Chaque développeur de logiciel se connecte à la console avec un nom d'utilisateur reconnu par Build Forge comme faisant partie de sa liste d'utilisateurs. L'accès aux projets est contrôlé par l'appartenance du nom d'utilisateur aux groupes d'accès. L'accès aux étapes des projets est également contrôlé par des groupes d'accès. Une étape peut spécifier explicitement un groupe d'accès. Dans le cas contraire, elle hérite du groupe d'accès du projet.
Les plug-ins n'offrent pas la fonctionnalité d'édition ou de suppression de projets et d'étapes.
Chaque utilisateur qui accède à Build Forge via un environnement de développement intégré utilise une licence, tout comme les utilisateurs via une session de client de navigateur.