使用功能表指令「版面」-「資料格格式條件」,對話框容許您最多為每個資料格定義三個條件,必須符合條件才能使選取的資料格具有特定的格式。
使用資料格格式條件,可以強調顯示超過所有總計之平均值的總計。如果總計變更,格式也相應變更,無需手動套用其他樣式。
選取您要套用條件式樣式的資料格。
選擇「版面」-「資料格格式條件」。
在對話框中輸入一個以上條件。「IBM® Lotus® Symphony™ 說明」中提供了此對話框的詳細說明,下面提供一個範例:
您要特別強調表格中的特定數值。例如,在營業額表格中,以綠色顯示超過銷售平均值的所有數值,而所有低於平均值的數值則以紅色顯示。這些都可以使用資料格格式條件來達成。
首先,擴寫一個含有不同數值的表格。您可以使用任何隨機數字建立表格來作測試:
請在一個資料格中輸入公式 =RAND(),如此便可得到一個介於 0 與 1 之間的亂數。如果您要介於 0 和 50 之間的整數,輸入公式 =INT(RAND()*50)。
複製公式以建立隨機數字列。按一下所選資料格的右下角並向右拖曳,直到選取了所需的資料格範圍。
與上述方法類似,將最右方資料格的角落向下方拖曳以建立多列隨機數字。
下一個步驟是套用一個資料格樣式到代表在營業額平均值之上的所有數值,而另一個樣式則是在平均值之下的數值。在進行之前請確認可以看到「樣式清單」。
按一下空白的資料格,在快速功能表中選取「文字及資料格內容...」指令。
在「文字及資料格內容」對話框中,在「外觀」標籤上選取「資料格」顏色。按一下「確定」。
按一下滑鼠右鍵並在快速功能表中選擇「從選項建立樣式...」。輸入新樣式的名稱。在本範例中,將樣式命名為 Above。
若要定義第二個樣式,請重新按一下空白資料格,然後重複上述操作。為資料格指派不同的顏色和名稱 (在本例中,指派為 Below)。
在下面的特殊範例中,我們將計算隨機數值的平均值。並將結果放置在資料格中:
請將游標置於一個空白資料格中,例如 J14,然後啟動「函數即時助理」。
選取函數 AVERAGE。使用滑鼠選取所有的隨機數字。如果因為「即時助理:函數」遮住部份而無法看到整個範圍,您可以使用放大/縮小鍵將對話框暫時縮小。
按一下「確定」以關閉「即時助理:函數」。
現在您可以在工作表套用資料格格式條件:
選取所有含有隨機數字的資料格。
選擇「版面」-「資料格格式條件」指令,開啟對應的對話框。
定義下列條件:當資料格數值小於 J14,就以資料格樣式 Below 進行格式化,當資料格數值大於或等於 J14,則以資料格樣式 Above 進行格式化。
若您之後要在其他資料格上套用資料格格式條件:
在您已指定資料格格式條件的其中一個資料格上按一下。
將資料格複製到剪貼簿上。
選取要擁有相同格式的資料格。
選擇「編輯」-「選擇性貼上」。螢幕上會出現「選擇性貼上」對話框。
在「選取」區域中,僅勾選「格式」方框。必須取消勾選其他所有的方框。按一下「確定」。