Tarea: Revisión de los objetivos del ciclo de vida
En esta tarea se describe cómo revisar el estado del proyecto al final de una fase y determinar si el proyecto debe ir a la fase siguiente.
Disciplinas: Gestión de proyectos
Relaciones
RolesRealizador principal: Otras actividades adicionales que realiza:
EntradasObligatoria: Opcional:
Salidas
Uso del proceso
Descripción principal

Al final de cada fase se realiza una revisión de los objetivos del ciclo de vida para determinar, una vez finalizada la iteración final de la fase, si el proyecto puede pasar a la fase siguiente. Marca un punto en el que se deben volver a sincronizar las expectativas técnicas y de gestión, pero los problemas a considerar deben estar relacionados principalmente con la gestión del proyecto; los problemas técnicos más importantes deben haberse resuelto con la iteración final (de la fase) y en la posterior Tarea: Prepararse para el cierre de la fase.

Se realiza una revisión para cada uno de los objetivos principales, concretamente para:

Cuestiones a tener en cuenta

Las cuestiones a tener en cuenta son, de forma predeterminada, las que se examinan en profundidad en la Valoración de estado, como por ejemplo:

  • ¿el proyecto ha mostrado un progreso adecuado (en la entrega de capacidad, calidad y productos de trabajo planificados) durante toda la fase?
  • ¿es aceptable el perfil de riesgos del proyecto para pasar a la fase siguiente?
  • ¿todos los interesados entienden bien y consideran aceptable el ámbito del proyecto?
  • ¿las líneas base del proyecto están en un estado conocido de acuerdo con las auditorías de configuración?
  • ¿el proyecto ha tenido un comportamiento aceptable por lo que se refiere a coste y planificación?

El caso de negocio, que se actualizó previamente para tener en cuenta los cambios realizados en el ámbito y riesgo, también puede examinarse para revalidar sus presuposiciones y conclusiones, a la luz de los cambios efectuados en el negocio o en el contexto del sistema global del proyecto.

Las consideraciones financieras serán especialmente importantes si el final de la fase también marca el final de un contrato.

Pasos
Planificar la reunión de revisión de los objetivos del ciclo de vida

La reunión para revisar los objetivos del ciclo de vida es una reunión entre uno o varios representantes del cliente, el equipo de gestión del proyecto (el gestor de proyectos más los líderes de equipo de las distintas áreas funcionales del equipo del proyecto) y la autoridad de revisión de proyectos.

Una vez identificados los asistentes de la reunión, establezca una fecha/hora para celebrar la reunión. Es importante que se proporcione suficiente tiempo de acción para que los participantes puedan revisar los materiales que se utilizarán como base en la decisión de aprobación.

Distribuir los materiales de la reunión

Antes de la reunión, distribuya los materiales de la revisión a los revisores. Asegúrese de que estos materiales se envían con tiempo suficiente antes de la reunión para que los revisores puedan revisarlos.

Realizar la reunión de revisión de los objetivos del ciclo de vida

Durante la reunión, los asistentes tratarán principalmente la valoración de estado y el caso de negocio. Consulte el apartado Cuestiones a tener en cuenta.

Al final de la reunión, los revisores deben tomar la decisión de aprobar o no la revisión. Si los temas restantes son pocos y relativamente poco importantes, el cliente puede decidir aceptar el producto con la condición de que se realicen algunas acciones correctivas. En esta situación, el gestor de proyectos puede elegir iniciar una nueva iteración para solucionar los problemas que surgen, dependiendo de su importancia, o simplemente tratar los problemas como una extensión de la iteración final, siendo la diferencia la cantidad de planificación necesaria. Si los resultados de la fase se consideran inaceptables, el gestor de proyectos puede verse obligado a iniciar otra iteración, o bien la resolución del problema puede quitarse de las manos del gestor de proyectos y dejarse para el cliente y la autoridad de revisión de proyectos.

El resultado de la reunión para revisar los objetivos del ciclo de vida puede ser uno de los siguientes:

Fase aceptada  El representante del cliente está de acuerdo en que el proyecto ha cumplido las expectativas de la fase y que puede ir a la fase siguiente.  
Aceptación condicional  El representante del cliente acepta que el proyecto puede ir a la fase siguiente, con la condición de que se lleven a cabo las acciones correctivas especificadas.  
Fase no aceptada  El proyecto no ha logrado cumplir las expectativas de la fase: o bien se planifica otra iteración o bien los diversos interesados recurren al contrato, para redefinir el ámbito o terminar el proyecto.  
Registrar la decisión

Al final de la reunión, se completa un registro de revisión donde se capturan los asuntos tratados y las discusiones más importantes, y se registran los resultados de la revisión de los objetivos del ciclo de vida. Si el resultado es de "no aceptado", se debe planificar provisionalmente una revisión de seguimiento, si se permite la continuación del proyecto. Se establecerá una fecha más firme después de la planificación de la iteración adicional.