.

Chaque cas d'utilisation métier

Quel sera son degré de bon fonctionnement ?

De nouvelles mesures et unités de mesure de performances pour le cas d'utilisation métier.

Chaque cas d'utilisation métier

Qu'est-ce qui doit bien fonctionner ?

Des facteurs de réussite fondamentaux, tels que les hommes, la technologie et les produits.

Les facteurs de réussite fondamentaux

Qu'est-ce qui est susceptible de mal fonctionner ?

Des facteurs de risque et des barrières potentielles à l'implémentation de la vision métier, tels que les facteurs liés à l'attribution des ressources, à l'organisation, à la culture, aux techniques et aux produits ; les marchés et les environnements ; les coûts.


Facteurs de réussite fondamentaux

Les facteurs de réussite fondamentaux sont les facteurs essentiels à la réussite du projet d'ingénierie métier. [JAC94] classe les facteurs de réussite selon les catégories suivantes :

  • Motivation
  • Leadership
  • Propriété de l'ensemble de l'organisation
  • Vision
  • Ciblage
  • Bonne définition des rôles
  • Tangibilité des produits
  • Support technologique
  • Conseils d'experts
  • Prise de risque
Facteurs de risque

Selon [JAC94], les risques liés à l'ingénierie métier sont plus ou moins divisés en deux catégories : ceux qui sont associés au processus de changement et ceux qui sont associés à la technologie utilisée. [DVP93] classe les risques selon cinq catégories :

  • Attribution des ressources
  • Risques d'ordre organisationnel et culturel
  • Risques d'ordre technique
  • Facteurs liés aux produits
  • Marché et environnement

Relation entre la vision métier et les artefacts de vision subordonnés

Si l'objectif de l'effort de modélisation métier est d'améliorer l'efficience et l'efficacité du métier grâce à une restructuration, impliquant peut-être une automatisation, vous pouvez identifier des systèmes, travailleurs et entités métier nouveaux et changés dans les futurs modèles. Les travailleurs métier automatisés peuvent être des systèmes complets, et feront l'objet d'un effort de développement à part, à l'aide de techniques de génie logiciel ou système.

Au terme de l'effort de modélisation métier, par le biais des réalisations de cas d'utilisation, vous aurez identifié les services et interfaces que les travailleurs métier devront prendre en charge - et aurez peut-être fait dériver un ensemble de cas d'utilisation subordonnés. L'examen des objectifs métier aura également conduit à la découverte d'exigences non fonctionnelles et de qualité de service pour les systèmes de travailleurs métier nouveaux ou changés.

Ces exigences souhaitées en termes de capacités, de responsabilités, de qualités et d'interface peuvent être résumées dans un artefact de vision pour le travailleur métier automatisé. Le groupe constitué par cette vision, les cas d'utilisation subordonnés, les spécifications de service et d'interface et les exigences de qualité forme l'ensemble initial d'artefacts moteur pour le projet de développement subordonné.