Tarea: Definir los procesos de supervisión y control
En esta tarea se describe cómo establecer indicadores de proyecto, procedimientos de informe de estado y mecanismos de acción correctiva.
Disciplinas: Gestión de proyectos
Objetivo

El objetivo es definir la información y los procesos que se utilizarán para supervisar y controlar el progreso, la calidad y los riesgos del proyecto.

Relaciones
Pasos
Definir los indicadores del proyecto

Los "indicadores" del proyecto son fragmentos de información del proyecto que ofrecen un imagen sobre la salud del progreso del proyecto respecto al plan de desarrollo de software. Normalmente un gestor de proyectos se ocupará de los indicadores que afectan al ámbito de trabajo, presupuesto, calidad y riesgos del proyecto. A medida que progresa un proyecto, el gestor de proyectos supervisará estos indicadores y promoverá acciones correctivas cuando se excedan las condiciones de desencadenante predefinidas (consulte el apartado Definir umbrales de procedimiento para la acción correctiva). Entre los indicadores del proyecto se incluyen los siguientes:

  • Gasto total respecto al presupuesto
  • Ámbito revisado (trabajo realizado + estimaciones de finalización) respecto al ámbito planificado
  • Densidad de defectos respecto a los objetivos de calidad
  • Indicadores de riesgo (situaciones que indican que se está produciendo un riesgo)

La definición de estos indicadores se basa en el presupuesto, los objetivos de calidad y la planificación del proyecto (que se detallan en el plan de desarrollo de software) y se captura en el plan de medidas y en el plan de gestión de riesgos del proyecto.

Definir fuentes para los indicadores del proyecto

En la mayoría de casos, los indicadores del proyecto serán medidas consolidadas del proyecto calculadas a partir de métricas primitivas más granulares que el equipo del proyecto notifica de forma periódica. La forma en que estas métricas primitivas deben capturarse y el proceso que debe utilizarse para calcular los indicadores del proyecto se definen en el plan de medidas del proyecto.

Otros indicadores (especialmente los indicadores de riesgo) pueden ser simplemente el estado de si una determinada situación se ha producido o no. Para estos casos, tan sólo hay que identificar la fuente de la información sobre el estado del indicador.

La Sección 4.4 Supervisión y control del proyecto del plan de desarrollo de software debe incluir una descripción breve de los indicadores del proyecto que se utilizarán en el proyecto. Tenga en cuenta que en esta sección del SDP hay varias subsecciones que describen cómo controlar la planificación, el presupuesto y la calidad del proyecto. El control de los requisitos del proyecto se trata separadamente en el plan de gestión de requisitos.

Definir el procedimiento para el informe de estado del equipo

Una vez que se han definido las métricas primitivas y los indicadores del proyecto, debe definir el procedimiento y la frecuencia con que los miembros del equipo del proyecto deben informar sobre su estado. Este procedimiento debe describir el proceso para reservar tiempo para las actividades, notificar la finalización de las tareas, lograr los objetivos del proyecto y notificar los problemas. Para garantizar un flujo uniforme de información, normalmente las plantillas estándar se definen para fichas de control e informes de estado de los miembros del equipo.

Este procedimiento se documenta en la Sección 4.4.5 Plan de informe del plan de desarrollo de software.

Definir umbrales de procedimiento para la acción correctiva

Con el fin de mantener un control eficaz del proyecto, el gestor de proyectos define valores/condiciones de umbral (o de desencadenante) para cada uno de los indicadores del proyecto definidos. Estas condiciones de umbral se registran en las secciones correspondientes de la Sección 4.4 Supervisión y control del proyecto del plan de desarrollo de software.

Cuando se sobrepasen estos umbrales, el gestor de proyectos debe llevar a cabo acciones correctivas para volver a situar el proyecto en la dirección correcta. Según la gravedad de la condición, es posible que el gestor de proyectos pueda resolver la situación dentro de su autoridad (emitiendo pedidos de trabajo apropiados). Si la situación se escapa de la autoridad del gestor de proyectos, éste deberá emitir una solicitud de cambio y activar el proceso de control de cambios del proyecto.

Definir el procedimiento para el informe de estado del proyecto

La Sección 4.4.5 Plan de informe del plan de desarrollo de software también debe describir la frecuencia y el procedimiento para que el gestor de proyectos informe del progreso del proyecto a la autoridad de revisión de proyectos (emitiendo una valoración de estado). Este procedimiento describe cuándo y dónde se realizarán las revisiones de la PRA planificadas y no planificadas, y qué información debe incluirse en la valoración de estado. El gestor de proyectos utilizará la lista de problemas para realizar un registro y un seguimiento continuados de los problemas (que no están sujetos a ningún otro instrumento de control de la gestión, como por ejemplo la solicitud de cambio o la lista de riesgos) en los períodos comprendidos entre la producción de valoraciones de estado.