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Überblick: Beschreibung der verschiedenen Funktionsbereiche

Der OpenEMM besteht aus einer Reihe von einzelnen Funktionsbereichen oder Modulen. Alle Module sind eng miteinander verzahnt und arbeiten zusammen, um Ihr Ziel zu erreichen: Schnell und effektiv Mailing-Kampagnen durchführen und auswerten. Deshalb vermittelt Ihnen dieses Unterkapitel einen Überblick über die einzelnen Funktionsbereiche und erklärt, wie sie zusammenspielen.

Drei Bereiche sind zentral für den Versand eines Newsletters. Sobald Sie hier die passenden Eingaben getätigt haben, ist der OpenEMM bereit für den Versand der ersten E-Mails.

Mailing-Liste: In diesem Bereich legen Sie fest, welche verschiedenen Newsletter (z.B. B2B-Newsletter und B2C-Newsletter) oder sonstige Mailing-Aktionen Sie durchführen wollen. Für jeden eigenständigen Newsletter-Verteiler legen Sie eine eigene Mailing-Liste an. Mehr dazu lesen Sie in Kapitel Mailing-Listen - Abonnements verwalten.
Empfänger: Das Wichtigste für E-Mail-Marketing ist eine Datenbank mit Kunden und Interessenten und deren E-Mail-Adresse. Im Jargon des OpenEMM sind das die Empfänger. Für jeden Empfänger gibt es ein sogenanntes Profil, das neben dem Namen und der E-Mail-Adresse vor allem enthält, welche Newsletter (genauer: Mailing-Listen) der Empfänger abonniert hat. Das Profil enthält etliche weitere vordefinierte Felder, etwa für das Geschlecht. Sie können auch eigene Felder im Profil anlegen und darin individuelle Dinge wie etwa Wohnort oder Alter speichern (siehe Kapitel Empfängerprofil erweitern). Mehr über die Verwaltung und Pflege der Empfängerdatenbank lesen Sie in den Kapiteln Empfänger - Kundendaten pflegen und Empfängerprofil erweitern.
Mailing: Das Modul Mailing dient dazu, eine ganz bestimmte E-Mail an die Empfänger einer Mailing-Liste zu verschicken. Dazu geben Sie den Inhalt der E-Mail über Textbausteine ein, bauen optional messbare Links ein oder hängen Dateien als Attachment an. Schließlich starten Sie den Versand und werten die Ergebnisse in einer Statistik aus. Details dazu finden Sie in Kapitel Mailings - Newsletter versenden.
Archiv: Ein Archiv funktioniert wie Aktenordner im Büro. Sie heften alle Briefe, die zu einer Marketingaktion gehören, in einem bestimmten Aktenordner ab. Wenn Sie später einen Brief suchen, müssen Sie nur einen Ordner durchgehen. Genau wie bei einem Aktenordner dürfen Sie Mailings von einem Archiv in ein anderes umheften oder auch ganz ohne Zuordnung verwalten. Welche Archive Sie anlegen und wie Sie die Mailings auf die Archive verteilen, ist ganz Ihre Sache. Mehr über den Einsatz von Archiven lesen Sie in Kapitel Archiv - Mailings zusammenfassen.

Die weiteren Bereiche dienen dazu, die Gestaltung von Mailings zu vereinfachen, Mailing-Aktionen präziser und flexibler zu steuern, die Rückläufe auszuwerten und die Pflege der Empfängerdatenbank zu erleichtern.

Zielgruppe: Oft macht es Sinn, einen Newsletter nicht an alle Empfänger einer Mailing-Liste zu senden, sondern nur an einen Teil. Eine Zielgruppe filtert nur bestimmte Empfänger heraus, etwa alle Frauen im PLZ-Gebiet 8. Damit können Sie dann etwa testen, ob ein Mailing Erfolg verspricht, und erst dann alle Frauen der Mailing-Liste anmailen. Eine Zielgruppe ist dynamisch: Wenn Sie neue Empfänger in die Datenbank aufnehmen, dann erfasst eine Zielgruppe auch diese, sofern sie den Kriterien entsprechen. Mehr über Zielgruppen lesen Sie in Kapitel Zielgruppen - dynamische Filter.
Schablone: Viele regelmäßige Mailings sind immer gleich aufgebaut. Nach der Überschrift kommen zum Beispiel aktuelle News, darauf folgen einige Sonderangebote und dann der Abspann mit der Kontaktadresse und einem Link zur Abmeldung vom Newsletter. Mit Schablonen definieren Sie gleichbleibende Teile für ein Mailing. Später setzen Sie das Mailing aus einer Schablone und Textbausteinen für die variablen Texte zusammen. Damit reduzieren Sie den Aufwand und Fehlerpotential für einen wöchentlichen Newsletter auf ein Minimum.
Aktion: Eine Aktion löst der Empfänger z.B. durch einen Klick auf einen Link in der E-Mail aus. Diese Aktion kann zum Beispiel ein numerisches Feld im Profil des Empfängers hoch zählen oder eine zusätzliche E-Mail an den Empfänger mit Detailinformationen versenden. Damit stellen Sie dann beispielsweise fest, welche Empfänger Interesse für ein bestimmtes Thema haben. So verfeinern Sie das Profil Ihrer Kunden automatisch.
Statistik: Um den Erfolg eines Mailings zu prüfen und weitere Mailings zu planen, brauchen Sie Informationen über Rückläufe und besondere Interessen Ihrer Kunden. Interessant ist es auch, die Ergebnisse mehrerer Mailings direkt zu vergleichen. Diese und viele weitere Fragen beantwortet die Statistik. Details zum Thema finden Sie im Kapitel Statistik - Überblick gewinnen.
Formulare: Über die Formulare richten Sie Webseiten ein, über die sich Interessenten für Newsletter selbst an-, ab- oder ummelden können. Wenn Sie neue Webseiten zur Selbstverwaltung  für Empfänger einrichten wollen, sollten Sie das über die Rubrik Formulare erledigen. Mehr über Formulare lesen Sie in Kapitel Formular - Selbstverwaltung für Empfänger.