Tâche: Revue d'approbation du projet
Cette tâche décrit comment déterminer si, du point de vue commercial, ce projet justifie un investissement ou non.
Disciplines: Gestion de projet
Relations
RôlesExécutant principal: Exécutant supplémentaires:
EntréesObligatoire: Facultatif:
Sorties
Utilisation des processus
Description principale

La revue d'approbation du projet est un obstacle important qu'un nouveau projet doit surmonter. Lors de cette revue, les cadres supérieurs ou exécutifs détermineront s'il existe suffisamment de justifications techniques et économiques pour mener ce projet à bien.

Etapes
Programmation d'une réunion de revue de l'approbation du projet

La première étape consiste à identifier les personnes devant participer au processus d'approbation du projet et programmer une réunion afin qu'ils revoient ensemble la proposition de projet. La plupart des organisations possèdent un comité de gestion permanent qui prend ces décisions. Ce comité inclut généralement des représentants des domaines techniques, financiers, marketing et des ventes de l'activité.

Une fois que les participants à la réunion de revue d'approbation du projet ont été identifiés, définir une date/heure à laquelle se tiendra la réunion. Accordez aux participants un délai suffisant pour leur permettre d'étudier les supports documentaires qui serviront de base à la décision d'approbation.

Distribution des supports documentaires

Avant la réunion, distribuez aux réviseurs les documents relatifs au projet. Assurez-vous qu'ils sont envoyés suffisamment tôt avant la réunion de revue d'approbation du projet, afin de donner aux réviseurs le délai nécessaire pour les examiner. Vous devez présenter au moins les produits suivants :

  • La vision
  • L'étude de rentabilité
  • La liste de risques
Organiser une réunion de revue d'approbation du projet

Pendant la réunion, les réviseurs évaluent les mérites du projet proposé. L'objectif est que le groupe atteigne un consensus afin de déterminer si le projet doit être mis en oeuvre. Considérer les éléments suivants :

  • Les avantages du produit pour le client
  • Les avantages commerciaux internes du produit
  • Les avantages techniques du produit
  • Les coûts du projet peuvent-ils être assurés ?
  • Le retour sur investissement est-il approprié ?
  • Les ressources requises sont-elles disponibles ou peuvent-elles être acquises ?
  • Les premiers engagements du projet (phase de création) peuvent-ils être atteints ?

A la fin de la réunion, les réviseurs doivent décider s'ils approuvent le plan. Les décisions possibles sont les suivantes :

Approuvé  Le projet continuera comme prévu. Au minimum, des fonds et des ressources seront mis à disposition pour les activités de la phase de création initial. 
Refusé  Ce projet ne possède pas assez d'atout pour être mis en oeuvre. 
Report de la décision  Il est nécessaire d'obtenir plus d'informations ou d'effectuer une enquête plus poussée avant de pouvoir prendre une décision d'approbation. 
Enregistrement de la décision

A la fin de la réunion, un dossier de revue est effectué afin de consigner toutes les discussions ou mesures à prendre importantes, et d'enregistrer le résultat de la revue de planification du projet. Si le résultat est "report de la décision", une nouvelle réunion de revue de l'approbation du projet doit être programmée à une date ultérieure.