Programmation d'une réunion de revue de l'approbation du projet
La première étape consiste à identifier les personnes devant participer au processus d'approbation du projet et
programmer une réunion afin qu'ils revoient ensemble la proposition de projet. La plupart des organisations possèdent
un comité de gestion permanent qui prend ces décisions. Ce comité inclut généralement des représentants des domaines
techniques, financiers, marketing et des ventes de l'activité.
Une fois que les participants à la réunion de revue d'approbation du projet ont été identifiés, définir une date/heure
à laquelle se tiendra la réunion. Accordez aux participants un délai suffisant pour leur permettre d'étudier les
supports documentaires qui serviront de base à la décision d'approbation.
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Distribution des supports documentaires
Avant la réunion, distribuez aux réviseurs les documents relatifs au projet. Assurez-vous qu'ils sont envoyés
suffisamment tôt avant la réunion de revue d'approbation du projet, afin de donner aux réviseurs le délai nécessaire
pour les examiner. Vous devez présenter au moins les produits suivants :
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La vision
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L'étude de rentabilité
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La liste de risques
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Organiser une réunion de revue d'approbation du projet
Pendant la réunion, les réviseurs évaluent les mérites du projet proposé. L'objectif est que le groupe atteigne un
consensus afin de déterminer si le projet doit être mis en oeuvre. Considérer les éléments suivants :
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Les avantages du produit pour le client
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Les avantages commerciaux internes du produit
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Les avantages techniques du produit
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Les coûts du projet peuvent-ils être assurés ?
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Le retour sur investissement est-il approprié ?
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Les ressources requises sont-elles disponibles ou peuvent-elles être acquises ?
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Les premiers engagements du projet (phase de création) peuvent-ils être atteints ?
A la fin de la réunion, les réviseurs doivent décider s'ils approuvent le plan. Les décisions possibles sont les
suivantes :
Approuvé
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Le projet continuera comme prévu. Au minimum, des fonds et des ressources seront mis à disposition pour les
activités de la phase de création initial.
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Refusé
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Ce projet ne possède pas assez d'atout pour être mis en oeuvre.
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Report de la décision
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Il est nécessaire d'obtenir plus d'informations ou d'effectuer une enquête plus poussée avant de pouvoir
prendre une décision d'approbation.
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Enregistrement de la décision
A la fin de la réunion, un dossier de revue est effectué afin de consigner toutes les discussions ou mesures à prendre
importantes, et d'enregistrer le résultat de la revue de planification du projet. Si le résultat est "report de la
décision", une nouvelle réunion de revue de l'approbation du projet doit être programmée à une date ultérieure.
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