Tarea: Prepararse para el cierre del proyecto
En esta tarea se describe cómo completar las formalidades asociadas con la aceptación y cierre del proyecto, reasignar el personal del proyecto y transferir otros recursos del proyecto.
Disciplinas: Gestión de proyectos
Relaciones
Descripción principal

La preparación para el cierre del proyecto tiene lugar después de la entrega final del software en la fase de transición. Se espera que no quede ningún problema que pueda impedir la aceptación formal y que las cuestiones que puedan quedar pendientes se documenten y se entreguen para su resolución al cliente u otra organización de mantenimiento. Se preparará una valoración de estado final para la revisión de la aceptación del proyecto, si tiene una. El cliente debe reconocer que todos los entregables: producto, documentación, entorno de soporte, etc. y las tareas, como por ejemplo de instalación y formación, se han completado de acuerdo con el contrato y sus planes de soporte. Si el cliente no da esta aceptación, es posible que tenga que realizar otra iteración para resolver los problemas que bloquean la aceptación.

Pasos
Actualizar el plan de cierre del proyecto y planificar actividades

El esquema de las tareas necesarias ya existe en la sección Plan de cierre del proyecto del plan de desarrollo de software. Este plan de cierre se preparó al principio del proyecto y probablemente necesite actualizarse en este momento. El gestor de proyectos debe asegurarse de que se construye una planificación formal de las tareas de terminación del proyecto, que debe acordarse con el cliente y la propia organización del proyecto. Esta planificación debe capturarse en el plan de desarrollo de software.

Planificar auditorías de configuración final

El gestor de proyectos planifica la realización de auditorías de configuración funcional y física finales. Para hacerlo formalmente, utilice el apartado: Realizar la auditoría de configuración .

Realizar una revisión posmortem del proyecto

Se realiza una revisión posmortem para determinar si el proyecto está preparado para la aceptación formal final por parte del cliente y para el cierre subsiguiente. La valoración de la iteración correspondiente a la iteración anterior y la lista de problemas se revisan para asegurar que se entienden los problemas residuales y para tener un propietario en la organización de soporte y mantenimiento. Si ha habido una prueba de aceptación formal, se debe revisar el estado de los resultados y de las acciones correctivas para asegurar que no entran problemas graves en la revisión formal de la aceptación del proyecto. Se debe examinar el estado de la disciplina de despliegue para asegurar que la instalación, formación y transición se han completado, o que las tareas restantes pueden completarse sin perjuicio para la aceptación. El gestor de proyectos produce una valoración de estado que captura los resultados de la revisión posmortem y de la auditoría de configuración para preparar la revisión de la aceptación del proyecto.

Completar los asuntos a tratar para la aceptación

Es posible que después de la revisión de la aceptación del proyecto queden algunas acciones pendientes y que la aceptación dependa de su finalización. El gestor de proyectos inicia el trabajo para resolver estos asuntos.

Cerrar el proyecto

El gestor de proyectos se encarga de las tareas administrativas pendientes para la terminación del proyecto. Estas tareas incluyen:

  • Garantizar que el proyecto se ha aceptado formalmente: el contrato y el plan de aceptación del producto describirán los requisitos. Al final, lo que en realidad se necesita es un acuerdo firmado del cliente donde se indique que se han realizado todas las entregas contratadas, que se han cumplido los requisitos contratados y que éstos se aceptan en propiedad por parte del cliente; todas las tareas contratadas (incluida la prueba de aceptación, si la hay) se han completado satisfactoriamente; y que el cliente asume toda la responsabilidad posterior (exceptuando la garantía y las reclamaciones de defectos latentes) de los productos y de los problemas y acciones residuales asociados a ellos.
  • Liquidar las cuestiones financieras del proyecto, asegurándose que se han recibido todos los pagos y que se ha pagado a todos los proveedores y subcontratistas. La política organizativa u otro requisito normativo también puede requerir un proceso de auditoría más formal en la terminación del proyecto que incluya las finanzas del proyecto, el proceso presupuestario y los activos.
  • Archivar toda la documentación y todos los registros del proyecto.
  • Transferir los activos de entorno y hardware restantes (no entregables) a la agrupación de activos de la organización a la que pertenecen.
  • Transferir las medidas del proyecto a la base de datos histórica corporativa.
  • Reasignar el personal restante del proyecto; si es posible, esta tarea no debe realizarse de forma brusca. La mayoría de proyectos pueden acomodar una disminución gradual de los niveles de personal que permite realizar una transición más suave del personal a otros proyectos. El gestor de proyectos debe garantizar que los conocimientos y las responsabilidades del proyecto del personal saliente se han transferido al personal que se queda. También deben realizarse revisiones de rendimiento del personal cuando se realiza su transferencia.