&Michael.T.Edwardes; &Michael.T.Edwardes.mail;
&Roger.Lum; &Roger.Lum.mail;
2010-07-23
4.5

# Libro mayor

## Vista de libro mayor

La vista de libro mayor es donde reside la mayor parte de la funcionalidad de &kappname;. Esta vista es para examinar e introducir los datos del asiento en las diferentes cuentas. La vista está dividida en tres áreas principales: el área de filtro, la lista de asientos y el área de entrada.

Esta vista permite varias acciones clave: buscar y visualizar asientos, introducir nuevos asientos y editar o eliminar asientos existentes. Otras funcionalidades incluyen modificar detalles de la cuenta y conciliar la cuenta.

Vista de libro mayor

Esta vista tiene tres elementos:

- El área de filtro

- La lista de asientos

- El formulario de entrada de asientos, que puede o no aparecer, dependiendo de su configuración.

### El área de filtro

Área de filtro

Puede seleccionar una cuenta mediante la lista desplegable de cuentas en la parte superior del área de vista. tenga en cuenta que, dependiendo del tipo de cuenta, el formulario de introducción de asientos en la parte inferior de la vista cambia.

A la derecha de la lista desplegable de cuentas, hay dos campos adicionales. La caja de búsqueda actúa como un filtro de los asientos que se muestran en la vista de lista. Solo se mostrarán los asientos que incluyan el texto tecleado en la caja de búsqueda. El texto especificado puede estar en cualquiera de los campos del asiento. El campo de estado es una lista desplegable. Solo se mostrarán los asientos del tipo seleccionado en la lista.

### La lista de asientos

Lista de asientos

Después de que haya introducido un asiento, éste se muestra en la lista de asientos. Puede cambiar las propiedades del asiento o incluso crear asientos nuevos directamente en la lista. En la lista de asientos, la ordenación por defecto de los asientos es ordenarlos por fechas, con el asiento más reciente abajo. Hacer clic con el botón derecho en la cabecera de la lista hace aparecer un diálogo que le permite cambiar el orden de los asientos. Para instrucciones sobre cómo cambiar el orden por defecto, vea la sección Pestaña de ordenación del capítulo Configuración de &kappname;.

Tenga en cuenta que la columna de saldo está basada en el orden que se muestra actualmente, y no se calculará si lo que se muestra ha sido filtrado por un cuadro de búsqueda o mediante la lista desplegable de tipos de transacción, tal como se describe arriba.

En la parte inferior de la lista de asientos, &kappname; muestra tres valores:

#### Último conciliado

Esta es la fecha más reciente en la que ha conciliado la cuenta. La conciliación es un proceso importante para muchas cuentas, como se describe aquí.

#### Librado

ESte es el total de todas las transacciones libradas y conciliadas de esta cuenta. Vea esta sección para más información sobre los estados librados y conciliados de las transacciones.

#### Saldo

Aquí es donde &kappname; muestra el saldo total de la cuenta, que es la suma de todos los asientos de la cuenta. Sin embargo, si selecciona más de un asiento en la lista de asientos, cambia para mostrar la suma de las transacciones seleccionadas. Vuelve al saldo cuando sólo hay seleccionado un asiento.

### El formulario de entrada de asientos

La distribución exacta del área inferior de la vista de libro mayor depende de su configuración y el tipo de cuenta que se esté mostrando. Sin embargo, generalmente incluye campos para todos los detalles de un asiento sencillo, demás de botones para varias acciones que se pueden aplicar a una transacción. Se describe con más detalle en las secciones siguientes.

## Introducir asientos

Hay dos métodos para introducir asientos en el libro mayor: usar el formulario de entrada de asientos, e introducir los datos directamente en la lista de asientos. El formulario de entrada de asientos se muestra de forma predeterminada, y es el método del que hablaremos primero.

Los campos en el área de entrada coinciden con los campos de información en la lista de asientos. Campos adicionales incluyen el campo Memo, para una descripción más detallada del asiento, y una selección de Categoría. El botón Dividir le permite dividir el asiento en múltiples categorías.

## Usar el formulario de entrada de asientos

Formulario de asiento

El formulario de entrada de asiento en la parte inferior de la vista de libro mayor es la interfaz para crear asientos.

Dependiendo del tipo o método de asiento que desee introducir, habrá varias pestañas disponibles en el formulario de asiento. Haga clic en la pestaña que mejor describa la transacción (depósito, transferencia o retirada) y el formulario cargará varios campos listos para introducir datos.

Por favor, tenga en cuenta que &kappname; no usa directamente el método de transacción, sino que es solamente para propósitos de agrupamiento/informes.

Si no está seguro de qué método elegir, simplemente use Depósito para cualquier dinero que entre en la cuenta, Retirada para el dinero que salga de la cuenta, y Transferencia para el dinero que se mueva de una cuenta a otra. Los métodos de transacción y las diferencias entre ellos se discuten con más detalle más adelante.

Seleccione el método de transacción haciendo clic en una de las pestañas.

### Los campos de un asiento

Introduzca la información usando las siguientes notas sobre los campos disponibles. Tenga en cuenta que muchos campos tienen el «Autocompletado» activado. Esto es, si empieza a teclear, &kappname; le ofrecerá alternativas que coincidan con los caracteres que ha introducido hasta el momento. Para seleccionar una entrada, haga clic en ella usando el ratón o el teclado o, si su entrada no está listada, siga tecleando para añadir el nuevo valor. La próxima vez que teclee en valor, &kappname; lo encontrará por usted después de que se hayan añadido los primeros caracteres.

#### El beneficiario

El beneficiario es la persona a la que va o de la que viene el dinero. Si el beneficiario es una nueva entrada, &kappname; le preguntará si desea añadirlo a la lista de beneficiarios. Cualquier otra información relacionada con un beneficiario o pagador, como los detalles de la dirección, se pueden actualizar en la vista de Beneficiarios más tarde.

#### La categoría

La categoría asocia un asiento con una categoría de ingresos o gastos con propósito de contabilidad e informes, y le capacita para agrupar ciertas transacciones. Teclee el nombre de la categoría en el campo requerido. Si ha introducido la categoría y no existe, &kappname; le preguntará si desea crear una nueva.

Si desea asociar partes del asiento con diferentes categorías, &kappname; le permite hacerlo. Un ejemplo de asiento sería una retirada de efectivo de 50, de los que usa 10 en comida, 20 en cerveza y 20 como efectivo disponible. El asiento por lo tanto se asignará a tres categorías: Comida, Cerveza y Efectivo. Para hacer esto, necesita usar Asientos divididos

Vea la sección especial Campos de &kappname; para más información sobre cómo usar este campo.

#### El campo Memo

Se puede introducir un campo de memorándum con varias líneas si desea que le ayude a recordar sobre qué es el asiento.

#### El número de cheque

El número de cheque se puede introducir si es necesario. Tenga en cuenta que el número del cheque puede se siempre visible si se desea. Esto se configura en el diálogo de configuración.

#### La fecha

Se debe introducir la fecha del asiento para especificar cuándo tuvo lugar la transacción. Vea la sección especial Campos de &kappname; para más información sobre cómo se puede usar el campo de entrada de fecha para hacer la introducción de fechas más fácil y rápido.

#### La cantidad

Finalmente, introduzca la cantidad del asiento en el campo requerido. Tenga en cuenta que se puede mostrar una calculadora sencilla, tanto haciendo click en el icono a la derecha del campo de cantidad, como introduciendo el carácter % en el campo, o introduciendo una fórmula, como 12 + 3. Cuando introduzca el signo más, se abrirá la calculadora.

Cuando esté satisfecho con todos los campos rellenados correctamente, haga clic en Introducir. Si accidentalmente presiona o hace clic en Introducir antes de haber terminado de introducir todos los datos, haga click en Editar para continuar introduciendo datos.

## Introduciendo directamente asientos en la lista

Entrada directa de asientos

El segundo método de introducir asientos en el libro mayor incluye editar directamente la propia lista de asientos.

Para hacer esto, primero debe hacer saber a &kappname; que no desea usar el formulario de asientos abriendo el diálogo de configuración y desmarcando la opción Mostrar formulario de asiento.

Esto se hace seleccionando Configuración Configurar &kappname; de la barra de menú y seleccionando el icono Registrar de la lista de la izquierda. La opción a desmarcar está etiquetada como Mostrar formulario de asiento. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para introducir los asientos directamente.

### Empezar la edición

Para introducir un nuevo asiento en el registro, puede hacer clic en una entrada vacía, presionar &Ctrl;Ins o hacer click en Nuevo al pie de la ventana. Las flechas del cursor Arriba y Abajo le permiten navegar por la lista. Tras presionar &Enter; o hacer doble clic en una entrada, la lista de asientos muestra los campos requeridos para introducir la transacción y espera la entrada.

Para moverse por los campos, presione la tecla &Tab; y , cuando termine, presione &Enter; para guardar los cambios, o &Esc; para cancelar.

En el caso de que la opción Usar Intro para moverse por los campos esté seleccionada, &Enter; mueve al campo siguiente al igual que TAB, excepto el último campo de entrada donde se almacenan los datos.

El método que utilice para introducir asientos depende de usted, y es cuestión de preferencias personales.

## Asientos divididos

Los asientos divididos permiten que usted pueda dividir una transacción entre varias categorías, representando, por ejemplo, los diferentes objetos comprados en una sola compra en una tienda.

Para introducir un asiento dividido usando tanto el formulario de entrada de asiento como la lista de asientos, inicie un nuevo asiento de manera normal, incluyendo la introducción de la cantidad total. Después, en lugar de seleccionar una categoría, haga clic en el botón Dividir. Si ya ha seleccionado una categoría, se convierte en la primera entrada de la pantalla de edición de partidas.

En la pantalla de edición de partidas, haga doble clic en una línea vacía para introducir un sub-asiento o presione &Ctrl;Ins. Especifique la categoría, añada un memorándum (opcional) e introduzca la cantidad. Para guardar esta parte de la división, presione la marca de verificación verde bajo la categoría. Para cancelar, presione la cruz roja.

Después de introducir una partida, la parte inferior del editor de partidas mostrará cuánto de la transacción total está todavía sin asignar. Después de introducir todas las partidas, presione el botón Aceptar para guardar todo el asiento. Si queda todavía una cantidad sin asignar, se le pedirá que vuelva a la edición de partidas, cambie la cantidad total del asiento o deje parte de la transacción sin asignar.

Tenga en cuenta que el campo de categoría en el formulario de entrada de asientos o la lista de asientos ahora muestra Asiento dividido.

Asientos divididos Asiento dividido

## Editar asientos

Para editar un asiento, selecciónelo en la vista de lista y haga clic en el botón Editar en el formulario de entrada de asiento o haga clic derecho en la entrada y seleccione Editar del menú emergente. Si está editando asientos directamente en la lista, puede editar el asiento simplemente haciendo doble clic en una entrada o presionando &Enter; cuando el asiento está resaltado.

## Eliminar asientos

Para eliminar un siento, selecciónelo en la vista de lista, haga clic derecho en la entrada y seleccione Eliminar del menú emergente cuando aparezca, o haga click en Eliminar en el formulario de asiento.

## Comparando asientos

Generalmente, cuando se importan asientos tanto por medio de QIF, OFX o HBCI, &kappname; intentará automáticamente compararlos con asientos existentes. Para permitir que haya diferencias en las fechas, hay una configuración por defecto de 4 días, que se puede cambiar en las preferencias -Registro/Importar. Cualquier asiento emparejado así estará resaltado en verde. Cuando se complete la importación, debería revisarlas y aceptarlas o desvincularlas.

Si encuentra que un asiento importado no se ha emparejado automáticamente con un asiento existente cuando debería haberse hecho, es posible emparejarlo automáticamente. tenga en cuenta que hay diferencia entre emparejar dos asientos y simplemente eliminar uno de ellos, aunque parezca que tienen el mismo efecto. Específicamente con OFX o HBCI, es importante no eliminar el asiento importado, porque encontrará que la próxima vez que importe sus asientos, el que se haya eliminado aparecerá otra vez. Esto es porque los formatos modernos de importación, como OFX y HBCI, usan una ID de asiento para identificar asientos. Cuando elimina el asiento importado, la ID de asiento se va con él, de forma que el importador no tiene manera de saber si la transacción se ha importado ya .

La solución es decirle a &kappname; que los asientos son el mismo, usando la interfaz de concordancia manual. Esto le permite emparejar un asiento importado con uno introducido a mano (no importado). Para hacerlo, seleccione uno de los asientos para emparejar haciendo clic en él, y después seleccione el otro haciendo clic en él mientras presiona la tecla &Ctrl;, y seleccione Hacer coincidir del menú contextual. Esto cambia el color del fondo a un verde pálido. Esto hará coincidir y combinará los dos asientos juntos. Los valores de ambos deben ser el mismo para que la concordancia funcione, excepto que las fechas pueden diferir por la ventana especificada en las preferencias, como se ha descrito arriba. Si está contento con el resultado, haga clic derecho en el asiento emparejado, y seleccione Aceptar.

Durante la importación de extractos en línea -tanto directamente o importando un archivo descargado- &kappname; ejecuta la comparación lo mejor que puede, basándose en el nombre del beneficiario y en la cantidad de la transacción. En caso de un emparejamiento inválido, un asiento emparejado se puede desvincular.

La interfaz de emparejamiento no le permitirá hacer coincidir dos asientos que han sido importados. De igual forma, no le permitirá la concordancia entre dos asientos que han sido introducidos a mano.

## Comprendiendo el estado librado

Un asiento puede tener uno de estos tres estados: no conciliado, librado (C) y conciliado (R). Cuando introduce un asiento, su estado es de no conciliado. Una vez el banco envía el asiento, el usuario lo puede librar y así transformarlo en el estado (C). Cuando recibe un extracto del banco, todos los asientos librados deberían figurar en el extracto.

Comprendiendo el estado librado estado librado

Cuando usted concilia su cuenta, en realidad marca los asientos como librados y comprueba que la diferencia entre el saldo inicial y las transacciones libradas es igual al saldo final del extracto. Cuando éste es el caso, puede «finalizar la conciliación», que en realidad cambia el estado de todas los asientos librados (C) a conciliados (R).

Si intenta editar un asiento con al menos una división marcada como conciliada (R), se le mostrará una advertencia.

Un cuarto estado se define como (congelado (F)), pero actualmente no hay forma de establecerlo. Se reserva para un uso futuro. De todas maneras, si un asiento tiene al menos una división en estado congelado, ya no se puede editar más.

## Cambiando la configuración del asiento

Hay varias opciones de configuración que cambian la apariencia y el comportamiento de la vista de libro mayor referido a los asientos. Estas opciones se encuentran seleccionando Preferencias Configurar &kappname; en la barra de menú, y seleccionando el icono Registro de la lista a la izquierda.

La mayoría de las configuraciones se explican por sí mismas. Para más claridad, varias de las opciones se explican abajo:

- Mostrar formulario de asiento (bajo la pestaña Mostrar) - activa o desactiva el área de entrada del asiento en la parte inferior de esta pantalla. Los asientos todavía se pueden introducir directamente en una línea vacía al final de la lista de asientos por medio de un área de entrada compacta automática.

Estas imágenes muestran cómo es el aspecto de la entrada directa de asientos comparándola con el formulario de asientos.

El formulario de entrada de asientos

El formulario de asientos Formulario de asientos

Asientos introducidos directamente

Asientos introducidos directamente Entrada directa

- Mantener cambios cuando seleccione un asiento/partida determinado. Seleccionando la siguiente línea en la lista de asientos o en el editor de partidas los cambios se guardan, en lugar del comportamiento anterior, con el que debe presionar la marca verde de verificación para guardar los cambios.

## Otra funcionalidad

Hay disponibles opciones adicionales en el menú Opciones de asientos, al que se accede haciendo clic derecho sobre cualquier asiento de la lista.

El submenú de opciones de asientos Opciones de asientos

Las opciones incluyen saltar a la página del beneficiario, crear una programación y cambiar la indicación de conciliado o librado.

Para editar la información de la cuenta desde la vista de libro mayor, seleccione Cuenta de la barra de menú. Desde este menú, puede cambiar los detalles de la cuenta o hacer aparecer el menú Conciliar, que le permite emparejar asientos con los de un extracto oficial del banco o notificación de una tarjeta de crédito.