Planificar la reunión de revisión de aprobación del proyecto
El primer paso es identificar a aquellas personas que deben participar en el proceso de aprobación del proyecto y
planificar una hora para que se reúnan para revisar la propuesta del proyecto. La mayoría de organizaciones tienen un
comité fijo de gestión que toma estas decisiones. Normalmente, este comité incluirá representantes de las áreas
técnica, financiera, de marketing y de ventas de la empresa.
Una vez identificados los participantes en la reunión de revisión de aprobación del proyecto, establezca una fecha/hora
para celebrar la reunión. Es importante que proporcione suficiente tiempo de acción para que los participantes puedan
revisar los materiales del proyecto que se utilizarán como base en la decisión de aprobación.
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Distribuir los materiales de la reunión
Antes de la reunión, distribuya los materiales del proyecto a los revisores. Asegúrese de que estos materiales se
envían con tiempo suficiente antes de la reunión de revisión de aprobación del proyecto para que los revisores puedan
revisarlos. El conjunto mínimo de productos de trabajo que se deben presentar a revisión es:
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Visión
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Caso de negocio
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Lista de riesgos
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Realizar la reunión de revisión de aprobación del proyecto
Durante la reunión, los revisores valoran los méritos del proyecto propuesto. El objetivo es que el grupo alcance una
decisión de consenso sobre si se debe continuar con el proyecto o no. Tenga en cuenta lo siguiente:
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Ventajas para el cliente proporcionadas por el producto
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Ventajas internas para la empresa proporcionadas por el producto
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Ventajas técnicas proporcionadas por el producto
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¿Se pueden permitir los costes del proyecto?
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¿Existe un rendimiento de capital invertido (ROI) adecuado?
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¿Están disponibles los recursos necesarios o se pueden adquirir?
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¿Se pueden alcanzar los primeros compromisos del proyecto (fase inicial)?
Al final de la reunión, los revisores deben tomar sus decisiones de aprobación. El resultado puede ser uno de los
siguientes:
Aprobado
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El proyecto puede continuar. Como mínimo, se proporcionarán los fondos y los recursos necesarios para las
actividades de la fase inicial.
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No aprobado
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No existe mérito suficiente para continuar con este proyecto
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Decisión diferida
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Se necesita más información o más investigación antes de que se pueda tomar una decisión de aprobación.
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Registrar la decisión
Al final de la reunión, se completa un registro de revisión donde se capturan los asuntos tratados y las discusiones
más importantes, y se registra el resultado de la revisión de aprobación del proyecto. Si el resultado es de "decisión
diferida", se debe planificar una reunión de revisión de aprobación del proyecto de seguimiento para una fecha
posterior.
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