よく送信する相手のFAX番号は電話帳に登録しておくと便利です。
電話帳を使うには、次の様な流れになります。
(1) グループの登録
(2) 宛先の登録
(3) 登録済みFAX番号の利用
- グループの登録
- 宛先の登録
- 登録済みFAX番号の利用
- 各項目の説明及びボタンの機能
- 電話帳のファイル
- グループの登録
たくさんの宛先(Fax番号)がある場合、何らかのグループ、例えば「親戚」
「友人」「同好会」「仕事」のようなグループに分類して登録すると便利です。
TkFaxには、デフォルトで「ALL」「Misc」という2つの特別なグループが
あります。電話帳起動時は、全てのグループ内の全ての宛先が表示されます。
これは「ALL」という特別なグループが選択された状態です。
「Misc」は「miscellneous;種々雑多なもの」の略ですが、ここでは「その他」
という方が分かり易いでしょう。Faxの宛先がそれほど多くなくて、いちいち
グループに分類するのは面倒だ、という場合は全ての宛先を「Misc(その他)」
グループに登録してもよいでしょう。
最初の内は全てのFax番号を「Misc(その他)」グループに登録していたけど、
その後宛先が増えてきたので、グループをいくつか作って分類するという
こともできます。
画面左上のグループ一覧の中で、マウスを左クリックするとグループの選択、
右クリックするとグループ選択の解除となります。
- 1.1 新規グループ登録
1) [グループ名]欄には、例えば「スキー同好会」などと記入します。
スペースやタブなどの空白文字は使用しないで下さい。
2) [注釈]欄は必要に応じて説明を記入します。空白のままでも構いません。
何も記入しなければ、自動的に(none)と入るようになっています。
3) [追加]ボタンをクリックすると「スキー同好会」というグループが新規に
登録されます。
- 1.2 登録済みグループの編集
1) 編集したいグループを選択し、編集したい個所を修正します。
2)「置換」ボタンをクリックすると、登録済みの内容が更新されます。
- 1.3 登録済みグループの削除
削除したいグループを選択し、[削除]ボタンをクリックします。
【注意】
●グループを削除すると、そのグループに登録されている宛先は全て削除されて
しまいます。
●「ALL」グループと「Misc」グループは削除できません。
- 1.4 「整列」ボタンについて
グループ一覧を昇順に並べ換えます。もう一度クリックすると今度は降順に
並べ換えます。
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- 宛先の登録
宛先を登録するときに「All」グループが選択されているか、特にどのグループも
選択されてなければ、予め用意されている「Misc(その他)」グループに入る様に
なっています。後で、この宛先を別のグループに入れ替えたい時には、下記
2.3 グループの入れ替えをご覧下さい。
どのグループに入れてよいか解らない場合も、とりあえず「Misc(その他)」グルー
プに入れておき、後で適当なグループを作った時に、その中に入れ替えるとよい
でしょう。
宛先一覧の中で、マウスを左クリックすると宛先の選択、右クリックすると
宛先選択の解除となります。
- 2.1 宛先の新規登録
(1) 宛先を所属させたいグループを選択
(特に選択されていなければ「Misc」グループに登録されます)
(2) [FAX番号]を記入
この項目は必須です。[FAX番号]にハイフンはあってもなくても構いません。
「FAX番号」に使えるのは、半角数字、スペース(空白)、次の8つの
記号(いずれも半角のみ)です。
* # + - , . ( )
これらの数字、スペース(空白)、記号は入力できますが、ダイアル時は、
数字と * # 及び先頭の + 以外は無視(除去)されます。
従って、例えば数字が無くてスペース(空白)のみというのはだめです。
(3) [宛先] [所属] [注釈] への入力
これらの項目は任意です。空白のままでも構いません。何も記入しなければ、
自動的に(none)と入るようになっており、表紙作成時にも(none)と表示されます。
これが不都合な場合は、登録時にスペース(空白)を入力して下さい。
(4) [追加]ボタンをクリックする
新規宛先が登録され、宛先一覧に表示されます。
【注意】
● 内線電話からかける際に「*」や「#」が必要な場合は、そのまま「*」や「#」が
使えますが、「*」→「_052」、「#」→「_043」のようにプログラムの内部で
置き換えて処理していますので、表紙ファイル添付時、メイン画面の
「ページ一覧」に表示されるファイル名が、入力した FAX番号とは異なります。
*0120-345-6789に送信する場合の例:「cvr_05201203456789.001.g3」
● 表紙ファイルを作成する際、宛先を自動的に付加する機能はありません。
必要に応じて個々の「宛先」に個別に「様」「殿」「御中」などの敬称をつけて
下さい。例:「スキー同好会御中」
- 2.2 宛先の編集
(1) 宛先一覧の中で、編集したい宛先を選択
(2) [FAX番号] [宛先] [所属] [注釈]を修正
(3) [置換]ボタンをクリックすると、登録済みの内容が更新されます。
- 2.3 グループの入れ替え
下記に「Misc」グループに登録されている宛先「山田太郎」を「スキー同好会」
グループに入れ替える手順を示します。
(1) 「All」または「Misc」グループを選択
(2) 宛先一覧の中で、「山田太郎」を選択
(3) グループ一覧の中で、「スキー同好会」グループを選択
(4) 宛先「追加」ボタンをクリックすると、「スキー同好会」グループに
「山田太郎」が追加されます。
(5) グループ一覧の中で、「Misc」グループを選択
(6) 宛先一覧の中で、「山田太郎」を選択
(7) 宛先「削除」ボタンをクリックすると、「Misc」グループから「山田太郎」が
削除され、グループの入れ替えが完了します。
- 2.4 宛先の削除
(1) 削除したい宛先を選択
(2) [削除]ボタンをクリックすると、登録済みの宛先が削除されます。
- 2.5 [整列]ボタンについて
「グループ」「FAX番号」「宛先」「所属」「注釈」のそれぞれについて、
昇順に並べ換えます。もう一度クリックすると今度は降順に並べ換えます。
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- 登録済みFAX番号の利用
(1) [宛先] データを選択し [この宛先を使う] ボタンをクリックします。
(2) または [宛先]データをダブルクリックします。
これで [FAX番号] と [宛先] がメイン画面に送られます。表紙作成画面を
開いている場合、表紙作成画面の該当個所にも送られます。
決定した [宛先] をキャンセルしたい時には、メイン画面または表紙作成画面
にある [クリア] ボタンをクリックします。
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- 各項目の説明及びボタンの機能
- 4.1 グループ
全ての宛先は、必ずどこか一つのグループに所属するようになっています。
このグループに基づいて登録/編集/表示されます。電話帳起動時には、
全ての宛先が表示された状態(グループ:ALLが選択された状態)になっています。
- 【グループ名】
- 漢字、英数字、記号のいずれも使えますが、スペースやタブなどの空白文字は
使わないで下さい。
- 【注釈】
- グループに対する説明を記入します。この項目への記入は必須ではありません。
- 「クリア」ボタン
- グループの選択を解除します。
グループ一覧の中で、マウス右をクリックしても同じ事が出来ます。
新規登録時およびグループ編集時には、編集中の項目が全てクリアされます。
- 「追加」ボタン
- グループ名と注釈欄の内容を、新たなグループとして追加登録します。
- 「置換」ボタン
- 登録済みのグループ名、注釈を変更したい時は、それらを修正後このボタンを
クリックします。
- 「削除」ボタン
- 選択中のグループを削除します。
- 「整列」ボタン
- 一覧表示されているグループを、昇順または降順に並べ換えます。
- 4.2 FAX番号
- 【FAX番号】
- この項目は必須です。記入されていないと宛先を登録する事は出来ません。
使えるのは、半角数字、スペース(空白)と、 * # + - , . ( ) の8つの記号
(いずれも半角のみ)です。これらは入力できますがダイアルする時に
数字と * # 及び先頭の + 以外は無視(除去)されます。
- 【宛先】
- 送信先の個人名や会社名などを記入します。
この項目への記入は必須ではありません。
- 【所属】
- 宛先が個人名の場合、所属する会社名などを記入します。
この項目への記入は必須ではありません。
- 【注釈】
- 宛先に対する説明を記入します。
この項目への記入は必須ではありません。
- 「クリア」ボタン
- 宛先の選択を解除します。宛先一覧の中で、マウス右クリックしても同じ事が
出来ます。新規登録時および宛先編集時には、編集中の項目が全てクリアされ
ます。
- 「追加」ボタン
- 【FAX番号】【宛先】【所属】【注釈】の各項目の内容に間違いが無く、登録
しても良いときはこのボタンをクリックします。
- 「置換」ボタン
- 登録済みの内容を変更したい時は、各項目を編集後このボタンをクリック
します。
- 「削除」ボタン
- 選択中の【宛先】を削除します。
- 「整列」ボタン
- 一覧表示されている宛先を、【グループ】【FAX番号】【宛先】【所属】【注釈】
の項目別に昇順または降順に並べ換えます。
- 「この宛先を使う」ボタン
- 選択中の宛先のデータを、表紙作成画面及びメイン画面に送り、電話帳を
閉じます。宛先一覧の中で、宛先をダブルクリックしても同じ事が出来ます。
- 「ヘルプ」ボタン
- この画面を開きます。ヘルプは、Netscape,Mozillaその他お好みのブラウザ
で表示できます。メイン画面の「設定」--->「設定の編集」で選択します。
- 「キャンセル」ボタン
- 電話帳は、一旦閉じるまでは、変更前の状態に戻す事が出来ます。
【宛先】や【グループ】の追加、削除など、全ての変更をキャンセルし、
電話帳を開いた時点の状態に戻して保存してから、電話帳を閉じます。
- 「閉じる」ボタン
- 【宛先】や【グループ】の追加、削除など、全ての変更を保存してから、
電話帳を閉じます。
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- 電話帳のファイル
電話帳のファイルは 「設定」で指定する「電話帳ディレクトリ」
(通常 <ユーザーディレクトリ>/.tkfax/pbook, 開発版では ~/.tkfax1/pbook)
以下に格納されています。
group.pbd ファイルがグループ一覧ファイル、*.pbd ファイルがグループ別の
宛先データファイルです。TkScanFax のバージョンアップの際には、特に気に
する必要はありませんが、これらのファイルをpbookホルダごとバックアップしておくと、
別のシステムに TkScanFax をインストールする際にスムーズに移行出来るでしょう。
移行のさいはpublicホルダをそっくりコピーするか、「電話帳」→「電話帳ファイルの統合」
をクリックして現れるウィンドウでpbook/goup.phdファイルを指定して「実行」してください。
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