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Neues Mailing anlegen mit Assistent

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Wenn Sie sich für die Anlage des Mailings unter Zuhilfenahme des Assistenten entschieden haben, geben Sie auf der ersten Eingabeseite dem Mailing einen aussagekräftigen und vor allem unterscheidbaren Namen. Außerdem haben Sie im Feld Beschreibung Platz, um weitere Informationen zu Ihrem Mailing einzufügen, die Ihnen bei Ihren internen Abläufen Übersicht bieten. Die Inhalte beider Felder sind nur für Ihre Organisation bestimmt.

Abb. 3.1: Für Ihre Übersicht geben Sie dem Mailing einen Namen.

Abb. 3.1: Für Ihre Übersicht geben Sie dem Mailing einen Namen.

Auf der nächsten Seite besteht die Möglichkeit, dem Mailing über eine Auswahlliste eine bereits definierte Schablone zuzuordnen. Für diese kurze Einführung können Sie die Standardeinstellung Keine Schablone verwenden.

Was ist eine Schablone? Die meisten Mailings, vor allem regelmäßig verschickte Newsletter, haben immer denselben Aufbau. Es gibt Zwischenüberschriften, Trennzeilen, einen Abspann mit Impressum und Links zum Abmelden etc. Für jedes Mailing den gesamten Text neu vorzubereiten ist umständlich, zeitraubend und fehlerträchtig. Der OpenEMM hilft Ihnen dabei, den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Das Zauberwort heißt Schablone: Sie definieren einen festen Rahmen und ergänzen im Mailing nur die aktuellen Texte. Näheres zu Schablonen lesen Sie in Kapitel "Schablonen - Wiederverwendbare Bausteine".

Abb. 3.2: Falls Sie bereits eine Schablone erstellt haben, können Sie diese verwenden.

Abb. 3.2: Falls Sie bereits eine Schablone erstellt haben, können Sie diese verwenden.

Anschließend legen Sie fest, welche Art von Mailing Sie versenden möchten. Mit der Voreinstellung Normales Mailing erzeugen Sie einen einfachen Newsletter. Die weiteren Mailing-Typen beschreibt das Kapitel "Kundenprofile pflegen mit Aktionen". Kurz vorgestellt: Ein Datumsgesteuertes Mailing führt zum Versand an einem bestimmten Datum, z.B. dem Geburtstag des Abonnenten. Ein Aktionsgesteuertes Mailing führt zum Versand auf eine bestimmte Aktion hin, z.B. wenn der Abonnent auf einen bestimmten Link in einem Mailing geklickt hat. Klicken Sie auf Weiter.

Abb. 3.3: Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Mailing-Typen.

Abb. 3.3: Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Mailing-Typen.

Die Absender-Adresse ist die Adresse, die als Absender eingetragen wird. Die Antwort-E-Mail ist die Adresse für Rückantworten. Sie sollten deshalb eine möglichst sinnvolle Adresse wie zum Beispiel newsdienst@ihrefirma.de eintragen, die es auch wirklich gibt. Sie können den Realname der Absender-Adresse (Absender-Name) und der Reply-To-Adresse (Antwort-Name) unterschiedlich benennen. Die unterschiedlichen Namen können Sie in den entsprechenden Formularfeldern unter Absender-Name bzw. Antwort-Name eingeben. Wenn Sie nur einen Namen in Absender-Name eingeben, so wird dieser automatisch als Antwort-Name übernommen.

Abb. 3.4: Hier nehmen Sie die Absenderangaben vor.

Abb. 3.4: Hier nehmen Sie die Absenderangaben vor.

Als nächstes legen Sie fest, welches Mail-Format versendet werden soll. Zur Auswahl stehen Text, Text und HTML sowie Text, HTML und Offline-HTML. Das HTML-Format erlaubt die Einbindung von Bildern und Formatierungen in das E-Mailing. Beim Offline-HTML Format werden diese Bilder in die E-Mail integriert, während bei der normalen HTML-Version die Bilder nach der Öffnung vom Server geladen werden. Für den Anfang genügt es, wenn Sie Text einstellen.

Abb. 3.5: Welches Format soll das Mailing haben?

Abb. 3.5: Welches Format soll das Mailing haben?

Nun wird es konkreter: Geben Sie eine Betreffzeile ein, die später die E-Mail für die Empfänger haben wird. Für den Erfolg eines Mailings ist eine gut formulierte Betreffzeile sehr wichtig. Viele Empfänger entscheiden anhand der Betreffzeile, ob Sie die E-Mail überhaupt öffnen oder sofort löschen.

Beachten Sie: Auch die Betreffzeile können Sie personalisieren. Mehr darüber lesen Sie im Kapitel "Personalisierte Mailings gestalten".

Abb. 3.6: Die Bereffzeile hat großen Einflus auf den Erfolg.

Abb. 3.6: Die Bereffzeile hat großen Einflus auf den Erfolg.

Auf der nächsten Seite wählen Sie die Mailing-Liste, an die das Mailing verschickt werden soll sowie das zugeordnete Archiv und Zielgruppe(n). Zunächst legen Sie fest, welche Mailing-Liste als Basis des Mailings dienen soll. Mit anderen Worten: Sie wählen die Empfänger aus, in deren Profil diese Mailing-Liste markiert ist.

Abb. 3.7: Wählen Sie Maillingliste, Archiv und Zielgruppe(n) aus.

Abb. 3.7: Wählen Sie Maillingliste, Archiv und Zielgruppe(n) aus.

Die Auswahlliste Archiv dient dazu, das Mailing einem bestimmten Archiv zuzuordnen. Das erleichtert die Pflege bei vielen Mailings und bietet zusätzliche Optionen für die statistische Auswertung. In der Auswahlliste finden Sie alle Archive, die Sie bisher definiert haben. Mehr über Archive lesen Sie im Kapitel "Archiv - Mailings zusammenfassen". Sie müssen nicht unbedingt ein Archiv auswählen, das Mailing funktioniert auch ohne Zuordnung. Außerdem können Sie die Zuordnung zu einem Archiv später vornehmen und auch wieder ändern.

Nicht immer ist es sinnvoll, ein Mailing an alle Abonnenten einer Mailing-Liste zu senden. Über den Bereich Zielgruppen stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung, den Kreis der Empfänger einzuschränken. Bevor Sie mit Zielgruppen arbeiten können, müssen Sie zunächst entsprechende Zielgruppen festlegen. Wie Sie dabei vorgehen, ist im Kapitel "Zielgruppen - dynamische Filter" dokumentiert. In der Standardeinstellung ist keine Zielgruppe ausgewählt. Um den Versand auf eine bestimmte Zielgruppe zu beschränken, wählen Sie in der Auswahlliste die gewünschte Zielgruppe aus und klicken dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der OpenEMM zeigt nun diese Zielgruppe unter der Auswahlliste an. Mit dem Löschen-Symbol vor dem Eintrag entfernen Sie die Zielgruppe wieder. Sie können auch mehrere Zielgruppen kombinieren. Näheres dazu finden Sie im Kapitel "Zielgruppen miteinander verknüpfen".

Auf der nächsten Seite können Sie über Weiter damit beginnen, die Inhalte für Ihr Mailing zu hinterlegen. Möchten Sie diesen Schritt überspringen und die Inhalte später eingeben, klicken Sie auf Überspringen. Da Sie an dieser Stelle bereits alle Pflichtangaben zum neuen Mailing gemacht haben, können Sie den Assistenten hier auch mit Fertig beenden, um direkt zum Testversand zu gelangen.

Abb. 3.8: Möchten Sie jetzt Inhalte für Ihr Mailing eingeben, klicken Sie auf Weiter.

Abb. 3.8: Möchten Sie jetzt Inhalte für Ihr Mailing eingeben, klicken Sie auf Weiter.

Wenn Sie auf Weiter geklickt haben, um Inhalte einzugeben: Das große Eingabefeld nimmt den Text für die E-Mail auf, zuerst für die HTML-Version (falls Sie nicht Text unter Format angegeben haben) und dann für die Text-Version. Sie können den gewünschten Text direkt eintippen oder über die Zwischenablage von Windows aus einem anderen Programm kopieren. Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

Bitte beachten Sie: Verwenden Sie als externen Editor ein ASCII-fähiges Programm wie Notepad, nicht Word. Die meisten Textverarbeitungsprogramme (z. B. Word) verwenden eigene Formatierungen für spezielle Schriftzeichen wie z. B. Ligaturen oder Satzzeichen. Dann kann es bei der Darstellung der Texte im Newsletter zu Fehlern kommen. Diese vermeiden Sie, wenn Sie die Dateien mit der Endung .txt in einem ASCII-fähigen Editor (z. B. Notepad) erstellen. Dasselbe gilt auch für die HTML-Textbausteine, nur dass Sie HTML-Quellcode statt normalem Text kopieren.

Die Auswahlliste Zielgruppe belassen Sie im Beispiel auf der Einstellung Alle Empfänger. Ansonsten weisen Sie einen Textbaustein einer bestimmten Zielgruppe zu – nur Empfänger dieser Zielgruppe erhalten diesen Textbaustein als Mailing. Weitere Details zu diesem Thema lesen Sie im Kapitel "Dynamische Content-Generierung".

Abb. 3.9: Geben Sie die Inhalte ein.

Abb. 3.9: Geben Sie die Inhalte ein.

Falls Sie in Ihrem Mailing URLs (Links) eingegeben haben, haben Sie nun die Möglichkeit, Einstellungen zur Messbarkeit (vgl. Kapitel "Messbare Links verwenden") und Klick-Aktionen (vgl. Kapitel "Messbare Links mit Aktionen verknüpfen") vorzunehmen. Sie können diesen Schritt auch zunächst überspringen.

Abb. 3.10: Für Links können Sie vielfältige Einstellungen zur Messbarkeit vornehmen.

Abb. 3.10: Für Links können Sie vielfältige Einstellungen zur Messbarkeit vornehmen.

Auf der folgenden Seite können Sie Datei-Anhänge für Ihr Mailing definieren. Sogar ein personalisierter Anhang ist möglich. Wenn Sie einen Anhang versenden möchten, nutzen Sie die Anleitung in Kapitel "Normalen Datei-Anhang versenden", ansonsten klicken Sie einfach auf Weiter.

Abb. 3.11: Sie können normale oder sogar personalisierte Dateien an Ihr Mailing anhängen.

Abb. 3.11: Sie können normale oder sogar personalisierte Dateien an Ihr Mailing anhängen.

Jetzt gelangen Sie schon auf die letzte Seite des Assistenten. Hier besteht die Möglichkeit, einen Testversand anzustoßen. Verschicken Sie das Mailing probehalber an einige ausgewählte Empfänger. Sie können Test-Mails an den/die Administrator(en) verschicken oder aber an einen Testverteiler. Im Testverteiler sollten sich nur die E-Mail-Adressen ausgewählter Personen befinden, die Ihnen Feedback über das Aussehen der E-Mails geben.

Test-Mails an Administratoren: Klicken Sie einmal auf Abschicken neben Admin-Mail. Alle Empfänger, die in ihrem Profil mit dem Status Administrator versehen sind und die Mailing-Liste abonniert haben, erhalten die Test-Mail. Wie Sie Administratoren neu anlegen lesen Sie in Kapitel "Administratoren und Testverteiler anlegen".
Test-Mails an Testverteiler: Klicken Sie einmal auf Abschicken neben Test-Mail. Alle Empfänger, die mit dem Status Test-Empfänger versehen sind und die Mailing-Liste abonniert haben, erhalten die Test-Mail. Wie Sie einen Testverteiler neu anlegen lesen Sie in Kapitel "Administratoren und Testverteiler anlegen".
Abb. 3.12: Sie haben den Assistenten erfolgreich abgeschlossen.

Abb. 3.12: Sie haben den Assistenten erfolgreich abgeschlossen.

Klicken Sie jetzt auf Fertig und Sie werden auf die Übersichtsseite Ihres Mailings geführt. Dort sind Ihre Angaben bereits eingetragen und Sie können diese überprüfen. Wenn Sie sich vertiefend einlesen möchten, finden Sie in den folgenden Abschnitten eine erweiterte Beschreibung aller Angabefelder. Ansonsten gehen Sie am Besten direkt in Kapitel "Mailing testen und versenden". zu Vorschau und Versand.