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Datumsgesteuerte Mailings

Mit dem datumsgesteuerten Mailing steht Ihnen im OpenEMM ein Feature zur Verfügung, mit dem Sie Mails zu besonderen Zeitpunkten und Anlässen versenden. Der Name der Funktion verrät es schon: Sie legen die Regeln fest und der OpenEMM erledigt den Versand nach diesen Regeln. Sie können beispielsweise Glückwunsch-Mails an Kunden zu deren Geburtstag oder auch Erinnerungsmails zu bestimmten Terminen versenden. Der OpenEMM prüft jeden Tag zu dem eingestellten Versandzeitpunkt, ob die Regeln auf die Empfänger passen und versendet an diese die entsprechende E-Mail.

Ein datumsgesteuertes Mailing definieren Sie in drei Phasen:

Erweitern Sie die Empfängerdatenbank, so dass Sie die Daten speichern können, die ein Mailing auslösen sollen. Für eine Geburtstagsmail brauchen Sie beispielsweise ein Feld, in dem der Geburtstag des Empfängers gespeichert ist.
Definieren Sie eine Zielgruppe, die die gewünschten Regeln festlegt. In Worten könnte das beispielsweise aktuelles Datum gleich Geburtstag sein.
Legen Sie ein neues datumsgesteuertes Mailing an, das die vorher definierte Zielgruppe als Auslöser benutzt.

Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, wie Sie ein datumsgesteuertes Mailing erzeugen, das automatisch einen Geburtstagsgruß zustellt.

1.Die Voraussetzung ist natürlich, dass Sie das Geburtsdatum der Empfänger im Empfängerprofil gespeichert haben. Im Empfängerprofil legen Sie ein neues Datums-Feld an (siehe Kapitel Empfängerprofil erweitern). Dann tragen Sie die Geburtsdaten entweder von Hand ein (umständlich) oder importieren vorhandene Daten über eine CSV-Datei (siehe Kapitel Importfunktion für Empfängerdaten). Im weiteren Verlauf gehen wir davon aus, dass das Empfängerprofil ein Feld GEBURTSTAG mit dem richtigen Datum enthält.
2.Nun definieren Sie eine Zielgruppe, die alle Empfänger erfasst, die am aktuellen Tag Geburtstag haben. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Zielgruppen und den Unterpunkt Neue Zielgruppe. Tragen Sie im Feld Name einen aussagekräftigen Text ein, etwa Regel: Geburtstagsgruss. Der Name macht sofort klar, dass die Zielgruppe für ein datumsgesteuertes Mailing gedacht ist. Auch eine Beschreibung sollten Sie nicht vergessen.
Abb. 3.47: Zunächst erzeugen Sie eine Zielgruppe, deren Regeln beschreiben, wer eine E-Mail erhalten soll.

Abb. 3.47: Zunächst erzeugen Sie eine Zielgruppe, deren Regeln beschreiben, wer eine E-Mail erhalten soll.

3.Wählen Sie in der zweiten Auswahlliste das Feld GEBURTSTAG aus, als Vergleichsoperator belassen Sie es beim Gleichheitszeichen (=). In das Eingabefeld für den Vergleichswert tragen Sie sysdate ein. Das ist eine interne Variable des OpenEMM, die dem aktuellen Datum entspricht. Mit der Variable sysdate kann auch gerechnet werden. So ergibt sysdate-14 das Datum von vor 14 Tagen. Damit lassen sich beispielsweise durch creation_date = sysdate-14 neue Empfänger zwei Wochen nach der Anmeldung anschreiben. Mehr über die Definition von Zielgruppen lesen Sie in Kapitel Zielgruppen - dynamische Filter. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4.Nun zeigt der OpenEMM unter Zielgruppen-Definition die neue Suchregel an. Stellen Sie in der zusätzlichen Auswahlliste ganz rechts das Format MMTT ein. Damit stellen Sie sicher, dass nur Monat und Tag verglichen werden – schließlich wollen Sie die Geburtstagskinder aller Jahrgänge erfassen.
5.Wenn Sie mit der Eingabe der Regeln fertig sind, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern.
6.Nachdem die Zielgruppe fertig ist, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Mailings und den Unterpunkt Neues Mailing. Ihnen stehen genau dieselben Funktionen wie bei einem normalen Mailing zur Verfügung (siehe Kapitel Mailings - Newsletter versenden). Den Namen sollten Sie mit Datum: beginnen, damit später in der Übersichtsliste sofort zu erkennen ist, dass es sich um ein datumsgesteuertes Mailing handelt. Aus demselben Grund macht es Sinn, exakt denselben Namen wie bei der Zielgruppe zu verwenden.
Abb. 3.48: Als Mailing-Typ wählen Sie Datumsgesteuertes Mailing aus.

Abb. 3.48: Als Mailing-Typ wählen Sie Datumsgesteuertes Mailing aus.

7.Der einzige Unterschied betrifft die Auswahlliste Mailing-Typ. Wählen Sie hier die Einstellung Datumsgesteuertes Mailing aus. Nun wählen Sie in der Auswahlliste Zielgruppe die vorhin definierte Zielgruppe aus, in unserem Beispiel Geburtstagsgruss. Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
8.Um das datumsgesteuerte Mailing zu aktivieren klicken Sie das Register Versand an. Klicken Sie auf den Link Aktivieren neben Mailing aktivieren, um das datumsgesteuerte Mailing an den OpenEMM zu übergeben. Das System wird ab jetzt jeden Tag an alle Empfänger, die die Kriterien der Zielgruppe  erfüllen, das Mailing versenden. Im Beispiel erhalten die entsprechenden Empfänger eine E-Mail mit Geburtstagsgrüßen.
9.Der Versand von datumsgesteuerten Mailings kann zeitlich frei definiert werden. Dazu können Sie den Versandzeitpunkt auf die Stunde genau definieren. Das Datum des Versands wird selbstverständlich automatisch bestimmt, je nach Erfüllung der festgelegten Bedingungen.

Achtung: Wenn Sie sich die Details zu einem aktivierten Mailing anzeigen lassen, können bestimmte Angaben nicht mehr verändert werden. Es handelt sich dabei um die Auswahllisten Mailing-Liste, Zielgruppe und Mailing-Typ. Diese deaktivierten Elemente zeigt der OpenEMM in hellgrau. Bei datumsgesteuerten Mailings müssen Sie das Mailing zunächst deaktivieren. Dazu öffnen Sie das Register Versand und klicken auf den Link Mailing deaktivieren. Jetzt können Sie die Einstellungen anpassen, müssen allerdings danach das Mailing über das Register Versand wieder aktivieren.