So könnte es z. B. sein, dass alle Entwickler Ihres Unternehmens uneingeschränkten Zugriff auf ein bestimmtes Modul haben sollen. Der Datenbankmanager erstellt die Gruppe "Konstruktion", die alle Entwickler Ihres Unternehmens enthält. Anstatt die Zugriffsberechtigungen für jeden Benutzer einzeln zu definieren, richten Sie die Zugriffsberechtigungen für die gesamte Gruppe "Konstruktion" ein. Und wenn ein neuer Entwickler in Ihrem Unternehmen anfängt, fügt der Datenbankmanager den Entwickler einfach zur Gruppe "Konstruktion" hinzu, der dadurch automatisch Zugriff auf Ihr Modul erhält.
Jeder Benutzer kann Mitglied vieler verschiedener Gruppen sein.
Die folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen Zugriffsberechtigungen für einzelne Benutzer und Gruppen interagieren. Sie zeigt, wie Sie feststellen können, welche Zugriffsberechtigung Sie für einen Teil der Daten haben. Dabei wird Lesezugriff auf die Daten vorausgesetzt, da Sie die Daten sonst nicht sehen und somit nicht auf die Registerkarte Zugriff klicken können.
Benutzer sind in der systemgenerierten Gruppe Alle anderen enthalten, wenn sie über keinen individuellen Zugriffseintrag verfügen und zu keiner anderen Gruppe gehören.
Wenn ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist, der Zugriffsberechtigungen für ein Projekt zugewiesen wurden, und der Benutzer außerdem über einen einzelnen Eintrag verfügt, hat der Benutzer den im einzelnen Eintrag definierten Zugriff.
Wenn Sie keinen eigenen Eintrag haben und Sie Mitglied in zwei oder mehr Gruppen mit Einträgen sind, werden die Zugriffsberechtigungen für alle Ihre Gruppeneinträge kombiniert. Wenn eine Ihrer Gruppen z. B. Lese- und Änderungszugriff und eine andere Lese- und Erstellungszugriff hat, erhalten Sie Lese-, Änderungs- und Erstellungszugriff.