&Michael.T.Edwardes; &Michael.T.Edwardes.mail;
&Roger.Lum; &Roger.Lum.mail;
2010-07-23
4.5

# Registres

## La vue Registres

La vue Registres est celle dans laquelle la plupart des fonctionnalités de &kappname; apparaissent. Cette vue sert à examiner et saisir les données des opérations dans les différents comptes. Cette vue est divisée en trois zones principales : la zone de filtrage, la liste d'opération et la zone de saisie.

Cette vue permet d'accomplir les actions clés suivantes : rechercher et voir des opérations, saisir de nouvelles opérations, et éditer ou supprimer des opérations existantes. D'autres fonctionnalités telles que la modification des paramètres d'un compte ou la réconciliation sont également disponibles.

La vue Registres

La vue comprend trois zones principales :

- La zone de filtrage

- La liste des opérations

- Le formulaire de saisie des opérations qui peut apparaître ou pas selon votre configuration.

### La zone de filtrage

Zone de filtrage

Vous pouvez choisir un compte dans la liste déroulante en haut de la vue. Notez que selon le type de compte, le formulaire de saisie des opérations en bas de la vue change d'aspect.

Sur la droite de la liste déroulante des comptes, il y a deux champs additionnels. La boîte Chercher agit comme un filtre sur les opérations qui sont affichées dans la liste des opérations. Seules les opérations qui contiennent le texte saisi dans cette boîte sont affichées. Le texte peut se trouver dans n'importe quel champ des opérations. Le champ État est une liste déroulante. Seules les opérations du type choisi dans cette liste sont affichées.

### Liste des opérations

Liste des opérations

Après avoir saisi une opération, elle est affichée dans la liste des opérations. Vous pouvez aussi changer les propriétés de l'opération ou même créer de nouvelles opérations directement dans la liste. Dans la liste des opérations, la disposition par défaut est le classement des opérations par dates croissantes du haut vers le bas. Le fait de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le titre de la liste des opérations fait apparaître une boîte de dialogue qui vous permet de changer les options de tri des opérations. Pour des informations sur la manière de changer ces options de tri, rendez-vous à la section Onglet tri du chapitre Configuration de &kappname;.

Notez que la colonne solde est dépendante de l'ordre de tri courant et ne sera pas calculée si l'affichage est filtré par la boite de recherche ou par la liste déroulante du type de transaction, comme précisé plus haut.

&kappname; affiche trois valeurs en bas de la liste des transactions :

#### Dernière réconciliation

C'est la date à laquelle vous avez effectué la dernière réconciliation de ce compte. La réconciliation est un processus important pour beaucoup de comptes et est décrit dans cette section..

#### Compensé

Il s'agit du total de toutes les transactions réconciliées et compensées dans ce compte. Reportez vous à cette section pour obtenir une information plus détaillée sur les états compensé et réconcilié des transactions.

#### Solde

C'est l'endroit où &kappname; affiche le solde total du compte qui représente la somme de toutes les transactions de ce compte. Néanmoins, si vous sélectionnez plus d'une transaction dans la liste des transactions' cet affichage change pour refléter la somme des transactions sélectionnées. Le retour à l'affichage du solde du compte n'a lieu que quand une seule transaction se trouve sélectionnée.

### Le formulaire de saisie des opérations

La disposition exacte de la zone en bas du registre dépend de votre configuration et du type de compte affiché. Cependant, elle comprend généralement les champs nécessaires à tous les éléments d'une opération, tout comme les boutons pour les actions diverses qui peuvent s'appliquer à une opération. Ceci est précisé dans les sections qui suivent.

## Saisie d'opérations

Il y a deux manières de saisir une opération dans le registre : en utilisant le formulaire de saisie des opérations et en saisissant les données directement dans la liste d'opérations. Le formulaire de saisie des opérations est affiché par défaut et c'est la méthode que nous présenterons en premier.

Les champs du formulaire de saisie correspondent aux champs de la liste des opérations. Il existe cependant deux champs additionnels qui sont le champ Note pour donner une description plus détaillée de l'opération, et le champ de choix de la catégorie. Le bouton de répartition vous permet de répartir le montant de l'opération sur plusieurs catégories.

## Utilisation du formulaire de saisie des opérations

Formulaire de saisie des opérations

Le formulaire de saisie des opérations en bas de la vue registres est l'interface utilisée pour saisir les opérations.

Selon la méthode et le type de l'opération que vous voulez saisir, il y a plusieurs onglets disponibles sur ce formulaire. Cliquez sur l'onglet qui correspond le mieux à votre opération (dépôt, virement ou retrait) et le formulaire présentera plusieurs champs pour vos saisies.

Veuillez notez que la méthode d'opération réelle n'est pas utilisée directement par &kappname; mais est seulement prévue pour des besoins de regroupement / rapport.

Si vous n'êtes pas certain de la méthode à choisir, utilisez Dépôt pour toute somme d'argent entrant dans le compte, Retrait pour toute somme d'argent sortant du compte et Virement pour un transfert d'un compte vers un autre. Les méthodes d'opération et leurs différences sont abordées plus en détails ailleurs.

Choisissez la méthode d'opération en cliquant sur l'onglet approprié.

### Les champs de l'opération

Saisissez les informations en utilisant les indications suivantes sur les champs disponibles. Notez que beaucoup de champs ont la fonction d'auto-complétion de la saisie activée. Ceci signifie que si vous commencez à saisir, &kappname; présente des propositions de texte dont les premiers caractères coïncident avec ceux que vous avez déjà saisis. Pour choisir une des propositions, cliquez dessus ou sélectionnez-là avec les touches de direction et validez par Entrée ou, si les propositions ne vous conviennent pas, continuez à saisir pour ajouter la nouvelle saisie. La prochaine fois que vous saisirez cette saisie, &kappname; vous la proposera après que vous ayez saisi les premiers caractères seulement.

#### Les bénéficiaires

Les bénéficiaires sont les personnes ou entités qui reçoivent / fournissent les liquidités dans les opérations, &cad; les payés et les payeurs. Lorsque vous saisissez le nom d'un bénéficiaire qui n'est pas encore enregistré dans &kappname;, ce dernier vous propose de l'ajouter à sa liste. Toute information additionnelle relative à un bénéficiaire, telle que son adresse, peut être mise à jour ultérieurement dans la vue Bénéficiaires.

#### La catégorie

La catégorie associe une opération avec une catégorie de revenu ou de dépense pour des raisons liées aux mécanismes comptable et à la fabrication de rapports. Elle permet entre autres de regrouper des opérations. Saisissez le nom de la catégorie dans le champ approprié. Si vous saisissez une catégorie qui n'est pas encore enregistrée dans &kappname;, ce dernier vous proposera de l'ajouter à sa liste.

Si vous désirez associer différentes parties de l'opération avec différentes catégories, &kappname; vous permet de le faire. Un exemple d'opération peut être un retrait d'argent sur un distributeur de billets d'un montant de 50 €, que vous avez utilisé pour acheter 10 € de viande, 20 € de bière et dont 20 € sont restés dans votre porte-monnaie. L'opération sera alors répartie en trois : catégorie nourriture, catégorie boissons et compte porte-monnaie. Pour faire cela, utilisez le bouton de répartition d'opération à droite du champ Catégorie.

Reportez-vous à la section Champs de &kappname; pour plus d'information sur la manière d'utiliser ce champ.

#### La note

La zone de saisie multi-lignes Note vous permet de saisir une note précisant les tenants et aboutissants de l'opération.

#### Le numéro de chèque

Le numéro de chèque peut être saisi si besoin. Notez que ce champ peut être rendu visible de manière permanente si vous le désirez. Ceci est défini dans la configuration.

#### La date

La date d'opération doit être saisie. Reportez-vous la section Champs de &kappname; pour plus d'informations sur la manière d'utiliser efficacement ce champ.

#### Le montant

Pour finir, saisissez le montant de l'opération dans le champ approprié. Notez qu'une mini calculatrice peut s'afficher, soit en cliquant sur l'icône à droite du champ montant, soit en saisissant le caractère % dans le champ, soit en saisissant une formule telle que 12 + 3. Lors de la saisie du signe plus, la calculatrice s'affiche.

Quand vous pensez que tous les champs ont été saisis correctement, cliquez sur le bouton Saisir. Si vous avez cliqué accidentellement sur le bouton Saisir ou tapé sur la touche Entrée avant d'avoir fini de saisir toutes les données, cliquez sur le bouton Éditer pour reprendre votre saisie.

## Saisie directe des opérations dans la liste

Saisie directe des opérations

La seconde méthode pour saisir une opération dans le registre consiste à éditer la liste directement.

Pour ce faire, vous devez d'abord faire savoir à &kappname; que vous ne souhaitez pas utiliser le formulaire en ouvrant la boîte de dialogue de configuration et en décochant l'option Afficher le formulaire de l'opération.

Pour le faire, sélectionnez Configurer &kappname; dans la barre de menu, puis l'icône Registre dans le bandeau de gauche. L'option à décocher est Afficher le formulaire de l'opération. Pour terminer, cliquez sur le boutonOk et vous êtes alors en mesure de saisir les opérations directement.

### Commencer l'édition

Pour saisir une opération dans le registre, vous pouvez cliquer sur une entrée vide, saisir la combinaison de touches &Ctrl;Ins, ou cliquer sur le bouton Nouveau au bas de la fenêtre. Les touches de direction vers le haut et vers le bas vous permettent de naviguer à travers la liste. Après un appui sur &Entree; ou un double clic sur une entrée, la liste des opérations affiche les champs nécessaires à la saisie d'une opération et attend vos saisies.

Pour vous déplacer de champ en champ, appuyez sur la touche &Tab; et quand vous avez terminé appuyez sur la touche &Entree; pour enregistrer les modifications ou sur la touche &Echap; pour annuler.

Dans le cas ou l'option Utiliser la touche entrée pour se déplacer dans les champs est cochée dans la boîte de dialogue de configuration, la touche &Entree; vous fait passer au champ suivant comme la touche TAB, sauf pour le dernier champ pour lequel les données sont enregistrées.

Le choix de la méthode de saisie des opérations vous appartient et n'est qu'une question de préférence personnelle.

## Opérations réparties

La fonction de répartition des opérations vous permet de répartir le montant d'une opération sur plusieurs catégories, représentant par exemple les différents types de produits achetés lors de votre passage au centre commercial.

Pour saisir une opération répartie, que ce soit avec le formulaire de saisie ou directement dans la liste, démarrez une saisie d'opération habituelle, y compris jusqu'à saisir le montant total. Puis, au lieu de choisir une catégorie, cliquez sur le bouton Répartition à droite du champ de la catégorie. Si vous avez déjà saisie une catégorie, elle devient la première entrée de l'éditeur de répartition.

Dans l'éditeur de répartition qui apparaît alors, pour saisir une nouvelle sous-opération, double-cliquez sur une ligne vide ou appuyez sur la combinaison de touches &Ctrl;Ins. Indiquez la catégorie, ajoutez une note (facultative) et saisissez le montant. Pour enregistrer cette partie de l'opération, cliquez sur le bouton marqué d'une coche verte sous la catégorie. Pour annuler cliquez sur le bouton marqué d'une croix rouge.

Après avoir saisi la répartition, le bas de l'éditeur de répartition présente quelle part du montant total de l'opération reste à affecter. Après avoir tout réparti, cliquez sur le bouton Ok pour enregistrer l'intégralité de l'opération. S'il reste un montant non affecté, il vous sera demandé soit de reprendre l'édition, soit de changer le montant total, soit de laisser une partie du montant sans affectation.

Notez que le champ de la catégorie dans le formulaire ou dans la liste affiche maintenant opération répartie.

Opérations réparties Opération répartie

## Édition des opérations

Pour éditer une opération, sélectionnez-la dans la liste ou cliquez sur le bouton Éditer dans le formulaire de saisie des opérations ou encore cliquez avec le bouton de droite sur une entrée et choisissez Éditer dans le menu contextuel qui s'affiche. Si vous êtes en train d'éditer une opération directement dans la liste, vous pouvez éditer l'opération en double-cliquant sur une entrée ou en appuyant sur la touche &Entree; lorsque l'opération est en surbrillance.

## Suppression d'opérations

Pour supprimer une opération, sélectionnez-la dans la liste, cliquez avec le bouton de droite sur l'opération et, dans le menu contextuel qui s'affiche, choisissez Supprimer, ou encore, cliquez sur le bouton Supprimer dans le formulaire de saisie des opérations.

## Opérations correspondantes

En général, lorsque vous importez des opérations, soit via QIF, OFX, ou HBCI, &kappname; cherche systématiquement à les faire correspondre avec des opérations existantes. Pour s'accommoder de différences dans les dates, il y a un paramètre par défaut de 4 jours de tolérance qui peut être modifié dans la configuration (page Registre, onglet Importer) Toute opération correspondante est surlignée en vert. En fin d'importation, vous devriez passer ces opérations en revue pour accepter la correspondance ou la dissocier.

Si vous découvrez qu'une opération qui auraient dû correspondre avec une opération existante ne l'a pas fait, vous pouvez toujours les faire correspondre à la main. Notez qu'il y a une différence entre faire correspondre deux opérations à la main et simplement en supprimer une, même s'il peut sembler que le résultat est identique. En particulier, avec OFX ou HBCI, il est important de ne pas supprimer une opération importée, car vous pourriez découvrir que la prochaine fois que vous importez vos opérations, l'opération effacée réapparaît. Ceci est dû au fait que les formats modernes d'importation tels que OFX et HBCI utilisent un identifiant d'opération pour identifier les opérations. Quand vous supprimez une opération, vous supprimez aussi cet identifiant, et la fonction d'importation n'a plus le moyen de savoir que cette opération a déjà été importée.

La solution est de dire à &kappname; que les opérations sont les mêmes, en utilisant l'interface de mise en correspondance manuelle. Ceci vous permet de mettre en correspondance une opération importée et une opération saisie à la main. Pour faire cela, sélectionnez une des opérations à faire correspondre en cliquant dessus, puis sélectionnez la deuxième en cliquant dessus avec le bouton de gauche tout en maintenant la touche &Ctrl; enfoncée. Ensuite, sélectionnez Correspond dans le menu contextuel que vous aurez ouvert avec un clic du bouton de droite sur les opérations sélectionnées.

Pendant l'importation de relevés, soit directement, soit en important un relevé téléchargé, &kappname; effectue les mises en correspondance du mieux qu'il peut en se basant sur le nom du bénéficiaire et sur le montant de l'opération. En cas de mise en correspondance erronée, deux opérations mises en correspondance peuvent être dissociées.

L'interface de mise en correspondance ne vous permet pas de mettre en correspondance deux opérations importées. Dans le même esprit, elle ne vous permet pas de mettre en correspondance deux opérations qui ont été saisies à la main.

## Comprendre l'état « Compensé »

Une opération peut se trouver dans trois états : non-réconciliée, compensée (C) et réconciliée. Afin de mieux comprendre ce que ces trois états signifient, vous devez être conscient que vos finances peuvent être observées de différents points de vue. Prenons un exemple simple : vous achetez un livre disons 20 € et le payez par chèque. En rentrant chez vous, vous saisissez cette opération dans votre registre. Vous observez alors que le solde de votre compte, en bas à droite, diminue de 20 €. Si vous portez votre regard un peu plus à gauche, en bas au milieu, vous observez que le solde compensé, quant à lui, n'a pas varié. Nous allons expliquer pourquoi. Dans l'immédiat, la banque n'a aucun moyen de savoir que vous avez acheté ce livre. Mais si vous consultez votre compte par Internet, quelques jours plus tard, vous verrez que votre banque a enregistré l'opération. Vous pouvez alors marquer l'opération dans votre registre comme « compensée ». Cette fois-ci, vous ne verrez pas le solde en bas à droite varier, mais seulement le solde compensé, au milieu en bas, diminuer de 20 €. Ceci signifie que le solde en bas à droite représente la manière dont vous voyez vos finances et que le solde compensé au milieu représente la manière dont la banque voit vos finances. Marquer une opération comme compensée signifie : « Je sais que la banque sait à propos de cette opération ».

Comprendre l'état « compensé » État compensé

Bien alors que dire de l'état réconcilié ? Si vous avez la possibilité de vous connecter à votre compte par l'Internet tous les jours, vous n'avez probablement pas besoin de cette fonctionnalité. Mais si vous n'êtes informé de l'état de votre compte que par des relevés périodiques, vous souhaiterez probablement être sûr que tout ce qui est enregistré dans votre registre correspond parfaitement à ce qui est enregistré par votre banque. Vous utiliserez alors la fonction de réconciliation qui consiste à confirmer, opération après opération, cet accord parfait. En fin de processus, toutes les opérations de ce relevé, seront marquées dans votre registre comme « réconciliées ». Réconciliée signifie que ma banque sait que cette opération existe et que moi aussi je sais. Pour plus de détails, reportez-vous à la sectionRéconcilier un compte

Si vous essayez d'éditer une opération dont au moins une de ses deux écritures (partie-double) est marquée comme étant réconciliée (R), un message d'alerte vous est adressé.

Un quatrième état (gelé (G)) existe mais il n'y a pour le moment aucun moyen de le marquer. Cet état est réservé pour un usage futur. Néanmoins, si une opération a au moins une de ses deux écritures (partie-double) gelée, il est impossible de l'éditer.

## Modification de la configuration des opérations

Il existe un certain nombre d'options qui changent l'apparence et le comportement de la vue registre en ce qui regarde les opérations. Ces options sont accessibles en choisissant Configuration Configurer &kappname; dans la barre de menu et en cliquant sur l'icône Registre dans le bandeau à gauche.

La plupart des options se comprennent sans explication. Par souci de clarté, certaines font l'objet d'une explication ci-dessous.

- Afficher le formulaire de l'opération (dans l'onglet Afficher) - lorsque décoché, masque le formulaire de saisie des opérations en bas du registre. Les opérations doivent alors être saisies directement en cliquant sur une ligne vide en bas de la liste des opérations. Un formulaire plus compact apparaît alors sur cette ligne.

Ces images montrent l'allure de la zone de saisie directe en comparaison du formulaire en bas du registre.

Le formulaire de saisie des opérations en bas du registre

Le formulaire de saisie des opérations en bas du registre Formulaire de saisie des opérations (en bas)

Saisie directe des opérations

Saisie directe des opérations Saisie directe

- Conserver les modifications lors de la sélection d'une opération ou répartition différente (dans l'onglet « Saisie des données » ) - en sélectionnant une nouvelle ligne dans la liste d'opération ou une nouvelle ligne de répartition dans l'éditeur de répartitions, les modifications sont enregistrées par opposition au fonctionnement par défaut pour lequel vous devez cliquer sur le bouton marqué d'une coche verte pour enregistrer les modifications.

## Autres fonctionnalités

Des options additionnelles sont accessibles depuis le menu contextuel Options des opérations obtenu en cliquant avec le bouton de droite sur une opération de la liste.

Le sous-menu Options des opérations Options des opérations

Les options comprennent : aller sur la page du bénéficiaire, créer une opération récurrente et modifier les états réconciliés et compensés.

Pour éditer les informations du compte depuis la vue registre, sélectionnez Compte dans la barre de menu. Depuis ce menu, vous pouvez changer les détails du compte, ou appeler le menu Réconcilier qui vous permet de comparer votre registre et un relevé de compte ou de carte de crédit.