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Festlegen der Prozess-Einstellungen

Mit der Auswahlliste Modus steuern Sie, wie der OpenEMM die importierten Empfänger in seine Datenbank integrieren soll. Sie können aus folgenden Modi auswählen:

Nur neue Empfänger hinzufügen
Neue Empfänger hinzufügen und bestehende aktualisieren
Nur bestehende Empfänger aktualisieren
Empfänger auf Status 'Opt-Out’ setzen
Empfänger auf Status 'Bounced’ setzen
Empfänger zur Blacklist hinzufügen

Hier eröffnet sich für Sie viel Spielraum, um Ihre Empfängerdaten auf dem aktuellsten Stand zu halten. Oft passiert es, dass sich Empfänger nicht über Ihre Website anmelden, sondern Ihnen eine Mail mit der Bitte um Aufnahme in die Mailing-Liste schicken. Einen einzelnen Empfänger nebenbei einzutragen verursacht nicht viel Arbeit; doch wenn Dutzende von solchen Mails eingehen, dann ist es einfacher, diese User in einer Liste in einem Tabellenkalkulations-Programm zu sammeln und dann en bloc in den OpenEMM einzuspielen.

Wollen Sie Ihre Datenbank ausschließlich um neue Empfänger ergänzen, die Angaben bereits bestehender Empfänger aber nicht ändern, wählen Sie den Eintrag Nur neue Empfänger hinzufügen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihre CSV-Datei sowohl Angaben zu neuen als auch bestehenden Kunden enthält, deren Daten aber nicht geändert werden sollen. Einen Schritt weiter geht der Eintrag Neue Empfänger hinzufügen und bestehende aktualisieren: Der OpenEMM fügt die neuen Empfänger genauso wie in der ersten Option zu seiner Datenbank hinzu, prüft aber zusätzlich, ob Ihre CSV-Datei neue oder geänderte Informationen zu bereits existierenden Empfängern enthält. In diesem Fall aktualisiert das System dann die Angaben der jeweiligen Empfänger. Wollen Sie Ihre Mailing-Liste auf den neuesten Stand bringen, aber keine neuen Empfänger hinzufügen, wählen Sie die Option Nur bestehende Empfänger aktualisieren.

Ebenso ist es möglich, den Status von Empfängern zu aktualisieren, die sich aus Ihren Mailing-Listen austragen wollen und dies nicht selber vornehmen können oder wollen. Hierzu sind die Optionen Empfänger auf Status 'Opt-Out’ setzen und Empfänger auf Status 'Bounced’ setzen vorgesehen, wobei Sie den Status Opt-Out für Abmeldungen und den Status Bounced für unerreichbare Empfänger verwenden sollten. Es kann auch vorkommen, dass sich bei Ihnen ein Empfänger meldet, der nicht nur aus der Liste gelöscht werden möchte, sondern auch gleich mit juristischen Schritten droht, sollte er weitere E-Mails von Ihnen erhalten. In solchen Fällen ist die Option Empfänger zur Blacklist hinzufügen ein sicheres Mittel, einzelne Empfänger vom weiteren Versand ganz auszuschließen, um Sie damit vor Unannehmlichkeiten zu bewahren.

Ebenfalls zur Steuerung des Imports dient die Auswahlliste Null-Werte in der CSV-Datei. Dabei geht es um solche Empfänger, die bereits in der Datenbank vorhanden sind. Zwei Empfänger sind für den OpenEMM identisch, wenn sie die gleiche E-Mail-Adresse haben.

Nehmen Sie an, in der Datenbank hat der Empfänger Heiner Müller als Titel Dr. eingetragen. In der CSV-Datei ist der Eintrag von Herrn Müller ebenfalls vorhanden, aber hier fehlt der Titel, das Feld ist leer (Null-Wert). Über die Auswahlliste entscheiden Sie, was in einem solchen Fall passiert.

Die Standardeinstellung ist Bestehende Daten mit Null-Werten überschreiben. Damit verlieren Sie beim Import in der Datenbank den Inhalt des betreffenden Felds. Diese Einstellung macht in den meisten Fällen Sinn, denn schließlich wollen Sie mit dem Import die Eintragungen in der Empfängerdatenbank aktualisieren.
Die zweite Option Null-Werte bei importierten Daten ignorieren ist für Sonderfälle gedacht. Zum Beispiel, wenn Sie genau wissen, dass in der Datenbank Änderungen durchgeführt wurden, die nicht in der Importdatei enthalten sind.

Ob zwei Empfänger identisch sind, prüft der OpenEMM an Hand eines bestimmten Feldes. Welches dabei zum Einsatz kommt, legen Sie über die Auswahlliste Schlüsselspalte für Dubletten-Erkennung und Aktualisierungen (siehe nächster Abschnitt) fest. Standardmäßig verwendet das System das Feld email.