當您設計報表時,尤其是針對 Web 設計報表,您應該讓報表使用者啟動他們看到的資料。也就是說,將摘要資料顯示出來,讓每位使用者可快速瀏覽報表,然後擷取細目以存取其他資料。這樣一來,因為資料庫伺服器將只會傳輸使用者要求的資料,所以 Web 流量和回應的時間便可降至最低。
這些不過是設計由使用者啟動報表的其中一些好處:
如果想要確保使用者能快速在 Web 上找到所需資料,設計和散發摘要報表可以輕易地達到這個目的。摘要報表所包含的資料與其他所有報表一樣多。但藉由隱藏摘要報表的細目區段,您可以避免提供使用者不需立即使用的資料。
當 [細目] 區段處於隱藏狀態時,使用者可以先使用 [群組] 樹狀結構瀏覽並找出所需資料。然後藉由擷取報表上的細目,使用者便可要求快速傳回、僅含所需資料錄的特定資料。這項功能在改善長的摘要報表 (可能由數百、數千或甚至數萬個頁面組成) 的瀏覽作業時格外重要。
如果您的報表具有處理大型資料錄的區段,您可以將該區段放入指定子報表。指定子報表會以超連結的型態出現在主報表中。開啟主報表時,除非您在超連結上擷取細目,否則將不會擷取指定子報表的資料。
例如,針對每個產品或每個產品類型設計顯示每位員工的季銷售量報表時,您可能想要同時將每週銷售資訊包含進來以追蹤每位員工的進度。但對於許多檢視這個報表的使用者而言,他們可能對這種額外的資料並不感興趣。這種情況下,將報表的每週銷售部分擷取出來,然後將它貼附成指定子報表。只有當使用者在指定子報表中擷取細目時,才會從資料庫擷取出每週銷售量的詳細資訊。
許多報表物件 (例如大型交叉表和進階圖表) 很適合包含在指定子報表中,除非您擷取細目,否則並不會處理該物件。
您也可以將此類報表物件放入使用 [在伺服器上執行群組] 選項的報表之隱藏細目區段。進行這項作業時,資料庫伺服器會執行大部分的處理程序,且只有資料錄的某個子集會回從伺服器傳輸至本機中。
如果可能,請將資料庫資料表和視覺化連結專家連結以調整您的報表資料,而不是連結一般的子報表。也就是說,對於主報表而言,子報表並不是指定子報表。但是因為每個子報表都是當成個別報表來執行,所以連結的資料表通常具有效能上的優勢。