Tarea: Organizar la revisión
En esta tarea se describe cómo facilitar el proceso de revisión y garantizar que la revisión se ha llevado a cabo correctamente.
Disciplinas: Gestión de proyectos
Relaciones
Pasos
Planificar las tareas de revisión
Objetivo:  Garantizar que las tareas necesarias se han planificado y organizado correctamente.

La persona que desempeña el rol de Coordinador de revisión inicia esta tarea cuando se han consultado los planes de trabajo del proyecto actual y se ha identificado la necesidad de una revisión.

Los productos de trabajo citados en el apartado "Productos de trabajo de entrada" definen una infraestructura de revisión, y proporcionan orientación e instrucciones sobre cuál debe ser el ámbito general de las revisiones, cuándo se deben ejecutar, cuál es el nivel de formalismo, etc. Puede encontrar instrucciones más detalladas en el plan de medidas, el plan de garantía de calidad, el proceso de desarrollo y las directrices específicas del proyecto.

Existen varios enfoques en la planificación de tareas de revisión: estos enfoques varían según factores como, por ejemplo, la cultura del equipo, la formalidad necesaria del proceso de proyectos y el punto actual en el ciclo vital del proyecto. Algunas de las técnicas generales utilizadas son:

  • Inspección. Una técnica de evaluación formal en la que se examinan en detalle uno o más productos. Las inspecciones se consideran la técnica de revisión más productiva, aunque requieren formación y preparación para que se ejecuten correctamente.
  • Ensayo. Una técnica de evaluación en la que el autor de uno o varios productos "dirige" a uno o varios revisores a través del producto de trabajo. Los revisores plantean preguntas y hacen comentarios sobre la técnica, el estilo, posibles omisiones o errores, la desviación de los estándares establecidos, etc.
  • Lectura previa e Información de retorno. Uno o varios revisores leen el producto de trabajo por separado y toman notas sobre sus observaciones. Cuando los revisores estén listos, pueden reunirse y presentar sus comentarios y preguntas. No obstante, la reunión se puede omitir y que los revisores proporcionen sus comentarios y preguntas al autor por escrito.

Para maximizar la eficacia y minimizar las interrupciones del equipo, planifique las revisiones de forma que los revisores necesarios se tengan que reunir el mínimo de veces, para que puedan revisar el máximo de productos de trabajo posible. Obviamente, se debe mantener una carga de trabajo realista para cada revisión, por lo que tendrá que equilibrar estas necesidades en conflicto según corresponda.

Informar a los asistentes
Objetivo:  Garantizar que los asistentes estén invitados e informados correctamente sobre la revisión.

Es importante avisar a los asistentes con una antelación suficiente sobre la revisión y aconsejarles sobre las expectativas en términos de trabajo preparatorio y su implicación en el propio proceso de revisión. Deje claro a cada asistente qué tipo de interesado representa y, como tal, qué tipo de crítica de revisión e información de retorno se espera de ellos.

Consulte cada una de las tareas de revisión específicas y las directrices incluidas en RUP para determinar los criterios para invitar a los asistentes, el trabajo preparatorio recomendado que deben realizar y las expectativas que se tienen en ellos cuando aceptan asistir a la revisión. Como norma general, tenga en cuenta los siguientes interesados cuando invite a los asistentes a participar en las reuniones de revisión:

  • Los consumidores directos posteriores del producto de trabajo, incluido el personal de prueba y documentación.
  • Los iguales que desempeñan el rol de productor del producto de trabajo que actuarán como expertos de dominio o en la materia.
  • El productor del producto de trabajo.
  • El patrocinador o el propietario del presupuesto.
  • El consumidor o los usuarios del producto final que se realizará a partir de este producto de trabajo.

Es importante encontrar el equilibrio correcto entre incluir los participantes de revisión deseados y mantener la revisión gestionable y productiva. Procure incluir sólo aquellos participantes que contribuyan para alcanzar los objetivos de la revisión. En general, es más productivo realizar varias sesiones de revisión perfectamente delimitadas con un número menor de participantes, que realizar una sola revisión con muchos.

Realizar reuniones de revisión
Objetivo:  Facilitar la revisión de forma que se maximice la productividad de los revisores y se cumplan unos requisitos de calidad definidos.

Aunque cada una de las tareas de revisión y las directrices incluidas en RUP proporcionan directrices específicas y sugerencias sobre cómo realizar cada revisión, las siguientes directrices son útiles en general cuando se realiza una revisión:

  • Dedique siempre un tiempo concreto a realizar la revisión, normalmente en forma de reunión reconocida y repetible, aunque la reunión sea casual o informal.
  • Para aumentar la productividad, solicite a los participantes de la reunión que preparen por su cuenta la información de retorno de las revisiones detalladas antes de la reunión.
  • Compruebe:
    • la calidad de lo que se ha producido hasta el momento, para garantizar que el trabajo cumple unos estándares adecuados y aceptables de habilidades.
    • la completitud de lo que se ha producido hasta el momento, para garantizar que el trabajo es suficiente para los trabajos posteriores en los que se consumirá o se referenciará. En muchos casos, se proporciona una lista de comprobación como ayuda en esta tarea; consulte las listas de comprobación para cada producto de trabajo o las tareas asociadas.
    Nota: utilice estas listas de comprobación en el trabajo diario en cada producto de trabajo: esto le ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo en las revisiones en sentido descendente. Tenga en cuenta también que estas listas de comprobación son útiles en reuniones de revisión formales e informales.
Gestionar las tareas de seguimiento
Objetivo:  Garantizar que las acciones identificadas para su atención después de la revisión se asignen y se lleven a cabo según lo acordado.

Después de cada reunión de revisión, los resultados de la reunión se deben documentar en alguna forma de Registro de revisión. Asimismo, las solicitudes de cambio se pueden registrar formalmente (y asignar finalmente a un propietario que las lleve a cabo).

Uno de los aspectos más importantes y sorprendentemente más descuidados de las revisiones es la gestión de las acciones o tareas de seguimiento identificadas durante la revisión hasta su resolución. Aunque puede asignar muchas de las acciones identificadas durante el curso de la propia reunión de revisión, prepárese para reasignar las tareas según sea necesario para equilibrar la carga de trabajo de los miembros del equipo.

Tenga en cuenta que aunque puede revisar todo lo necesario en una única reunión, probablemente no obtendrá la aprobación de todas las conclusiones la primera vez. Prepárese para llevar a cabo revisiones posteriores según sea necesario para gestionar el cometido de un gran número de tareas de seguimiento.





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